Was ist ELSTER? Funktionen, Pflicht und Alternativen

Was ist ELSTER?

ELSTER steht für Elektronische Steuererklärung. Es ist das gemeinsame Verfahren der Steuerverwaltungen von Bund und Ländern, mit dem Steuerpflichtige und Berater Steuerdaten an die Finanzämter übermitteln. Das Portal Mein ELSTER ist die zentrale Anwendung, über die Privatpersonen und Unternehmen Erklärungen, Anmeldungen und Anträge online bearbeiten.

Die Nutzung des Portals ist kostenlos. Daneben bietet die Finanzverwaltung die Schnittstelle, die kommerzielle Steuerprogramme verwenden. Wer also eine Software nutzt, übermittelt die Daten ebenfalls über ELSTER, ohne das Portal selbst zu öffnen.

Für die Anmeldung benötigen Sie ein Benutzerkonto mit Zertifikat. Wie die Registrierung abläuft, erklärt der Ratgeber zur ELSTER-Registrierung. In der Regel erhalten Sie nach der Online-Registrierung einen Aktivierungscode per Post, der einige Tage unterwegs sein kann. Planen Sie deshalb ausreichend Vorlauf vor Fristen ein.

Welche Funktionen bietet Mein ELSTER?

Besonders nützlich ist die Belegvorlage: Belege werden nicht mehr beigefügt, sondern bei Bedarf auf Anforderung des Finanzamts nachgereicht. Bewahren Sie die Belege deshalb sorgfältig auf.

Pflicht zur elektronischen Abgabe

Nicht jeder muss ELSTER nutzen. Es gilt folgende Aufteilung:

• Gewinneinkünfte: Wer Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit hat, muss die Einkommensteuererklärung elektronisch übermitteln (§ 25 Abs. 4 EStG). Dasselbe gilt für Gewerbesteuer, Körperschaftsteuer und Jahressteuererklärung zur Umsatzsteuer.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Pflicht zur elektronischen Übermittlung für Unternehmer.
• Arbeitnehmer, Rentner, Vermieter: Elektronische Abgabe ist freiwillig, Papier ist möglich.

Auf Antrag kann das Finanzamt auf die elektronische Übermittlung verzichten, wenn sie für den Steuerpflichtigen wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist, etwa weil der Aufwand für die technische Ausstattung sehr hoch wäre oder wegen fehlender Kenntnisse (§ 150 Abs. 8 AO). Der Härtefallantrag muss begründet werden.

Die Papierformulare werden von den Finanzämtern weiter bereitgehalten. Der Gesetzgeber setzt aber auf die elektronische Abgabe, und eine Papiererklärung wird häufig langsamer bearbeitet.

Schritt für Schritt: Erste Erklärung in Mein ELSTER

1. Konto anlegen und Zertifikat aktivieren (Aktivierungscode per Post abwarten).
2. Steuer-ID und Steuernummer bereithalten.
3. Formular Einkommensteuererklärung für das Veranlagungsjahr wählen.
4. Vorausgefüllte Daten abrufen und prüfen.
5. Angaben zu Einkünften, Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnlichen Belastungen ergänzen.
6. Plausibilitätsprüfung ausführen und Hinweise beachten.
7. Erklärung absenden und das Übertragungsprotokoll speichern.
8. Bescheid abwarten und innerhalb eines Monats auf Richtigkeit prüfen.

Die Reihenfolge ist ein Orientierungsrahmen. Die Oberfläche kann sich ändern. Orientieren Sie sich an den Hilfen im Portal und an den amtlichen Ausfüllanleitungen.

Alternativen zu Mein ELSTER

Wer Steuerberater beauftragt, nutzt ELSTER indirekt: Die Kanzlei überträgt die Daten über die Schnittstelle und verwaltet Vollmachten elektronisch.

Häufige Probleme und Lösungen

• Aktivierungscode kommt nicht an: Prüfen Sie die Adresse im Antrag und warten Sie einige Tage. Bei Verlust kann ein neuer Code angefordert werden.
• Zertifikatsdatei verloren: Ohne Datei ist ein Login nicht möglich. Dann ist eine neue Registrierung nötig. Sichern Sie die Datei deshalb an einem zweiten sicheren Ort.
• Fehlermeldung bei der Übermittlung: Meist fehlen Pflichtangaben. Lesen Sie die Hinweise der Plausibilitätsprüfung.
• Fristablauf droht: Beantragen Sie rechtzeitig eine Fristverlängerung, wenn die Abgabe nicht zu schaffen ist. Das geht ebenfalls über ELSTER.
• Bescheid weicht von Erklärung ab: Der Bescheid enthält Erläuterungen. Prüfen Sie diese und legen Sie bei Fehlern binnen eines Monats Einspruch ein (§ 355 AO).

Für Unternehmer gilt zusätzlich: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss fristgerecht und elektronisch eingehen. Eine Dauerfristverlängerung kann die Fristen verschieben, setzt aber einen Antrag und gegebenenfalls eine Sondervorauszahlung voraus.

Wer Zeit sparen will, lässt Erklärungen von einer Steuerkanzlei übertragen. Dann erhalten Sie Entwurf oder Protokoll und können den Inhalt vor der Abgabe prüfen.

ELSTER und Steuerberater: Wie spielt das zusammen?

Steuerberater nutzen ELSTER über die Schnittstelle ihrer Kanzleisoftware. Die Daten werden verschlüsselt an die Finanzverwaltung übertragen, und die Kanzlei erhält Rückmeldungen wie Eingangsbestätigungen. Mit einer Vollmacht kann sie außerdem Bescheide abrufen, Einsprüche einlegen und Anträge stellen. Ob Sie zusätzlich ein eigenes Konto brauchen, hängt davon ab, wie aktiv Sie selbst im Verfahren sind. Viele Mandanten legen auch bei Beauftragung ein Konto an, um Bescheide einzusehen und Vollmachten zu verwalten.

Sicherheit und Datenschutz

Schützen Sie Ihr Zertifikat wie ein Passwort. Speichern Sie die Zertifikatsdatei nur auf Geräten, die Sie kontrollieren, und verwenden Sie ein starkes Passwort. Vorsicht bei E-Mails, die sich als Finanzamt ausgeben und zur Eingabe von Daten auffordern: Echte Mitteilungen erhalten Sie im Portal oder per Post. Geben Sie Zugangsdaten niemals auf Seiten ein, die Sie über Links in unerwarteten Nachrichten erreicht haben. Rufen Sie das Portal stets über die offizielle Adresse auf.

Schalten Sie, wenn angeboten, eine zusätzliche Absicherung des Kontos ein und prüfen Sie regelmäßig die Nachrichten im Postfach des Portals. Melden Sie verdächtige Mitteilungen dem Finanzamt. Sichern Sie außerdem die Übertragungsprotokolle Ihrer Erklärungen, denn sie dienen als Nachweis der fristgerechten Abgabe.

Hinweis: Dieser Ratgeber informiert allgemein und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.