Steuern für Selbstständige: Alle Steuerarten, Fristen und Vorauszahlungen im Überblick

Welche Steuern zahlen Selbstständige?

Ob Sie als Freiberufler, Gewerbetreibender oder Einzelunternehmer arbeiten: Der Kern ist immer derselbe. Ihr Gewinn wird bei Ihnen persönlich besteuert, und auf Ihre Leistungen fällt in der Regel Umsatzsteuer an. Wer ein Gewerbe betreibt, zahlt zusätzlich Gewerbesteuer an die Gemeinde. Dazu kommen je nach Situation Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Lohnsteuer für Mitarbeiter.

Die ersten Schritte beim Start: steuerliche Erfassung

Wer sich selbstständig macht, meldet dies innerhalb eines Monats beim Finanzamt an (§ 138 AO). Das geschieht elektronisch über ELSTER mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Gewerbetreibende melden zuvor ihr Gewerbe bei der Gemeinde an, Freiberufler wenden sich direkt an das Finanzamt. Im Fragebogen geben Sie Ihren voraussichtlichen Gewinn und Umsatz an, entscheiden über die Kleinunternehmerregelung und erhalten Ihre Steuernummer. Das Finanzamt setzt auf Grundlage Ihrer Schätzung erste Vorauszahlungen fest, daher lohnt sich eine realistische Angabe.

Als Freiberufler bekommen Sie keinen Gewerbesteuer-Messbescheid, als Gewerbetreibender erhalten Sie ihn von Ihrem Finanzamt und den Gewerbesteuerbescheid von der Gemeinde. Beides sind getrennte Verfahren mit eigenen Einspruchsfristen.

Einkommensteuer: Tarif 2026 und Vorauszahlungen

Die Einkommensteuer richtet sich nach Ihrem zu versteuernden Einkommen. Nach § 32a EStG bleiben 2026 die ersten 12.348 Euro steuerfrei (Grundfreibetrag). Danach steigt der Satz in zwei Zonen bis 69.878 Euro schrittweise an, ab 69.879 Euro gilt der Spitzensteuersatz von 42 Prozent, ab 277.826 Euro der Satz von 45 Prozent. Der Eingangssteuersatz liegt bei 14 Prozent.

Das Finanzamt setzt auf Basis Ihres letzten Bescheids Vorauszahlungen fest. Sie sind nach § 37 EStG viermal im Jahr fällig: am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Vorauszahlungen werden nur festgesetzt, wenn sie im Jahr mindestens 400 Euro und je Termin mindestens 100 Euro betragen. Läuft Ihr Geschäft deutlich besser oder schlechter als im Vorjahr, können Sie beim Finanzamt eine Anpassung beantragen.

Zusätzlich fällt auf die Einkommensteuer ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent an, den allerdings viele Selbstständige nicht zahlen: Er wird nur erhoben, wenn die Einkommensteuer 20.350 Euro (bei Zusammenveranlagung 40.700 Euro) übersteigt (§ 3 Abs. 3 SolZG). Gehören Sie einer Kirche an, kommt die Kirchensteuer dazu.

Bei der Einkommensteuer mindern außerdem Sonderausgaben das zu versteuernde Einkommen, etwa Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und zur Altersvorsorge (§ 10 EStG). Gerade Selbstständige zahlen diese Beiträge vollständig selbst, weil kein Arbeitgeberanteil hinzukommt. Verluste aus einem Jahr können Sie mit Gewinnen anderer Jahre verrechnen (§ 10d EStG), was besonders in der Gründungsphase hilft.

Gewerbesteuer oder nicht: Der Unterschied zwischen Freiberuf und Gewerbe

Freiberufler wie Ärzte, Architekten, Übersetzer oder Berater mit einem Katalogberuf nach § 18 EStG zahlen keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende schon. Die Gewerbesteuer wird in drei Schritten berechnet: Gewerbeertrag abzüglich Freibetrag, mal Messzahl von 3,5 Prozent (§ 11 GewStG), mal Hebesatz Ihrer Gemeinde. Für Einzelunternehmer und Personengesellschaften beträgt der Freibetrag 24.500 Euro.

Den Hebesatz legt die Gemeinde fest. Der Durchschnitt aller Gemeinden lag laut Statistischem Bundesamt 2025 bei 410 Prozent. Als Einzelunternehmer rechnen Sie die Gewerbesteuer in der Einkommensteuer an: Nach § 35 EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer um das Vierfache des Gewerbesteuer-Messbetrags. Bei einem Hebesatz bis 400 Prozent ist die Belastung dadurch weitgehend ausgeglichen, darüber bleibt ein Restbetrag. Gesellschafter einer GmbH haben diesen Ausgleich nicht, mehr dazu im Beitrag zur GmbH-Besteuerung.

Die Gewerbesteuer ist selbst keine Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5b EStG). Zu Ihrem Gewerbeertrag zählt der Gewinn, korrigiert um Hinzurechnungen und Kürzungen. Hinzugerechnet wird zum Beispiel ein Viertel einer Summe aus Zinsen, Teilen der Mieten und Teilen der Lizenzgebühren, soweit diese Summe 200.000 Euro übersteigt (§ 8 GewStG). Für kleine Betriebe spielt das meist keine Rolle.

Umsatzsteuer: Voranmeldung, Jahreserklärung und Kleinunternehmer

Auf Ihre Leistungen berechnen Sie Umsatzsteuer, von der Sie die Vorsteuer aus Ihren Eingangsrechnungen abziehen. Die Differenz melden Sie dem Finanzamt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, und zwar elektronisch über ELSTER, spätestens bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 UStG).

• Vorjahressteuer über 9.000 Euro: monatliche Voranmeldung
• Sonst: vierteljährliche Voranmeldung
• Vorjahressteuer höchstens 2.000 Euro: Das Finanzamt kann Sie von Voranmeldungen befreien

Beginnen Sie Ihre Tätigkeit, ist im Gründungsjahr und im Folgejahr grundsätzlich der Kalendermonat der Voranmeldungszeitraum. Für die Jahre 2021 bis 2026 gilt dabei eine Sonderregel, nach der die voraussichtliche Steuer maßgeblich ist. Einzelheiten stehen im Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Beispiel: Sie stellen im Quartal Leistungen über 20.000 Euro netto in Rechnung und haben selbst Einkäufe mit 3.000 Euro Vorsteuer. Die Umsatzsteuer beträgt bei 19 Prozent 3.800 Euro, abzüglich 3.000 Euro Vorsteuer ergibt sich eine Zahllast von 800 Euro. Diese melden und zahlen Sie bis zum zehnten Tag nach Quartalsende.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer und muss keine Voranmeldungen abgeben. Seit 2025 gelten dafür 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 UStG). Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr, dann gilt nach dem Anwendungserlass die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr.

Fristen und Termine im Überblick

Wer eine Jahreserklärung zu spät abgibt, muss mit einem Verspätungszuschlag rechnen: 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat (§ 152 AO). Fehlt die Erklärung mehr als 14 Monate nach Jahresende (mit Steuerberater 19 Monate), ist er zwingend festzusetzen. Fristen, die auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verschieben sich auf den nächsten Werktag.

Betriebsausgaben und Abzüge, die Ihre Steuerlast senken

Die Steuer fällt auf den Gewinn, also auf die Einnahmen nach Abzug der Betriebsausgaben. Wichtig sind in der Praxis vier Regeln:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter: Selbständig nutzbare bewegliche Güter bis 800 Euro netto schreiben Sie im Anschaffungsjahr sofort ab. Alternativ ist für Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto ein Sammelposten über fünf Jahre möglich (§ 6 Abs. 2 und 2a EStG).
• Investitionsabzugsbetrag: Für künftige Anschaffungen können Sie bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Kosten vorab abziehen, wenn der Gewinn 200.000 Euro nicht übersteigt (§ 7g EStG).
• Degressive Abschreibung: Für bewegliche Güter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden, sind bis zu 30 Prozent des Restwerts möglich (§ 7 Abs. 2 EStG).
• Arbeitszimmer: Eine Pauschale von 1.260 Euro im Jahr oder 6 Euro je Tag im Homeoffice, höchstens 1.260 Euro (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b und 6c EStG).

Welche Ausgaben genau absetzbar sind, erklärt der Beitrag zu Betriebsausgaben.

Buchführung: Einnahmenüberschussrechnung oder Bilanz

Die meisten kleinen Selbstständigen ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, jeweils zum Zeitpunkt der Zahlung. Buchführungspflicht mit Bilanz entsteht nach § 141 AO, wenn der Umsatz über 800.000 Euro oder der Gewinn eines Gewerbebetriebs über 80.000 Euro im Jahr liegt. Kaufleute im Handelsregister bilanzieren ohnehin. Freiberufler sind von § 141 AO nicht betroffen.

Aufbewahren müssen Sie Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und Handelsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO). Die Unterlagen müssen während dieser Zeit jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein, was bei digitaler Ablage besonders zu beachten ist.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen dürfen bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen (etwa Papier) genutzt werden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Richten Sie deshalb frühzeitig ein E-Mail-Postfach und eine Ablage ein, in der E-Rechnungen unverändert gespeichert werden.

Beispiel: Gewerbetreibender mit 60.000 Euro Gewinn

Beispielrechnung, keine Steuerberatung. Ein Einzelunternehmer im Gewerbe hat 60.000 Euro Gewerbeertrag, keine Hinzurechnungen, Hebesatz seiner Gemeinde 410 Prozent.

Die Anrechnung ist durch die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer und durch den auf gewerbliche Einkünfte entfallenden Teil der Einkommensteuer begrenzt. Die Einkommensteuer selbst hängt von Ihrem gesamten Einkommen, Ihren Sonderausgaben und Ihrer Familiensituation ab und lässt sich nicht pauschal angeben.

Vorauszahlungen anpassen, Bescheid prüfen und Einspruch einlegen

Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen bemisst das Finanzamt grundsätzlich nach der letzten Veranlagung. Es kann sie bis zum Ablauf des 15. Kalendermonats nach dem Ende des Veranlagungszeitraums anpassen, nach unten wie nach oben (§ 37 Abs. 3 EStG). Erwarten Sie für das laufende Jahr deutlich weniger Gewinn, etwa wegen eines Auftragsrückgangs, können Sie eine Anpassung anregen und eine kurze Gewinnprognose beifügen.

Ein Bescheid, der per Post kommt, gilt am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben, ein elektronisch übermittelter am vierten Tag nach der Absendung (§ 122 Abs. 2 und 2a AO). Beispiel: Wird ein Bescheid am 10. März zur Post gegeben, gilt er am 14. März als bekannt gegeben, und die Einspruchsfrist endet am 14. April. Fällt das Fristende auf ein Wochenende oder einen Feiertag, endet sie am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Der Einspruch allein hält die Zahlungspflicht nicht auf. Wollen Sie den streitigen Betrag zunächst nicht zahlen, beantragen Sie zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung. Das Finanzamt soll sie auf Antrag gewähren, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit bestehen oder die Zahlung eine unbillige Härte wäre (§ 361 AO). Begründen Sie den Einspruch kurz und nennen Sie die Punkte, die Sie anders sehen.

Wann sich ein Steuerberater lohnt

Für den Start mit einfachen Verhältnissen reichen Software und ELSTER oft aus. Hilfreich ist ein Steuerberater, wenn Sie Mitarbeiter einstellen, in eine GmbH wechseln, größere Investitionen planen, Immobilien besitzen oder eine Betriebsprüfung ansteht. Die Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung und hängt vom Gegenstandswert und Aufwand ab. Lassen Sie sich vorab ein Angebot nennen und fragen Sie nach einer Pauschale für laufende Buchführung und Jahresabschluss.

Checkliste für das Steuerjahr als Selbstständiger

• Beim Start: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ausfüllen
• Belege fortlaufend sammeln und digital ablegen
• Umsatzsteuer-Voranmeldung zum Termin abgeben, Dauerfristverlängerung prüfen
• Vorauszahlungen am 10.3., 10.6., 10.9. und 10.12. im Blick behalten
• Bei Gewerbe: Gewerbesteuer-Vorauszahlung am 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11.
• Rücklagen für die Jahresabrechnung bilden
• EÜR, Einkommensteuererklärung und Umsatzsteuererklärung fristgerecht einreichen
• Bescheide prüfen und Einspruchsfrist von einem Monat nach Bekanntgabe beachten (§ 355 AO)

Häufige Fehler bei Steuern für Selbstständige

• Keine Rücklagen: Die Nachzahlung nach dem Jahresbescheid fällt oft höher aus als erwartet, besonders im ersten Jahr.
• Vorauszahlungen nicht angepasst: Sind die Gewinne gestiegen, führt das zur Nachzahlung samt möglicher Zinsen.
• Privat und Betrieb vermischt: Ein eigenes Geschäftskonto vereinfacht jede Prüfung.
• Fristen übersehen: Voranmeldung und Vorauszahlung werden am zehnten Tag fällig, nicht am Monatsende.
• Belege unvollständig: Ohne ordnungsgemäße Rechnung entfällt der Vorsteuerabzug.
• Umsatzsteuer als Einnahme verbuchen: Vereinnahmte Umsatzsteuer gehört Ihnen nicht, Sie leiten sie ans Finanzamt weiter.
• Gewerbesteuer vergessen: Wer ein Gewerbe angemeldet hat, ist gewerbesteuerpflichtig, auch wenn der Freibetrag meist keine Zahlung auslöst.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten. Für Ihre persönliche Situation klären Sie die Details mit einem Steuerberater.