Steuer-ID und Steuernummer: Der Unterschied einfach erklärt

Steuer-ID und Steuernummer im direkten Vergleich

Beide Nummern stehen auf Steuerdokumenten, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke. Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede.

Zur Einordnung: Die Steuer-ID gehört der Person, die Steuernummer gehört der Steuerakte. Wer mehrere Steuerarten hat, etwa Einkommensteuer und Umsatzsteuer, kann mehrere Steuernummern haben.

Was ist die Steuer-ID?

Die steuerliche Identifikationsnummer wird nach § 139b AO vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Jede natürliche Person erhält höchstens eine Nummer, und jede Nummer wird nur einmal vergeben. Die Meldebehörden übermitteln dafür die nötigen Daten. Die Nummer begleitet Sie von der Geburt an und gilt auch nach Umzug, Heirat oder Namensänderung weiter.

Neugeborene erhalten die Nummer automatisch, sie wird den Eltern per Post mitgeteilt. Wer eine Nummer neu bekommt, etwa nach Zuzug, erhält einen Brief des Bundeszentralamts. Die Nummer wird für Steuererklärung, Lohnsteuerabzug, Rentenbezugsmitteilung, Kapitalerträge und Kindergeld benötigt. Arbeitgeber rufen die Daten für den Lohnsteuerabzug elektronisch ab. Daher ist die Steuer-ID auch im Arbeitsverhältnis erforderlich.

Die Nummer ist eine personenbezogene Information. Geben Sie sie nur an Stellen weiter, die sie zu Recht abfragen, etwa Arbeitgeber, Bank, Familienkasse oder Steuerberater.

Was ist die Steuernummer?

Die Steuernummer erhalten Sie vom Finanzamt, wenn Sie steuerlich erfasst werden, zum Beispiel als Arbeitnehmer mit Erklärungspflicht, als Vermieter oder Gründer. Sie dient der internen Zuordnung Ihrer Akte, etwa für Einkommensteuer oder Umsatzsteuer.

Das Format unterscheidet sich je nach Bundesland und Finanzamt. Es gibt außerdem eine bundeseinheitliche Darstellung mit mehr Stellen, die in der elektronischen Kommunikation genutzt wird. Zieht ein Steuerpflichtiger in den Bezirk eines anderen Finanzamts, kann sich die Nummer ändern. Dann teilt das neue Finanzamt die neue Steuernummer mit. Auch eine Ehe, die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit oder eine Umstrukturierung kann eine neue Nummer auslösen.

Für Rechnungen im Inland reicht meist die Steuernummer. Wer Unternehmer ist und Leistungen in anderen EU-Staaten erbringt, benötigt zusätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Umsatzsteuer-ID: Die dritte Nummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird Unternehmern auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt (§ 27a UStG). Sie beginnt mit DE und enthält neun Ziffern. Der Antrag muss die Steuernummer enthalten, unter der Sie umsatzsteuerlich erfasst sind.

• Wofür: Rechnungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten, innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen, Zusammenfassende Meldung.
• Wer braucht sie: Unternehmer mit EU-Geschäft. Reine Inlandsunternehmer benötigen sie nicht zwingend.
• Prüfung: Das Bundeszentralamt bietet eine Bestätigungsabfrage an, mit der Sie die Nummer Ihres Geschäftspartners prüfen können.

Ergänzend gibt es die Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c AO. Sie wird schrittweise für Unternehmen vergeben und soll künftig die bisherigen Steuernummern bei vielen Verfahren ergänzen. Ob und wann Sie sie benötigen, erfahren Sie über das Finanzamt oder Ihre Kanzlei.

Wo finde ich die Nummern?

• Steuer-ID: auf dem Brief des Bundeszentralamts für Steuern, auf der Lohnsteuerbescheinigung, auf dem Einkommensteuerbescheid und in ELSTER im Benutzerkonto unter den persönlichen Angaben.
• Steuernummer: auf dem Steuerbescheid, auf Schreiben des Finanzamts, im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und in ELSTER bei der Anmeldung zur Steuererklärung.
• Umsatzsteuer-ID: auf dem Bescheid des Bundeszentralamts, auf Rechnungen und bei der Anmeldung zur Zusammenfassenden Meldung.

Haben Sie die Steuer-ID verloren, kann beim Bundeszentralamt für Steuern ein erneuter Versand beantragt werden. Eine Auskunft am Telefon wird aus Datenschutzgründen nicht erteilt. Für die Steuernummer fragen Sie beim zuständigen Finanzamt nach oder nutzen Ihre Unterlagen.

Häufige Fehler mit den Nummern

• Falsche Nummer im Formular: In der Einkommensteuererklärung gehört die Steuer-ID in die Felder zur Person, die Steuernummer in das Feld für die Steuernummer. Vertauschte Angaben führen zu Rückfragen und Verzögerungen.
• Alte Steuernummer verwenden: Nach einem Umzug in den Bezirk eines anderen Finanzamts kann die Nummer wechseln. Prüfen Sie Schreiben des Finanzamts auf eine neue Nummer.
• Steuer-ID des Kindes vergessen: Für Kindergeld und Anlage Kind wird die Nummer des Kindes benötigt. Sie wird den Eltern nach der Geburt mitgeteilt.
• Umsatzsteuer-ID ungeprüft nutzen: Wer EU-Rechnungen stellt, sollte die Nummer des Kunden vorab bestätigen lassen. Das schützt vor späteren Steuernachforderungen.
• Nummern ungeschützt versenden: Steuerdaten sind sensibel. Übermitteln Sie sie nur verschlüsselt oder über sichere Portale.

Bei Unklarheiten hilft das zuständige Finanzamt oder Ihre Steuerkanzlei. Auch Lohnsteuerhilfevereine geben im Rahmen ihrer Befugnis Auskunft.

Wofür brauche ich welche Nummer?

Praktischer Tipp: Legen Sie sich eine Übersicht an, in der Steuer-ID, Steuernummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID mit dem Ausstellungsdatum der jeweiligen Schreiben stehen. Das erleichtert Ihnen und Ihrer Kanzlei jede Anfrage. Familien führen die Steuer-IDs aller Familienmitglieder an einem Ort zusammen.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Bei Unsicherheit über Pflichtangaben auf Rechnungen oder Formularen klären Sie das mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt.