Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen, Dauerfristverlängerung und Abgabe

Wann muss ich die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Die Voranmeldung ist nach § 18 Abs. 1 UStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. An diesem Tag ist auch die Vorauszahlung fällig. Fällt der zehnte Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, ist der nächste Werktag der letzte Abgabetag. Für die Zahlung gilt zusätzlich: Wer überweist, hat nach § 240 AO drei Tage Schonfrist bei Säumniszuschlägen, nicht aber bei der Abgabe der Anmeldung selbst.

Die Übermittlung erfolgt elektronisch, in der Praxis über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware. Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten einen Papiervordruck zulassen.

Monatlich oder vierteljährlich: Welcher Zeitraum gilt für mich?

Haben Sie im Vorjahr einen Überschuss zu Ihren Gunsten von mehr als 9.000 Euro, dürfen Sie freiwillig monatlich melden und Erstattungen schneller erhalten. Die erste Voranmeldung ist dann bis zum 10. Februar abzugeben, und die Wahl bindet Sie für das Jahr (§ 18 Abs. 2a UStG).

Gründer melden nach der Regel im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich. Für die Jahre 2021 bis 2026 ist abweichend davon die voraussichtliche Steuer des laufenden Jahres maßgeblich. Ob ab 2027 wieder die ursprüngliche Regelung gilt, sollten Sie aktuell prüfen.

Fristentabelle und Dauerfristverlängerung

Mit der Dauerfristverlängerung verlängert sich die Frist für Voranmeldung und Vorauszahlung um einen Monat (§ 18 Abs. 6 UStG in Verbindung mit §§ 46 bis 48 UStDV). Monatliche Melder müssen dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Summe der Vorauszahlungen des Vorjahres zahlen (§ 47 UStDV). Vierteljährliche Melder benötigen sie nicht. Der Antrag erfolgt elektronisch. Das Finanzamt muss die Verlängerung gewähren, es sei denn, der Steueranspruch erscheint gefährdet (§ 46 UStDV).

Die Sondervorauszahlung wird mit der Voranmeldung für Dezember verrechnet. Den Antrag stellen Sie spätestens bis zum Abgabetermin der ersten Voranmeldung, für die die Verlängerung gelten soll. Die Sondervorauszahlung berechnen, melden und zahlen Sie gleichzeitig. In den Folgejahren ist sie jeweils bis zum gesetzlichen Termin der ersten Voranmeldung fällig, also bis zum 10. Februar (§ 48 UStDV).

Was gehört in die Voranmeldung?

Sie berechnen die Umsatzsteuer selbst: Steuer auf Ihre Umsätze minus abziehbare Vorsteuer. Ergibt sich ein Betrag zu Ihren Lasten, überweisen Sie ihn bis zum Fälligkeitstag. Ergibt sich ein Guthaben, erstattet das Finanzamt es nach Prüfung. Angegeben werden die Umsätze zu 19 Prozent und 7 Prozent, steuerfreie Umsätze, innergemeinschaftliche Lieferungen, Umsätze mit Steuerschuld des Leistungsempfängers und die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen. Die Daten kommen aus Ihrer Buchhaltung, die Zahlen müssen mit den Rechnungen übereinstimmen.

Nach Ablauf des Jahres geben Sie zusätzlich die Umsatzsteuererklärung für das Kalenderjahr ab. Sie ist grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres fällig, mit Steuerberater später (§ 149 AO).

Soll- oder Ist-Versteuerung: Wann entsteht die Umsatzsteuer?

Im Regelfall versteuern Sie nach vereinbarten Entgelten (Soll-Versteuerung): Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, unabhängig vom Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG). Bei Ist-Versteuerung entsteht sie dagegen mit Ablauf des Zeitraums, in dem Sie das Entgelt vereinnahmt haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1b UStG). Das Finanzamt kann die Ist-Versteuerung auf Antrag gestatten, wenn eine dieser Voraussetzungen erfüllt ist (§ 20 UStG):

• Der Gesamtumsatz im Vorjahr betrug nicht mehr als 800.000 Euro.
• Sie sind von der Buchführungspflicht nach § 148 AO befreit.
• Sie führen Umsätze als Angehöriger eines freien Berufs aus.

Für Selbstständige mit Zahlungszielen ist das ein Liquiditätsvorteil: Sie führen die Umsatzsteuer erst ab, wenn der Kunde gezahlt hat. Die Vorsteuer ziehen Sie dagegen unabhängig von Ihrer Zahlung ab, sobald Sie eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Beim Wechsel der Berechnungsart dürfen Umsätze nicht doppelt erfasst werden oder unversteuert bleiben.

Beispiel: So berechnen Sie die Zahllast

Beispielrechnung, keine Steuerberatung: Ein Selbstständiger stellt im Quartal Rechnungen über 20.000 Euro netto zu 19 Prozent und 5.000 Euro netto zu 7 Prozent. Aus Eingangsrechnungen hat er 1.150 Euro Vorsteuer.

Diese 3.000 Euro überweisen Sie bis zum Fälligkeitstag. Wäre die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, ergäbe sich ein Erstattungsanspruch, den das Finanzamt nach Prüfung auszahlt.

Schritt für Schritt: Die Voranmeldung elektronisch abgeben

• Zugang zu ELSTER einrichten, bevor die erste Frist läuft, denn die Freischaltung kann einige Tage dauern.
• Voranmeldungszeitraum und Jahr wählen und die Steuernummer prüfen.
• Umsätze zu 19 und 7 Prozent, steuerfreie Umsätze und Vorsteuer aus der Buchhaltung übertragen.
• Die berechnete Zahllast oder das Guthaben kontrollieren und mit der Summe Ihrer Belege abgleichen.
• Übermitteln und das Übertragungsprotokoll speichern.
• Zahlung veranlassen oder dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen, damit kein Termin verpasst wird.

Die elektronische Übermittlung ist nach § 18 Abs. 1 UStG vorgeschrieben. Legen Sie sich eine Terminerinnerung fünf Werktage vor dem Stichtag an, bei Wochenenden und Feiertagen entsprechend früher.

Was passiert bei verspäteter Abgabe oder Zahlung?

• Verspätungszuschlag: kann festgesetzt werden, 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens 10 Euro für jeden angefangenen Monat (§ 152 Abs. 5 AO)
• Säumniszuschlag: 1 Prozent des abgerundeten rückständigen Steuerbetrags für jeden angefangenen Monat (§ 240 AO)
• Schätzung: Gibt es keine Anmeldung, kann das Finanzamt die Steuer festsetzen

Haben Sie einen Fehler bemerkt, können Sie die Voranmeldung berichtigen. Das geht elektronisch, und zwar nach § 153 AO unverzüglich nach Entdecken des Fehlers. Lassen Sie sich im Zweifel beraten. Planen Sie die Abgabe am besten einige Tage vor dem Termin ein, damit technische Störungen bei ELSTER keine Fristversäumnis auslösen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten. Für Ihre persönliche Situation klären Sie die Details mit einem Steuerberater.