Kleinunternehmerregelung: Umsatzgrenzen, Vor- und Nachteile, Wechsel

Wie hoch sind die Grenzen der Kleinunternehmerregelung?

Seit 2025 gelten zwei Grenzen. Ihr Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 Euro nicht übersteigen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang (§ 19 Abs. 2 UStG). Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen und bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze zählen nicht mit.

Die frühere Grenze von 22.000 Euro (Vorjahr) und 50.000 Euro (laufendes Jahr) gilt nicht mehr. Die Prüfung erfolgt anhand der Netto-Entgelte, nicht anhand des Brutto-Betrags mit Umsatzsteuer.

Was zählt zum Gesamtumsatz? Beispiele aus der Praxis

Für beide Grenzen zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er umfasst die steuerbaren Umsätze, die Sie ausgeführt haben, gerechnet nach dem Zahlungseingang und ohne Umsatzsteuer. Die folgende Übersicht zeigt, was in die Rechnung gehört.

Beispielrechnung, keine Steuerberatung: Ein Designer stellt im Dezember 2025 eine Rechnung über 6.000 Euro, die erst im Januar 2026 bezahlt wird. Der Betrag erhöht den Gesamtumsatz 2026, nicht den von 2025. Hat er 2025 sonst 21.000 Euro vereinnahmt, bleibt er 2025 unter 25.000 Euro und kann 2026 die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung für Rechnungen und Steuern?

Als Kleinunternehmer erheben Sie keine Umsatzsteuer und weisen sie auch nicht in Rechnungen aus. Auf der Rechnung ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG nötig, zum Beispiel „Umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG“. Das Bundesfinanzministerium lässt auch eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“ zu, wenn sie die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet (Abschnitt 14.7a Anwendungserlass).

• Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Umsatzsteuererklärung nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG
• Kein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
• Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer fallen weiterhin an
• Ihre Umsätze tragen Sie in der Anlage EÜR beziehungsweise Einkommensteuererklärung ein

E-Rechnungen müssen Kleinunternehmer empfangen können, zur Ausstellung sind sie nicht verpflichtet. Wechseln Sie zur Regelbesteuerung, gilt auch die E-Rechnungspflicht für Sie.

Vorteile und Nachteile im Vergleich

Ob sich die Regelung lohnt, hängt von Ihren Kunden und Ihren Kosten ab. Verkaufen Sie überwiegend an Unternehmer und haben hohe Anschaffungen, kann der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung günstiger sein, weil Sie die Vorsteuer erstattet bekommen.

Wie wechsle ich zur Regelbesteuerung?

Sie können auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten. Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist unwiderruflich und bindet Sie fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Ein Widerruf ist mit Wirkung zum Beginn eines Folgejahres möglich, frühestens nach Ablauf der Bindung. Der Verzicht kann bis zum Ende des Monats Februar des zweiten Folgejahres erklärt werden.

Überschreiten Sie die Grenze von 100.000 Euro, wechseln Sie automatisch. Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist bereits steuerpflichtig. Auch Entgelte, die Sie erst später für davor ausgeführte Umsätze vereinnahmen, unterliegen dann der Regelbesteuerung (Abschnitt 19.7 Anwendungserlass). Bei einem freiwilligen Wechsel ohne Überschreiten der Grenze bleiben dagegen Umsätze steuerfrei, die Sie vor dem Wechsel ausgeführt haben, auch wenn das Entgelt später eingeht. Wegen der Vorsteuer aus Anschaffungen vor dem Wechsel kann eine Berichtigung nach § 15a UStG in Betracht kommen.

Beispiel: Freiberufler mit 28.000 Euro Umsatz

Beispielrechnung, keine Steuerberatung. Eine Texterin hat 2025 Entgelte von 23.000 Euro vereinnahmt. Für 2026 gilt sie damit als Kleinunternehmerin, solange sie im Jahr nicht über 100.000 Euro kommt. Erzielt sie 2026 insgesamt 28.000 Euro, bleibt sie 2026 Kleinunternehmerin, denn die 25.000-Euro-Grenze wird nur auf das Vorjahr angewendet. Für 2027 gilt sie nicht mehr als Kleinunternehmerin, weil der Umsatz 2026 über 25.000 Euro lag. Ab dem 1. Januar 2027 muss sie auf Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und Voranmeldungen abgeben.

Planen Sie den Wechsel früh ein: Wer Verträge mit Festpreisen ohne Umsatzsteuer abgeschlossen hat, trägt ab dem Wechsel die Umsatzsteuer selbst, sofern der Vertrag keine Anpassung vorsieht.

Kleinunternehmer und Geschäfte in anderen EU-Staaten

Die deutsche Befreiung gilt für Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind. Die Befreiung in einem anderen Mitgliedstaat setzt ein besonderes Meldeverfahren voraus: Sie beantragen beim Bundeszentralamt für Steuern die Teilnahme und erhalten eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (§ 19a UStG). Voraussetzung ist unter anderem, dass Ihr Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet im Vorjahr 100.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr nicht überschreitet. Zusätzlich müssen Sie die Kleinunternehmerregelung des jeweiligen Mitgliedstaates erfüllen.

Für Kleinunternehmer finden die Vorschriften über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 19 Abs. 1 UStG keine Anwendung, und die Pflicht zur Angabe von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in Rechnungen entfällt. Ob Ihre Kunden im Ausland Umsatzsteuer abführen müssen, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das vor dem ersten Auslandsauftrag.

Pflichten und Fallstricke

• Grenze laufend beobachten: Rechnen Sie vor dem Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze nach, damit Sie rechtzeitig Umsatzsteuer ausweisen.
• Keine Umsatzsteuer ausweisen: Weist ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer gesondert aus, kann er sie unter weiteren Voraussetzungen nach § 14c UStG schulden, ohne Vorsteuer abziehen zu können.
• Mehrere Unternehmen: Die Grenzen beziehen sich auf den Unternehmer insgesamt, nicht auf einzelne Geschäfte.
• Gründung: Im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit gibt es kein Vorjahr. Nach dem Anwendungserlass (Abschnitt 19.1 Abs. 3) gilt dann allein der tatsächliche Umsatz des laufenden Jahres, und zwar mit der Grenze von 25.000 Euro statt 100.000 Euro. Geben Sie die Wahl im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten. Für Ihre persönliche Situation klären Sie die Details mit einem Steuerberater.