Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Schritt für Schritt erklärt

Wer darf die Einnahmenüberschussrechnung nutzen?

Die EÜR steht allen offen, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind und auch freiwillig keine Bücher führen (§ 4 Abs. 3 EStG). Freiberufler dürfen sie unabhängig von der Größe nutzen. Gewerbetreibende müssen bilanzieren, wenn sie ins Handelsregister eingetragen sind oder der Umsatz über 800.000 Euro beziehungsweise der Gewinn über 80.000 Euro im Jahr liegt (§ 141 AO). Das Finanzamt weist Sie in diesem Fall auf die Buchführungspflicht hin. Kapitalgesellschaften wie die GmbH bilanzieren immer.

Wie funktioniert die EÜR? Zufluss und Abfluss

Die EÜR ist eine reine Geldrechnung. Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie bei Ihnen eingehen, Ausgaben in dem Jahr, in dem Sie bezahlen (§ 11 EStG). Das Rechnungsdatum ist nicht maßgeblich.

Die Umsatzsteuer gehört dazu: Vereinnahmte Umsatzsteuer ist Betriebseinnahme, gezahlte Vorsteuer und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer sind Betriebsausgabe. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer haben.

Besonderheiten bei Anschaffungen und Abschreibung

Größere Anschaffungen können Sie nicht sofort voll abziehen, sondern verteilen sie über die Nutzungsdauer. Hier gelten Ausnahmen:

• Bewegliche, selbständig nutzbare Güter bis 800 Euro netto: Sofortabzug im Anschaffungsjahr (§ 6 Abs. 2 EStG)
• Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto: Sammelposten, über fünf Jahre je zu einem Fünftel aufgelöst (§ 6 Abs. 2a EStG)
• Nicht abnutzbare Güter wie Grundstücke oder Wertpapiere: Ausgabe erst bei Verkauf oder Entnahme (§ 4 Abs. 3 Satz 4 EStG)
• Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG: bis zu 50 Prozent vorab, bei Gewinn bis 200.000 Euro

Anlagegüter führen Sie in einem Anlageverzeichnis, das die Anschaffungskosten, die Nutzungsdauer und die jährliche Abschreibung enthält.

Beispiel: Abschreibung einer Anschaffung über mehrere Jahre

Bei der linearen Abschreibung verteilen Sie die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 EStG). Im Anschaffungsjahr kürzen Sie den Jahresbetrag um ein Zwölftel für jeden vollen Monat, der dem Anschaffungsmonat vorangeht. Beispielrechnung, keine Steuerberatung: Ein Fotograf kauft am 12. Oktober Ausrüstung für 6.000 Euro netto und setzt eine Nutzungsdauer von fünf Jahren an. Die Nutzungsdauer ist hier ein Annahmewert, maßgeblich sind die AfA-Tabellen und Ihre Verhältnisse.

Die Summe ergibt wieder 6.000 Euro. Liegt der Kauf nach dem 30. Juni 2025 und vor 2028, kommt alternativ die degressive Abschreibung mit bis zu 30 Prozent in Betracht (§ 7 Abs. 2 EStG). Zahlen Sie die Ausrüstung in Raten, ändert das nichts an der Abschreibung: Sie richtet sich nach den Anschaffungskosten, nicht nach den Zahlungen.

Anlage EÜR: Abgabe Schritt für Schritt

1. Alle Einnahmen und Ausgaben des Jahres aus dem Geschäftskonto und der Kasse zusammenstellen.
2. Betriebseinnahmen, Umsatzsteuer, Betriebsausgaben und Abschreibungen in die Kategorien der Anlage EÜR einordnen.
3. Privatentnahmen und Einlagen getrennt festhalten, sie sind keine Einnahmen oder Ausgaben.
4. In ELSTER die Anlage EÜR zur Einkommensteuererklärung ausfüllen und die Gewinnermittlung übermitteln.
5. Bei Gewerbe zusätzlich die Gewerbesteuererklärung und, falls pflichtig, die Umsatzsteuererklärung abgeben.

Die Übermittlung erfolgt nach § 60 Abs. 4 EStDV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch. Nur auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf die elektronische Übermittlung verzichten. Den Vordruck legt das Bundesfinanzministerium jährlich fest.

Kassenführung und Wechsel zur Bilanz

Auch ohne Bilanz sollten Sie Barzahlungen zeitnah festhalten. Für Buchungen und Aufzeichnungen gilt nach § 146 Abs. 1 AO, dass sie einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen, und Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Bei Barverkäufen an viele unbekannte Kunden entfällt die Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen, nicht aber bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO. Prüfen Sie mit Ihrem Berater, welche Anforderungen bei Ihnen im Einzelnen gelten.

Wachsen Sie über die Grenzen des § 141 AO hinaus, weist das Finanzamt Sie schriftlich auf die Buchführungspflicht hin. Sie gilt ab Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Bekanntgabe dieser Mitteilung folgt (§ 141 Abs. 2 AO). Beim Wechsel von der EÜR zur Bilanz dürfen Einnahmen und Ausgaben nicht doppelt oder gar nicht erfasst werden. Dafür sind Korrekturen im Übergangsjahr nötig, die Sie nicht allein ermitteln sollten.

Fristen für die EÜR

Bei verspäteter Abgabe kann ein Verspätungszuschlag von 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens 25 Euro je angefangenen Monat, festgesetzt werden (§ 152 AO). Für das Jahr 2026 endet die Frist ohne Berater am 31. Juli 2027, wegen Samstag am 2. August 2027, mit Berater am 29. Februar 2028. Die Frist verlängern lassen können Sie nur auf begründeten Antrag beim Finanzamt.

Häufige Fehler bei der EÜR

• Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum: Die Zuordnung zum Jahr richtet sich nach der Zahlung.
• Privates vermischt: Private Ausgaben gehören nicht in die EÜR, auch nicht anteilig ohne Nachweis.
• Umsatzsteuer vergessen: Zahlungen an das Finanzamt und vereinnahmte Umsatzsteuer richtig erfassen.
• Anlagegüter sofort abgezogen: Über 800 Euro netto gelten die Abschreibungsregeln.
• Fehlende Belege: Ohne Beleg erkennt das Finanzamt Ausgaben im Zweifel nicht an. Aufbewahren müssen Sie Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO).

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten. Für Ihre persönliche Situation klären Sie die Details mit einem Steuerberater.