Steuerberater für GmbH und UG: Aufgaben, Jahreskalender, Kosten und Auswahl

Was macht ein Steuerberater bei einer GmbH oder UG?

Eine Kapitalgesellschaft ist ein eigenes Steuersubjekt. Sie führt Bücher, zahlt Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, rechnet Umsatzsteuer ab und muss ihre Zahlen veröffentlichen. Dazu kommen die Lohnabrechnung für den Geschäftsführer und Mitarbeiter und die Steuern der Gesellschafter auf Gehalt und Ausschüttungen. Ein Steuerberater bündelt diese Aufgaben. Er ist nach § 33 StBerG zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt und darf Steuererklärungen für Sie erstellen und Sie gegenüber dem Finanzamt vertreten.

Für Unternehmen, die online verkaufen, Coachings anbieten oder Dienstleistungen für Firmenkunden erbringen, lassen sich die Leistungen in vier Blöcke einteilen:

• Gründung: Rechtsformvergleich, Gesellschaftsvertrag aus steuerlicher Sicht, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Eröffnungsbilanz.
• Laufende Buchhaltung: Kontierung der Belege, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnabrechnung, betriebswirtschaftliche Auswertung.
• Jahresabschluss und Erklärungen: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuererklärung, Offenlegung.
• Gestaltung und Beratung: Geschäftsführergehalt, Ausschüttungen, Dienstwagen, Altersvorsorge, Holding, Verlustnutzung, Betriebsprüfung.

Welche Leistungen Sie einkaufen, entscheiden Sie. Manche Gründer lassen nur Abschluss und Steuererklärungen machen und buchen selbst, andere geben die gesamte Buchhaltung ab. Bei Onlinehändlern mit vielen Transaktionen lohnt es sich meist, die Buchhaltung zu übergeben oder eine Schnittstelle zwischen Shop, Zahlungsanbieter und Buchhaltungssoftware einzurichten. Bei Coaches und Beratern mit wenigen, aber hohen Rechnungen reicht oft die Übergabe der Belege monatlich.

Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten klar sind: Wer liefert bis wann welche Belege, wer prüft die Voranmeldung vor der Übermittlung, wer stellt Rechnungen aus? Das legen Sie sinnvollerweise schriftlich im Auftrag fest.

Muss eine GmbH einen Steuerberater haben?

Eine gesetzliche Pflicht, einen Steuerberater zu beauftragen, gibt es nicht. Pflicht ist aber das Ergebnis: Eine GmbH oder UG gilt als Kaufmann kraft Rechtsform und muss Bücher führen und jährlich einen Abschluss aufstellen (§ 238 und § 242 HGB). Anders als ein Einzelunternehmer darf sie nicht zur einfachen Einnahmenüberschussrechnung wechseln. Wer doppelte Buchführung, Bilanzierung und Steuererklärungen für Kapitalgesellschaften nicht selbst beherrscht, braucht in der Praxis fachliche Hilfe.

Die Frist für Steuererklärungen verschiebt sich, wenn ein Steuerberater sie erstellt: Statt sieben Monaten nach Jahresende gilt als Regel der letzte Tag des Februar im übernächsten Jahr (§ 149 Abs. 3 AO). Das gibt Luft für den Abschluss. Wer selbst abgibt, muss deutlich früher fertig sein.

Sie als Geschäftsführer haften außerdem persönlich, wenn Steuern nicht rechtzeitig angemeldet oder gezahlt werden (§ 69 AO). Das spricht dafür, die Fristen und die laufende Buchführung in fachkundige Hände zu legen.

Von der Gründung bis zum ersten Jahresabschluss

Die steuerliche Betreuung beginnt idealerweise vor dem Notartermin. Die folgenden Schritte zeigen, wo der Steuerberater typischerweise mitwirkt.

1. Rechtsform wählen: GmbH, UG oder Einzelunternehmen. Der Berater rechnet Steuerlast, Aufwand und Haftung gegenüber.
2. Gesellschaftsvertrag und Gründung: Notarielle Beurkundung (§ 2 GmbHG), Einzahlung des Stammkapitals, Anmeldung zum Handelsregister (§§ 7, 8 GmbHG). Notar und Registergericht rechnen getrennt ab.
3. Gewerbeanmeldung: bei der Gemeinde, sobald die Gesellschaft eingetragen ist oder vorher aktiv wird.
4. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: elektronisch über ELSTER innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit (§ 138 AO). Hier legen Sie Umsatz- und Gewinnschätzung, Voranmeldungszeitraum und Wirtschaftsjahr fest.
5. Buchhaltung einrichten: Kontenrahmen, Bankanbindung, Belegprozess, gegebenenfalls Lohnbuchhaltung für den Geschäftsführer.
6. Eröffnungsbilanz: Sie bildet die Einlagen und das Startkapital ab.
7. Erster Jahresabschluss: auch ein kurzes erstes Geschäftsjahr braucht Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Steuererklärungen.

Wer mit wenig Startkapital gründet, sollte außerdem klären, ob die UG mit Stammkapital ab einem Euro und gesetzlicher Rücklage zu ihm passt oder ob die GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital die bessere Grundlage für Bankgespräche und Kunden ist. Die Kosten der Gründungsphase hängen davon ab, ob der Berater nur beratend oder auch bei Notarunterlagen, Eröffnungsbilanz und Fragebogen mitwirkt.

Der Jahreskalender: Diese Leistungen fallen laufend an

Bei einer GmbH mit Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr wiederholen sich die Termine. Die Tabelle zeigt die wichtigsten Fristen. Einzelne Zeiträume weichen ab, etwa bei Dauerfristverlängerung oder abweichendem Wirtschaftsjahr.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist monatlich oder vierteljährlich abzugeben, im Gründungsjahr und im Folgejahr grundsätzlich monatlich, wie der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung festlegt. Ein Steuerberater legt diese Termine in einen Plan und erinnert Sie an Zuarbeiten. Gerade die Gesellschafterbeschlüsse über den Abschluss werden oft vergessen, obwohl der Gesellschaftsvertrag die Frist nach § 42a GmbHG nicht verlängern kann.

Was kostet der Steuerberater für GmbH und UG?

Die Honorare richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Der Berater berechnet Gebühren nach Gegenstandswert und Tabelle, nach Zeit oder nach einer schriftlich vereinbarten Pauschale (§ 4 StBVV). Netto kommen Auslagen und 19 Prozent Umsatzsteuer hinzu. Bei Unternehmen sind die Kosten Betriebsausgaben der Gesellschaft. Die Gebühren nach Tabelle richten sich nach dem Gegenstandswert: Beim Jahresabschluss ist das der Durchschnitt aus berichtigter Bilanzsumme und Betriebsleistung. Je größer Umsatz und Bilanz, desto höher die volle Gebühr. Innerhalb des Rahmens bestimmt der Berater nach Umfang, Schwierigkeit und Zeitaufwand den Ansatz, bei sauberen Unterlagen liegt er eher im unteren Bereich.

Vergleichen Sie Angebote nicht nur nach dem Endpreis, sondern nach dem Leistungsumfang. Ein Pauschalangebot sollte klar sagen, ob Buchhaltung, Lohn, Abschluss, alle Steuererklärungen, Offenlegung und Beratungszeit enthalten sind. Abweichungen von den Gebührenrahmen der Verordnung sind nur durch eine schriftliche oder in Textform getroffene Vereinbarung möglich, Einzelheiten regelt § 4 StBVV.

Beispiel: Coaching-UG im ersten vollen Geschäftsjahr

Beispiel (vereinfacht, Mitte des Gebührenrahmens, keine Beratung im Einzelfall): Eine Coaching-UG hat 150.000 Euro Umsatz, 35.000 Euro Bilanzsumme und eine Geschäftsführerin als alleinige Gesellschafterin ohne Mitarbeiter. Sie bucht Belege selbst in einer Buchhaltungssoftware und lässt Abschluss und Erklärungen vom Steuerberater erstellen.

Die tatsächlichen Beträge hängen vom Zustand Ihrer Buchhaltung ab. Wer saubere, abgestimmte Daten liefert, spart Zeitgebühr. Wer nachträglich ein ganzes Jahr aufarbeiten lässt, zahlt deutlich mehr. Die Werte sind Rechenbeispiele aus der Verordnung, kein Angebot.

Was Onlinehändler, Agenturen und Dienstleister besonders beachten

Je nach Geschäftsmodell kommen Themen hinzu, die nicht jeder Berater täglich bearbeitet.

• Onlinehandel: Fernverkäufe in andere EU-Staaten, die 10.000-Euro-Schwelle für den Verkauf an Privatkunden und das OSS-Verfahren (§ 3c UStG), Plattformumsätze, Retouren, Lagerbestände und Inventur zum Stichtag.
• Coaching und Beratung: Leistungsort bei Kunden im Ausland, Reverse-Charge-Verfahren, Honorarabgrenzung bei Paketen und Abos, Umsatzsteuerfragen bei Bildungsleistungen.
• Agenturen und Softwareunternehmen: Aktivierung selbst erstellter Software, Projektabgrenzung, Subunternehmer, Mitarbeitende und Lohn.
• Mehrere Gesellschafter oder Beteiligungen: Gesellschaftervereinbarung, Gewinnverteilung, Holdingstrukturen.

Fragen Sie im Erstgespräch gezielt nach Erfahrung mit Ihrem Geschäftsmodell. Ob Ihr Fall unter eine bestimmte Befreiung fällt, entscheidet am Ende der Steuerberater anhand Ihrer Unterlagen.

Geschäftsführergehalt, Ausschüttung und Sozialversicherung: Die Schnittstelle zum Gesellschafter

Bei einer Kapitalgesellschaft trennen Sie zwei Vermögenssphären: das der Gesellschaft und Ihr privates. Zahlungen dazwischen brauchen eine Grundlage. Ein Steuerberater klärt mit Ihnen, wie Sie Geld aus der Gesellschaft ziehen:

• Gehalt: Es mindert den Gewinn der GmbH, wenn es im Voraus vereinbart, angemessen und tatsächlich gezahlt wird. Beim Geschäftsführer fallen Lohnsteuer und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge an.
• Gewinnausschüttung: Sie setzt einen Gesellschafterbeschluss voraus. Die GmbH behält 25 Prozent Kapitalertragsteuer plus Solidaritätszuschlag ein (§ 43 EStG), der Gesellschafter erhält den Rest.
• Darlehen und Miete: Verträge zwischen Gesellschaft und Gesellschafter müssen einem Fremdvergleich standhalten, sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung (§ 8 Abs. 3 KStG).
• Sozialversicherung: Ob ein Gesellschafter-Geschäftsführer versicherungspflichtig ist, hängt von Beteiligung und Einfluss ab (§ 7 und § 7a SGB IV).

Eine Faustregel für die passende Mischung gibt es nicht, sie hängt von Gewinn, Gehalt, Privatbedarf und Altersvorsorge ab. Der Berater rechnet Varianten durch, die Entscheidung treffen Sie.

Steuerberater, Notar, Rechtsanwalt: Wer ist wofür zuständig?

Rund um die Gesellschaft sind mehrere Berufe beteiligt. Das verhindert Doppelarbeit und Haftungslücken.

Ein Steuerberater darf nach dem Steuerberatungsgesetz in Steuersachen beraten und vertreten. Rechtsberatung außerhalb des Steuerrechts gehört nicht dazu, hier verweist ein seriöser Berater an Rechtsanwalt oder Notar.

Checkliste: Unterlagen für den Steuerberater

Mit diesen Unterlagen sparen Sie Rückfragen und Honorar:

• Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug, Steuernummern und ELSTER-Zugang
• Kontoauszüge aller Geschäftskonten, Kreditkartenabrechnungen und Zahlungsdienstleister-Berichte
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Belegen, geordnet nach Monaten
• Verträge mit Gesellschaftern: Geschäftsführeranstellung, Darlehen, Mietverträge
• Inventurliste und Bestandsnachweise zum Bilanzstichtag
• Anlagenverzeichnis, Leasing- und Kreditverträge
• Fahrtenbuch oder Nachweis zur Dienstwagenregelung
• Lohnunterlagen, Sozialversicherungsmeldungen, Arbeitsverträge
• Bescheide von Finanzamt, Gemeinde und Sozialversicherungsträgern
• Protokolle der Gesellschafterbeschlüsse

Handels- und Steuerunterlagen sind aufzubewahren: Bilanzen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

Häufige Fehler bei GmbH und UG

• Private und betriebliche Ausgaben vermischen. Zahlungen der Gesellschaft für private Zwecke des Gesellschafters können verdeckte Gewinnausschüttungen sein.
• Geschäftsführergehalt ohne schriftliche Vereinbarung. Das Gehalt muss im Voraus vereinbart und tatsächlich durchgeführt werden.
• Gesellschafterbeschluss vergessen. Ohne Beschluss gibt es keinen festgestellten Abschluss und keine wirksame Ausschüttung.
• Offenlegung versäumen. Das Bundesamt für Justiz verhängt bei verspäteter Einreichung ein Ordnungsgeld von 2.500 bis 25.000 Euro (§ 335 HGB).
• Rücklage der UG ignorieren. Ein Viertel des Jahresüberschusses muss in die gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG).
• Belege nur zum Jahresende liefern. Das erhöht Zeitaufwand und Kosten.
• Sozialversicherung nicht klären. Gesellschafter-Geschäftsführer können versicherungspflichtig sein, die Nachforderung bei einer Prüfung kann hoch ausfallen.
• Insolvenzantragspflicht übersehen. Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung gilt eine Antragsfrist (§ 15a InsO).

Die meisten dieser Fehler entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus fehlender Abstimmung zwischen Gesellschaft, Gesellschafter und Berater. Ein fester Jahresplan mit Terminen für Gesellschafterbeschluss, Gehaltsüberprüfung, Belegübergabe und Offenlegung vermeidet den Großteil davon. Planen Sie zusätzlich ein jährliches Gespräch ein, in dem Sie Gewinn, Gehalt, Ausschüttung und anstehende Investitionen gemeinsam durchgehen, bevor das Geschäftsjahr endet. Dann lassen sich auch steuerliche Gestaltungen, etwa Investitionen oder Rücklagen, noch rechtzeitig umsetzen.

Woran erkennen Sie einen passenden Steuerberater für GmbH und UG?

Die Wahl hängt weniger vom Preis ab als vom passenden Zuschnitt. Folgende Kriterien helfen:

• Zulassung: Die Berufsbezeichnung Steuerberater ist geschützt. Ob jemand zugelassen ist, prüfen Sie im öffentlichen Berufsregister der Steuerberaterkammern.
• Erfahrung mit Kapitalgesellschaften: Fragen Sie nach Mandanten Ihrer Größe und Branche, ohne dass Namen genannt werden müssen.
• Leistungsumfang: Wer macht Buchhaltung, Lohn, Abschluss, Erklärungen und Offenlegung? Gibt es feste Ansprechpartner?
• Kommunikation: Reaktionszeiten, digitaler Belegaustausch, vereinbarte Besprechungen, schriftliche Terminübersicht.
• Transparente Vergütung: Schriftliche Vereinbarung nach § 4 StBVV mit Leistungsbeschreibung.
• Ehrliche Grenzen: Wer rechtliche Fragen zum Gesellschaftsrecht anspricht, verweist auf Notar oder Rechtsanwalt.

Fragen fürs Erstgespräch:

• Welche Leistungen sind im Angebot enthalten, welche kosten extra?
• Wie läuft der Belegaustausch, und welche Software wird genutzt?
• Bis wann liegt der Jahresabschluss nach Lieferung der Unterlagen vor?
• Wer ist mein Ansprechpartner, und wie ist die Vertretung geregelt?
• Wie rechnen Sie Beratung zu Gehalt, Ausschüttung oder Holding ab?
• Wie gehen Sie mit Betriebsprüfungen um?

Typische Honorarbasis: Abschlussarbeiten nach § 35 StBVV (Tabelle B, 10/10 bis 40/10), Steuererklärungen nach § 24, Buchführung nach § 33, Beratung nach Zeitgebühr (16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, § 13). Eine Erstberatung für Verbraucher ist nach § 21 StBVV auf 190 Euro netto begrenzt, für Unternehmen vereinbaren Sie das Honorar vorab in Textform. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.