GmbH-Jahresabschluss und Offenlegung: Fristen, Größenklassen, Ordnungsgeld und Unterlagen

Welche Pflichten gelten für den Jahresabschluss der GmbH?

Die Geschäftsführung muss Jahresabschluss und gegebenenfalls Lagebericht aufstellen. Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang (§ 264 HGB). Die Gesellschafter stellen ihn fest und beschließen über die Verwendung des Ergebnisses (§ 42a GmbHG). Anschließend wird er offengelegt, also im Unternehmensregister bekannt gemacht (§ 325 HGB). Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob die Gesellschaft Gewinn oder Verlust erzielt hat und ob sie aktiv ist.

Der handelsrechtliche Abschluss dient zugleich als Grundlage für die Steuererklärungen. Das Finanzamt erhält die Bilanz elektronisch als E-Bilanz (§ 5b EStG), die Gliederung folgt einer amtlichen Taxonomie, die der Steuerberater mit der Buchhaltungssoftware abbildet. Daraus ergibt sich der Ablauf: Buchhaltung abschließen, Abschluss erstellen, Gesellschafterbeschluss fassen, Steuererklärungen abgeben, offenlegen.

Fristen im Überblick

Der Gesellschaftsvertrag kann die Fristen für die Feststellung nicht verlängern. Fehlt der Beschluss, ist der Abschluss nicht wirksam festgestellt. Planen Sie Gesellschafterversammlung oder Umlaufbeschluss deshalb frühzeitig mit Ihrem Berater ein, und halten Sie die Fristen auch dann ein, wenn Zahlen noch nicht endgültig sind: Eine zu späte Aufstellung führt häufig zu Verzögerungen bei Steuererklärung und Offenlegung.

Größenklassen: Wer muss was offenlegen?

Die Größenklasse bestimmt den Umfang des Abschlusses und der Offenlegung. Maßgeblich ist, dass an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen mindestens zwei der drei Merkmale nicht überschritten werden (§ 267 HGB).

Eine Prüfung durch einen Abschlussprüfer ist nur für mittelgroße und große Gesellschaften verpflichtend (§ 316 HGB). Für kleine und Kleinstkapitalgesellschaften besteht keine gesetzliche Prüfungspflicht. Kleinstkapitalgesellschaften brauchen keinen Anhang, wenn sie bestimmte Angaben, etwa zu Haftungsverhältnissen und Vorschüssen an Organmitglieder, unter der Bilanz ausweisen (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB). Die Einstufung sollten Sie jedes Jahr neu prüfen, da Umsatz, Bilanzsumme und Beschäftigtenzahl schwanken.

Offenlegung beim Bundesanzeiger: So geht es

Die Offenlegung erfolgt elektronisch beim Betreiber des Bundesanzeigers, der die Unterlagen im Unternehmensregister bereitstellt (§ 325 Abs. 1 HGB). Ein Papierversand reicht nicht. Meist übernimmt der Steuerberater die Übermittlung, sie lässt sich aber auch selbst durchführen.

Je nach Größe sind folgende Unterlagen einzureichen:

• Bilanz, bei Kleinstkapitalgesellschaften mit Wahl der Hinterlegung
• Anhang, bei kleinen Gesellschaften ohne Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung
• bei größeren Gesellschaften Gewinn- und Verlustrechnung, Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats und Bestätigungsvermerk
• Ergebnisverwendungsbeschluss

Die Hinterlegung der Bilanz ist eine Erleichterung für Kleinstkapitalgesellschaften nach § 326 Abs. 2 HGB: Die Bilanz wird nur hinterlegt und nicht veröffentlicht, Dritte können sie aber gegen Gebühr einsehen. Bei der Wahl des Weges sollten Sie Datenschutz und Wettbewerbssicht abwägen.

Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung

Das Bundesamt für Justiz leitet bei versäumter Offenlegung von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren ein (§ 335 HGB). Es droht ein Ordnungsgeld an und setzt eine Frist von sechs Wochen ab Zugang. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 und höchstens 25.000 Euro. Wird die Pflicht erst nach Ablauf der Sechswochenfrist erfüllt, setzt das Bundesamt es auf 500 Euro herab, wenn die Gesellschaft die Erleichterung für Kleinstkapitalgesellschaften (Hinterlegung nach § 326 Abs. 2 HGB) nutzt, und auf 1.000 Euro bei kleinen Kapitalgesellschaften.

Die Verfahrenskosten trägt die Gesellschaft. Der Geschäftsführer sollte die Androhung nicht ignorieren, auch wenn die Gesellschaft ruhend ist oder keine Umsätze erzielt. Eine Fristverlängerung sieht das Gesetz in diesem Verfahren nicht vor. Bei unverschuldeter Verhinderung sind Einspruch und Wiedereinsetzung möglich (§ 335 HGB). Lassen Sie eine Androhung deshalb sofort prüfen und handeln Sie innerhalb der sechs Wochen.

Unterlagen für den Steuerberater

Für einen reibungslosen Abschluss benötigt der Berater:

• vollständige Buchhaltung oder Belege samt Kontoauszügen bis zum Stichtag
• Inventurlisten und Bestandsnachweise (bei Onlinehändlern Lagerbestand zum Stichtag)
• Anlagenverzeichnis, Leasing- und Darlehensverträge, Tilgungspläne
• offene Forderungen und Verbindlichkeiten mit Fälligkeiten
• Verträge mit Gesellschaftern, Gehaltsvereinbarungen, Gesellschafterbeschlüsse
• Lohnunterlagen und Sozialversicherungsabrechnungen
• Hinweise auf besondere Vorgänge: Rechtsstreitigkeiten, Rückstellungen, Bürgschaften

Der Abschluss bleibt zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Je früher die Unterlagen vollständig vorliegen, desto geringer sind Zeitgebühren und Fristrisiken.

Woran erkennen Sie einen passenden Steuerberater für Abschluss und Offenlegung?

Kriterien:

• Feste Abläufe für Abschluss, Gesellschafterbeschluss, E-Bilanz und Offenlegung, möglichst mit Terminplan.
• Erfahrung mit der Größenklasse Ihrer Gesellschaft und den Erleichterungen für kleine und Kleinstkapitalgesellschaften.
• Klare Aussage, wer die Offenlegung übermittelt und ob die Gebühr im Angebot enthalten ist.
• Klare Fristkommunikation bei verspäteten Unterlagen.

Fragen fürs Erstgespräch:

• Bis wann liegt der Abschluss nach Lieferung der Unterlagen vor?
• Ist die Offenlegung im Preis enthalten?
• Welche Größenklasse trifft auf uns zu, und welche Erleichterungen nutzen wir?
• Wie läuft der Gesellschafterbeschluss ab?
• Wie gehen Sie mit einer Ordnungsgeldandrohung um?

Typische Honorarbasis: Jahresabschluss nach § 35 StBVV mit 10/10 bis 40/10 der Tabelle B (bei einem Gegenstandswert von 400.000 Euro 746 bis 2.984 Euro netto), Anhang 2/10 bis 12/10, steuerliche Überleitung 2/10 bis 10/10, Steuererklärungen nach § 24 StBVV, Offenlegung nach Zeitgebühr (16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, § 13) oder Pauschale. Dieser Text ersetzt keine Beratung im Einzelfall.