Steuerberater für Agenturen: Projektabrechnung, Fremdleistungen, Rechtsform

Was Agenturen steuerlich von Einzel-Freelancern unterscheidet

Eine Agentur verkauft Projekte, die aus eigener Leistung, zugekauften Fremdleistungen und Medialeistungen bestehen. Dadurch entstehen steuerliche Fragen, die ein Solo-Selbstständiger selten hat: Wann entsteht der Umsatz, wie werden Weiterberechnungen behandelt, wer haftet bei Subunternehmern, und welche Rechtsform ist angemessen?

Hinzu kommt die Einordnung der Einkünfte. Reine Kreativ- oder Beratungsleistungen können freiberuflich sein, viele Agenturen mit Werbung, Mediaplanung, Webentwicklung und Betreuung sind gewerblich. Bei Personengesellschaften färbt eine gewerbliche Tätigkeit nach § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG auf die gesamte Tätigkeit ab, sodass eine Mischung beider Bereiche zu Gewerbesteuer für alle Einnahmen führen kann. Nur eine geringfügige gewerbliche Tätigkeit bleibt nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ohne diese Wirkung, die Grenzen klärt die Kanzlei im Einzelfall. Die Einordnung klären Sie sinnvollerweise vor der Gründung mit einer Kanzlei.

Projektabrechnung: Wann entsteht Umsatz und wann ist Umsatzsteuer fällig?

Agenturen rechnen oft in Phasen ab: Anzahlung, Teilabnahme, Schlussrechnung. Das beeinflusst, wann Umsatzsteuer abzuführen ist.

Die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG ist auf Antrag möglich, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, außerdem für Freiberufler und für Unternehmer ohne Buchführungspflicht. Für Agenturen mit langen Zahlungszielen ist sie ein Liquiditätsvorteil, weil Sie die Steuer nicht vorfinanzieren müssen. Ob sie sich für Sie eignet, klären Sie mit der Kanzlei.

Fremdleistungen und Weiterberechnung richtig buchen

Agenturen kaufen Fotos, Druck, Medialeistungen, Software-Lizenzen oder Freelancer-Arbeit ein und berechnen sie weiter. Zwei Konstellationen müssen Sie unterscheiden.

• Durchlaufender Posten: Sie vereinnahmen und verausgaben Beträge im Namen und für Rechnung des Kunden. Dann gehören sie nicht zum Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG). Das setzt voraus, dass der Kunde im Vertrag mit dem Dritten unmittelbar Partei ist.
• Eigener Einkauf mit Weiterberechnung: Sie kaufen im eigenen Namen ein. Dann ist die Weiterberechnung Teil Ihres Umsatzes, mit Umsatzsteuer, und der Einkauf berechtigt Sie zum Vorsteuerabzug.

Die falsche Behandlung führt zu Umsatzsteuerfehlern und Nachfragen bei der Prüfung. Prüfen Sie Verträge und Rechnungen deshalb vor dem Buchen gemeinsam mit Ihrer Kanzlei. Bei Freelancern oder Dienstleistern aus dem Ausland kann das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG greifen. Dann schulden Sie als Empfänger die Umsatzsteuer und buchen sie als Vorsteuer wieder zurück.

Auch die Gewerbesteuer ist betroffen. Nach § 8 Nr. 1 GewStG werden bestimmte Aufwendungen, darunter Zinsen, Mieten und Lizenzen, anteilig hinzugerechnet, soweit die Summe 200.000 Euro übersteigt. Reine Fremdleistungen für Freelancer gehören nicht dazu, Lizenzaufwand und Leasing schon.

Mitarbeiter und Freelancer: Lohn, Status, Risiko

Viele Agenturen arbeiten mit festen Angestellten und freien Mitarbeitern. Für Angestellte brauchen Sie eine Lohnabrechnung, Meldungen an die Sozialversicherung und die Lohnsteueranmeldung. Die Kanzlei rechnet die Lohnabrechnung nach § 34 StBVV mit 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat ab, je nach Vorarbeit weniger.

Bei Freelancern ist der Status entscheidend. Weisungen, Eingliederung in die Arbeitsorganisation und feste Arbeitszeiten sind Anhaltspunkte für eine Beschäftigung (§ 7 SGB IV). Wer dauerhaft Freelancer wie Angestellte einsetzt, riskiert Beitragsnachforderungen. Die Verjährung beträgt vier Jahre nach Ablauf des Jahres der Fälligkeit, bei Vorsatz dreißig Jahre (§ 25 SGB IV). Klären Sie bei wiederkehrenden Einsätzen den Status, bevor Sie Verträge abschließen, und halten Sie Projektverträge, Rechnungen und Nachweise der Selbstständigkeit geordnet bereit.

Rechtsform und Gewerbesteuer: Einzelunternehmen, GbR oder GmbH

Welche Rechtsform passt, hängt von Gewinn, Haftung und Gesellschafterkreis ab.

Beispiel (vereinfacht): Eine Agentur in der Rechtsform einer GbR hat einen Gewerbeertrag von 124.500 Euro. Nach Abzug des Freibetrags von 24.500 Euro bleiben 100.000 Euro, mal 3,5 Prozent ergeben 3.500 Euro Messbetrag. Bei einem Hebesatz von 400 Prozent beträgt die Gewerbesteuer 14.000 Euro. Gesellschafter können davon über § 35 EStG bis zum 4,0-fachen des Messbetrags auf die Einkommensteuer anrechnen. Die tatsächliche Entlastung hängt von der festgesetzten Einkommensteuer ab, die Rechnung dient nur der Orientierung.

Der Körperschaftsteuersatz gilt nach § 23 KStG bis zum Veranlagungszeitraum 2027 mit 15 Prozent und sinkt danach schrittweise bis auf 10 Prozent ab 2032. Das senkt die Belastung im Unternehmen, Ausschüttungen unterliegen aber weiterhin der Abgeltungsteuer. Einzelheiten zur Wahl der Rechtsform gehören in eine individuelle Beratung.

Auswertungen vom Steuerberater: was Sie verlangen können

Die Buchhaltung ist für Agenturen mehr als Pflicht, sie liefert Steuerungsdaten. Fragen Sie nach folgenden Auswertungen:

• Ergebnis je Projekt oder Kunde, wenn Kostenstellen oder Kostenträger eingerichtet sind
• Liquiditätsübersicht mit offenen Posten und Zahlungszielen
• Betriebswirtschaftliche Auswertung monatlich oder quartalsweise
• Personalkostenquote und Anteil der Fremdleistungen am Umsatz
• Vorschau auf Umsatzsteuer-Zahllast und Vorauszahlungen

Solche Auswertungen sind meist keine Pflichtleistung nach StBVV, sondern vereinbarte Zusatzleistungen. Die laufende Buchführung kostet nach § 33 StBVV bei 120.000 Euro Gegenstandswert je nach Variante zwischen 10,45 und 250,80 Euro netto im Monat, abhängig davon, wie viel Vorarbeit Sie leisten. Wertvoll sind Auswertungen nur, wenn Projekte konsequent mit Belegen und Zuordnung gebucht werden.

Woran Sie einen passenden Steuerberater für Ihre Agentur erkennen

Kriterien

• Die Kanzlei betreut Dienstleistungsunternehmen mit Projektgeschäft und kennt Abrechnung nach Phasen, Anzahlungen und Weiterberechnungen.
• Sie kann Lohn, Buchhaltung, Jahresabschluss und Beratung aus einer Hand oder mit klarer Aufgabenteilung anbieten.
• Sie arbeitet mit Ihren Programmen für Rechnung, Zeiterfassung und Banking zusammen oder bietet Schnittstellen.
• Sie erklärt Entscheidungen, etwa zu Rechtsform oder Ist-Versteuerung, verständlich und mit Rechenbeispielen.
• Ansprechpartner und Vertretung sind benannt.

Fragen fürs Erstgespräch

• Wie behandeln Sie weiterberechnete Fremdleistungen und Mediakosten in der Buchhaltung?
• Wie prüfen Sie bei Freelancern den Status, und welche Unterlagen brauchen Sie dafür?
• Welche Auswertungen erhalte ich, und was kosten sie?
• Wie gehen Sie mit Anzahlungen und Teilrechnungen bei der Umsatzsteuer um?
• Wie läuft die Lohnabrechnung ab, und wer meldet an die Sozialversicherung?
• Wann würden Sie zu einer GmbH raten, und welche Folgen hätte der Wechsel?

Typische Honorarbasis

Die StBVV kennt Wertgebühren nach Tabellen für Buchführung (§ 33), Jahresabschluss (§ 35: 10/10 bis 40/10 Tabelle B), Steuererklärungen (§ 24) und Lohn (§ 34), dazu Zeitgebühren von 16,50 bis 41 Euro je Viertelstunde für Beratung. Festpreise sind in Textform möglich (§ 4 StBVV). Verlangen Sie ein schriftliches Angebot, das Leistungen, Belegobergrenzen und Extras nennt. Eine Aussage über die Qualität einzelner Kanzleien trifft dieser Ratgeber nicht.