IT-Freelancer Steuern: Freiberuf oder Gewerbe, Betriebsausgaben, Auslandskunden

Freiberufler oder Gewerbetreibender: wie IT-Tätigkeiten eingeordnet werden

Freiberufliche Einkünfte nach § 18 EStG sind gewerbesteuerfrei, gewerbliche nach § 15 EStG nicht. Der Katalog der Freien Berufe nennt unter anderem Ingenieure. Softwareentwicklung wird nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs als ingenieurähnlich anerkannt, wenn sie eine qualifizierte Entwicklungstätigkeit mit ingenieurmäßiger Vorgehensweise ist. Rein anwendungsbezogene Tätigkeiten, etwa Anwenderbetreuung, Installation von Standardsoftware oder Handel mit Hard- und Software, gelten in der Regel als gewerblich.

Die Tabelle zeigt nur Tendenzen. Das Finanzamt prüft den Einzelfall. Erzielen Sie neben freiberuflichen auch gewerbliche Einnahmen, kann sich bei Personengesellschaften nach § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG die gewerbliche Tätigkeit auf alles auswirken. Bei Einzelunternehmern lassen sich zwei getrennte Tätigkeiten dagegen getrennt behandeln, wenn sie sauber abgegrenzt sind.

Gewerbesteuer: was sie für IT-Freelancer bedeutet

Wird Ihre Tätigkeit als Gewerbe eingestuft, melden Sie ein Gewerbe an und zahlen Gewerbesteuer. Einzelunternehmer haben einen Freibetrag von 24.500 Euro, die Messzahl beträgt 3,5 Prozent, der Hebesatz legt die Gemeinde fest. Die gezahlte Gewerbesteuer wird bei Einkünften aus Gewerbebetrieb mit dem 4,0-fachen des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG), sodass bei moderaten Hebesätzen die Belastung wirtschaftlich oft gering ausfällt.

Als Gewerbetreibender sind Sie in der Regel außerdem Mitglied der Industrie- und Handelskammer. Die Buchführungspflicht nach § 141 AO greift erst ab 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn, bis dahin genügt die Einnahmenüberschussrechnung.

Betriebsausgaben: Was IT-Freelancer absetzen können

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Typisch für IT-Freelancer:

• Computer, Monitore, Peripherie, Smartphone und Netzwerktechnik
• Software-Abonnements, Cloud-Dienste, Hosting, Domains und Lizenzen
• Fachliteratur, Konferenzen, Schulungen und Zertifizierungen
• Berufshaftpflicht- und Cyberversicherung
• Internet und Telefon, anteilig betrieblich
• Steuerberatung, Buchhaltung und Bankgebühren
• Coworking-Plätze und Büromiete
• Fahrtkosten zu Kunden

Wer zu Hause arbeitet, kann je Arbeitstag im Homeoffice 6 Euro ansetzen, höchstens 1.260 Euro im Jahr. Bei einem Arbeitszimmer, das Mittelpunkt der Tätigkeit ist, kommen die tatsächlichen Kosten oder eine Jahrespauschale in Betracht (§ 4 Abs. 5 EStG). Gemischt genutzte Anschaffungen teilen Sie nach tatsächlichem Nutzungsanteil auf. Dokumentieren Sie den betrieblichen Anteil.

Hardware und Software: Sofortabzug oder Abschreibung?

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto sind geringwertige Wirtschaftsgüter und lassen sich im Jahr der Anschaffung sofort abziehen (§ 6 Abs. 2 EStG). Teurere Anschaffungen schreiben Sie über die Nutzungsdauer ab. Für Computerhardware und Software gilt nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 eine Nutzungsdauer von einem Jahr als zulässig. Praktisch wirkt das wie ein Sofortabzug, ist aber rechtlich eine Abschreibung über ein Jahr (§ 7 EStG).

Beispiel (vereinfacht): Ein Entwickler kauft im Mai einen Laptop für 1.800 Euro netto, zuzüglich 342 Euro Umsatzsteuer, insgesamt 2.142 Euro.

Weitere Gestaltungen wie der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG kommen bei größeren Anschaffungen in Betracht. Welche Variante steuerlich passt, entscheiden Sie mit Ihrer Kanzlei.

Auslandskunden: Umsatzsteuer und Rechnung

Viele IT-Freelancer arbeiten für Kunden im Ausland. Maßgeblich ist der Leistungsort (§ 3a UStG). Bei Leistungen an Unternehmer liegt er am Sitz des Empfängers. Ihre Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland enthält deshalb keine deutsche Umsatzsteuer, aber den Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers und beide USt-IdNr. Hinzu kommt die Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Tag nach Quartalsende. Leistungen an Unternehmer in Drittländern sind in Deutschland nicht steuerbar, hier entfällt die Zusammenfassende Meldung.

Bei Zahlungen aus dem Ausland behalten manche Auftraggeber Quellensteuer ein. Ob und wie sie in Deutschland angerechnet wird, regelt das Doppelbesteuerungsabkommen mit dem jeweiligen Staat. Klären Sie das vor Vertragsschluss. Auf Plattformen können weitere Gebühren und Meldepflichten bestehen, die steuerlich getrennt zu behandeln sind.

Pflichten im Jahresablauf

Belege bewahren Sie acht Jahre auf, Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 AO). Kleinunternehmer sind von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen befreit (§ 19 Abs. 1 UStG).

Woran Sie einen passenden Steuerberater für IT-Freelancer erkennen

Kriterien

• Die Kanzlei kennt die Einordnung von Softwaretätigkeiten und kann sie für Ihren Fall begründen.
• Sie hat Erfahrung mit Auslandskunden, Plattformeinnahmen und Zahlungsdienstleistern.
• Sie arbeitet digital und bietet Schnittstellen zu Ihren Buchhaltungsprogrammen.
• Sie erklärt Abschreibungs- und Rechtsformfragen mit Rechenbeispielen.

Fragen fürs Erstgespräch

• Wie ordnen Sie meine Tätigkeit ein, und welche Unterlagen brauchen Sie dafür?
• Wie rechnen wir Hardware, Software und Lizenzen ab?
• Wie läuft die Umsatzsteuer bei Kunden aus EU und Drittland?
• Was ist im Festpreis enthalten, was kostet extra?
• Wann sollte ich über GmbH oder UG nachdenken?

Typische Honorarbasis

Einnahmenüberschussrechnung nach § 25 StBVV (5/10 bis 30/10, Tabelle B), Einkommensteuererklärung nach § 24 (1/10 bis 6/10, Tabelle A), Buchführung nach § 33 (Tabelle C), Beratung nach Zeit mit 16,50 bis 41 Euro netto je angefangene Viertelstunde (§ 13). Festpreise sind in Textform möglich (§ 4). Eine Aussage über die Qualität einzelner Kanzleien trifft dieser Ratgeber nicht.