E-Rechnung-Pflicht für Selbstständige: Fristen, Formate, Kleinunternehmer

Was ist eine E-Rechnung, und ab wann gilt die Pflicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.

Nicht jede elektronische Rechnung ist eine E-Rechnung. Ein PDF per E-Mail ist nach dem Gesetz eine sonstige Rechnung, genauso eine Papierrechnung. Das PDF sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten, die Software automatisch einlesen kann.

Die Fristen im Überblick

Die Pflicht kommt in Stufen (§ 27 Abs. 38 UStG).

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmern im Inland. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst. Rechnungen an ausländische Kunden sind ebenfalls nicht erfasst. Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung in Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 erläutert.

Empfangspflicht: Was Sie jetzt tun müssen

Seit 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmer im Inland eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten können, wenn Ihnen ein Lieferant eine schickt. Die Pflicht trifft auch Kleinunternehmer. Gesetzlich ist kein bestimmter Übertragungsweg vorgeschrieben, für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, über das strukturierte Dateien ankommen.

Wichtig ist, dass Sie die Datei im Originalformat speichern. Eine Ausdruckfunktion oder ein Bild reicht nicht, weil die strukturierten Daten die eigentliche Rechnung sind. Praktisch nutzen Freelancer drei Wege: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion, einen Viewer für XML-Dateien oder eine Anbindung der Kanzlei, die Eingangsrechnungen archiviert.

Ausstellungspflicht: Formate und Inhalt

Zulässig sind Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: reine XML-Datei, ohne sichtbare Darstellung, vor allem im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern üblich, die zusätzlich eine Leitweg-ID verlangen.
• ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten XML-Daten, lesbar für Menschen und Maschinen. Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ändern sich nicht. Neu ist die strukturierte Form. Gängige Rechnungsprogramme erzeugen beide Formate. Prüfen Sie bei Ihrer Software, ob sie E-Rechnungen ausstellt und empfängt, bevor die Frist abläuft.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer und Freiberufler?

Freiberufler und Freelancer sind Unternehmer, die Pflicht trifft sie wie alle anderen. Für Kleinunternehmer gibt es eine Erleichterung: Eine Rechnung über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, darf immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV). Sie müssen also keine E-Rechnung ausstellen, wohl aber E-Rechnungen empfangen können. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen (§ 33 UStDV).

Wer als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellt, kann das tun, muss dann aber die Formate beachten. Wechseln Sie später zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab dem Wechsel.

Vorbereitung und häufige Fehler

1. Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann.
2. Legen Sie einen festen Eingangsweg fest, etwa ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen, und informieren Sie Ihre Lieferanten.
3. Klären Sie mit Ihrer Kanzlei, in welchem Format sie Belege übernimmt und wie das Archiv aussieht.
4. Fragen Sie Ihre wichtigsten Kunden, ob sie schon heute E-Rechnungen annehmen. Bis Ende 2026 ist dafür ihre Zustimmung nötig, wenn Sie sich nicht auf die Pflicht berufen.
5. Testen Sie die Ausstellung mit einer Rechnung, bevor die Frist abläuft, und lassen Sie Pflichtangaben und Format von der Kanzlei kontrollieren.

Eine korrekte Rechnung ist auch für Ihre Kunden wichtig, denn sie bildet die Grundlage für deren Vorsteuerabzug. Wer die Pflicht nach den Übergangsfristen nicht erfüllt, riskiert Rückfragen und Verzögerungen bei der Bezahlung und beim Vorsteuerabzug des Kunden.

Häufige Fehler

• Ein PDF als E-Rechnung ausgeben, obwohl es keine strukturierten Daten enthält.
• Die Empfangspflicht ignorieren und Rechnungen nur als Ausdruck ablegen.
• Die Fristen verwechseln: Empfang gilt seit 2025, Ausstellen erst nach den Übergangsfristen.
• Rechnungen an Ausländer oder Privatkunden fälschlich als E-Rechnung ausstellen.
• Den Zustimmungsvorbehalt übersehen: Bis Ende 2027 braucht ein E-Format ohne Pflicht die Zustimmung des Empfängers.
• Das Format wechseln, ohne die Archivierung anzupassen.

Archivierung und Datenschutz

E-Rechnungen sind Buchungsbelege. Sie müssen sie in dem Format aufbewahren, in dem sie empfangen wurden, acht Jahre lang (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Die Archivierung muss unveränderbar und jederzeit lesbar sein, auch bei einer Betriebsprüfung.

Sichern Sie die Daten regelmäßig und trennen Sie die Archivierung von der Rechnungssoftware, falls Sie den Anbieter wechseln wollen.

Woran Sie einen passenden Steuerberater für die E-Rechnung erkennen

Kriterien

• Die Kanzlei erklärt, welche Formate sie annimmt und wie Belege bei ihr ankommen.
• Sie berät zur Software und prüft, ob sie E-Rechnungen ausstellen und empfangen kann.
• Sie archiviert Belege nach den Vorgaben für Buchungsbelege.

Fragen fürs Erstgespräch

• Welche E-Rechnungsformate akzeptieren Sie?
• Wie erhalten Sie meine Eingangsrechnungen, und in welchem Format?
• Wie kontrollieren Sie, ob eine Rechnung die Pflichtangaben enthält?
• Wie lange archivieren Sie, und wer hat Zugriff?
• Was kostet die Einrichtung, was die laufende Verarbeitung?

Typische Honorarbasis

Die laufende Buchführung rechnet die Kanzlei nach § 33 StBVV nach Tabelle C ab, die Beratung zur Umstellung nach Zeit mit 16,50 bis 41 Euro netto je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV). Eine Vergütungsvereinbarung in Textform (§ 4 StBVV) kann die Einrichtung einschließen. Eine Aussage über die Qualität einzelner Kanzleien trifft dieser Ratgeber nicht.