Lohnabrechnung auslagern: Kosten, Ablauf und Pflichten des Arbeitgebers

Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Die Lohnbuchführung ist in § 34 StBVV geregelt. Für die laufende Lohnabrechnung gilt ein Betragsrahmen von 6 bis 30 Euro netto je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum, also in der Regel je Monat. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist mit dieser Gebühr abgegolten. Hinzu kommen Auslagen, die Post- und Telekommunikationspauschale von 20 Prozent der Gebühren (höchstens 20 Euro) und 19 Prozent Umsatzsteuer.

Wo die Kanzlei innerhalb des Rahmens landet, hängt von Umfang und Schwierigkeit ab: Schichtzuschläge, Sachbezüge, Dienstwagen, Zuschüsse, Mehrfachbeschäftigte und Fehlzeitenmeldungen erhöhen den Aufwand. Einfache Fälle mit festem Gehalt und digital gelieferten Daten liegen eher im unteren Bereich. Die Einrichtung der Lohnkonten und die Aufnahme der Stammdaten rechnet die Kanzlei zusätzlich ab (§ 34 Abs. 1 StBVV: 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer, einmalig).

Die Werte sind rechnerische Eckwerte aus dem Betragsrahmen. Sie ersetzen kein Angebot, zeigen aber, in welcher Größenordnung sich die Kosten bewegen.

Pauschalen, Festpreise und Zusatzkosten

Abweichend vom gesetzlichen Rahmen können Kanzlei und Mandant eine Vergütung in Textform vereinbaren (§ 4 StBVV). In der Praxis sind drei Modelle üblich:

• Preis je Abrechnung: ein fester Betrag pro Arbeitnehmer und Monat, oft mit Staffel bei steigender Zahl.
• Monatspauschale: ein Gesamtbetrag für den Betrieb, solange Beschäftigtenzahl und Leistungsumfang im vereinbarten Rahmen bleiben.
• Paket mit Buchhaltung: Lohn und Finanzbuchhaltung zu einem gemeinsamen Preis.

Achten Sie auf die Grenzen der Pauschale. Typische Zusatzkosten sind Eintritte und Austritte, Korrekturen für zurückliegende Monate, Lohnsteuer-Außenprüfung, Meldungen an Krankenkassen für Sonderfälle, Bescheinigungen für Behörden und die Lohnsteuerbescheinigung nach Jahresende. Lassen Sie sich im Angebot festhalten, was inbegriffen ist und welche Posten nach Zeit mit 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde berechnet werden.

Wie läuft die Lohnabrechnung beim Steuerberater ab?

Der Ablauf ist bei den meisten Kanzleien ähnlich und folgt einem festen Monatsrhythmus.

1. Erstaufnahme: Sie übergeben Stammdaten der Beschäftigten, Arbeitsverträge, Steuer-ID, Steuerklasse, Krankenkasse und Bankverbindung. Die Kanzlei legt die Lohnkonten an.
2. Monatliche Meldung der Bewegungsdaten: Bis zu einem vereinbarten Stichtag melden Sie Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Einmalzahlungen und Änderungen.
3. Abrechnung: Die Kanzlei berechnet Brutto, Lohnsteuer, Sozialversicherung und Netto und erstellt die Abrechnungen für Ihre Mitarbeitenden.
4. Meldungen und Anmeldung: Sie übermittelt die Lohnsteuer-Anmeldung und die Meldungen an die Sozialversicherung, erstellt Beitragsnachweise und Zahlungslisten.
5. Zahlung: Sie überweisen Löhne, Lohnsteuer und Beiträge fristgerecht. Manche Kanzleien bereiten die Zahlungen vor, die Freigabe bleibt bei Ihnen.
6. Jahresabschluss des Lohnjahres: Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen und Aufbewahrung der Lohnkonten.

Je digitaler die Übergabe, desto schneller läuft der Prozess. Ein gemeinsamer Kalender mit Abgabeterminen verhindert, dass Änderungen zu spät eintreffen.

Welche Fristen gelten für Lohnsteuer und Sozialversicherung?

Die Fristen gehören zu den häufigsten Stolperfallen und bleiben auch bei ausgelagerter Abrechnung Ihre Verantwortung.

Die Beiträge sind zunächst in voraussichtlicher Höhe fällig. Ein Restbetrag wird am drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Alternativ kann der Arbeitgeber den Betrag des Vormonats zahlen. Für neue Betriebe wird die Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats hochgerechnet, um den Anmeldungszeitraum festzulegen.

Die Frist für die Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung kann sich bei Wochenenden und Feiertagen nach hinten verschieben. Verspätete Anmeldungen können Verspätungszuschläge und Säumniszuschläge auslösen.

Was bleibt Pflicht des Arbeitgebers?

Auch wenn die Kanzlei rechnet und meldet, bleibt der Arbeitgeber der Schuldner. Die Pflichten, die nicht ausgelagert werden können:

• Richtige und vollständige Daten: Eintritt, Austritt, Stundenzahl, Sachbezüge und Fehlzeiten müssen zeitnah gemeldet werden. Fehlerhafte Eingaben führen zu falschen Abrechnungen.
• Einhaltung des Mindestlohns: Er beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro je Stunde und steigt 2027 auf 14,60 Euro. Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat.
• Zahlung von Lohn, Steuer und Beiträgen: Die Kanzlei erstellt Listen, das Geld muss rechtzeitig fließen.
• Aufbewahrung und Mitwirkung bei Prüfungen: Lohnkonten und Belege sind aufzubewahren, bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung der Rentenversicherung sind Sie auskunftspflichtig.
• Arbeitsrechtliche Fragen: Verträge, Kündigungen und Zeugnisse gehören zur Rechtsberatung und nicht zur Lohnabrechnung.

Lassen Sie sich die Aufgabenverteilung im Auftragsschreiben bestätigen. So ist klar, wer was bis wann liefert.

Steuerberater, Lohnbüro oder selbst abrechnen?

Lohnabrechnung ist rechtlich kein reines Steuerberater-Monopol. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG dürfen auch Personen mit kaufmännischer Ausbildung und mindestens dreijähriger Buchhaltungspraxis laufende Lohnabrechnungen und Lohnsteuer-Anmeldungen erledigen. Daneben gibt es Lohnabrechnungssoftware, mit der Sie selbst abrechnen. Ein Vergleich hilft bei der Entscheidung:

Ab wenigen Beschäftigten, bei wechselnden Arbeitszeiten oder bei Sonderfällen wie Dienstwagen und Auslandstätigkeit wird eine Auslagerung meist wirtschaftlicher als die Eigenregie. Rechnen Sie den Zeitaufwand der Geschäftsführung mit ein.

So wechseln Sie die Lohnabrechnung zur Kanzlei

Am sinnvollsten ist ein Wechsel zum Jahresbeginn, weil die Jahreswerte sauber getrennt sind. Ein Wechsel unter dem Jahr ist möglich, braucht aber eine Übergabe der Kumulativwerte.

• Lohnkonten, Abrechnungen der bisherigen Monate und Meldungen des laufenden Jahres bereitstellen
• Mitarbeiterstammdaten, Verträge und Nachweise zu Zuschlägen sammeln
• Betriebsnummer, Zugang zur Berufsgenossenschaft und Beitragskonten klären
• Vollmacht für die Kanzlei erteilen und die Zuständigkeit gegenüber Finanzamt und Krankenkassen bekanntgeben
• Übergabetermin und erste Abrechnung als Probelauf vereinbaren

Fragen Sie vorher, wer die Meldungen an die Berufsgenossenschaft übernimmt. Das ist nicht in jedem Paket enthalten.