Finanzbuchhaltung auslagern: Kosten, Aufgabenteilung und Fristen

Was kostet die Finanzbuchhaltung beim Steuerberater?

Für die laufende Buchführung sieht § 33 StBVV monatliche Gebühren nach Tabelle C vor. Der Gegenstandswert ist bei Bilanzierung der höhere Betrag aus Aufwendungen und Jahresumsatz, bei Einnahmenüberschussrechnung der höhere Betrag aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Welcher Bruchteil der vollen Gebühr gilt, hängt davon ab, wie viel Arbeit die Kanzlei übernimmt.

Aus Tabelle C ergeben sich folgende volle Gebühren: bis 60.000 Euro Jahreswert 145 Euro, bis 125.000 Euro 209 Euro, bis 250.000 Euro 317 Euro. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bei Buchführung nach § 33 Abs. 1, 3 und 4 StBVV in der Gebühr abgedeckt (§ 33 Abs. 8). Jahresabschluss, Steuererklärungen und Lohnabrechnung kommen gesondert hinzu. Auslagen, die Pauschale von 20 Prozent der Gebühren (höchstens 20 Euro) und 19 Prozent Umsatzsteuer erhöhen den Betrag.

Kosten nach Belegzahl: Was ein Beleg rechnerisch kostet

Viele Kanzleien bieten Festpreise nach Belegzahl an. Die StBVV kennt keinen Preis je Beleg, aber Sie können aus dem Rahmen einen Vergleichswert ableiten. Die folgende Tabelle teilt die Monatsgebühr bei bucht-die-Kanzlei (2/10 bis 12/10) durch die angenommene Belegzahl.

Die Belegzahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung, keine Marktpreise. Wer wenige, aber komplexe Belege liefert, liegt eher im oberen Bereich, wer viele standardisierte Belege liefert, eher im unteren. Bei Festpreisen lohnt die Frage, was passiert, wenn die vereinbarte Belegzahl überschritten wird, und ob Bankbuchungen und Kassenbuchungen mitzählen.

Wer vorkontiert liefert, halbiert den Rahmen ungefähr: Bei 120.000 Euro sind es 20,90 bis 125,40 Euro im Monat, bei eigener Erfassung 10,45 bis 104,50 Euro. Für die Eigenerfassung kommen Software und Datenverarbeitung hinzu.

Wie teilen sich Mandant und Kanzlei die Aufgaben?

Die Aufgabenteilung bestimmt den Preis und die Qualität. Klären Sie sie im Auftrag und schreiben Sie sie auf.

Die Kanzlei kontrolliert nicht Ihr Geschäft, sondern die Buchführung. Für Vollständigkeit der Belege, richtige Rechnungsstellung und die Zahlung bleiben Sie verantwortlich. Das gilt auch für die Aufbewahrung: Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO).

Welche Fristen gelten für die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Voranmeldung ist elektronisch bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Der Zeitraum richtet sich nach der Steuer des Vorjahres.

Für Gründer sieht das Gesetz im Gründungsjahr und im Folgejahr den Kalendermonat vor, diese Pflicht ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt (§ 18 Abs. 2 UStG). Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Frist um einen Monat (§ 18 Abs. 6 UStG). Monatliche Melder zahlen dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres. Vierteljährliche Melder brauchen sie nicht. Der Antrag läuft elektronisch.

Nach Jahresende folgt die Umsatzsteuererklärung. Sie ist ohne Berater bis zum 31. Juli des Folgejahres fällig, mit Berater gilt eine längere Frist (§ 149 AO). Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO). Planen Sie daher feste Lieferstichtage für Ihre Belege ein, mindestens fünf Werktage vor dem Meldetermin.

E-Rechnung und Belegprozess: Was sich geändert hat

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im Geschäftsverkehr unter Unternehmern empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind noch andere Rechnungsformate zulässig, bis Ende 2027 gilt das für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro, danach ist die E-Rechnung die Regel. Auf diese Fristen sollten Sie Ihren Belegprozess ausrichten, idealerweise gemeinsam mit der Kanzlei.

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten Format übermittelt und kann maschinell gelesen werden. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht. Für die Buchhaltung bringt das Vorteile, weil die Daten ohne Abtippen in die Software gelangen. Für Sie heißt es: Empfangswege prüfen, Archivierung sicherstellen und die Kanzlei fragen, welche Formate sie annimmt.

Der Belegprozess selbst sollte klar geregelt sein: ein Postfach oder Upload-Ordner, Benennung der Dateien, Ablage der Kontoauszüge, Kassenbuch und Belege zu Bargeschäften.

Wann lohnt sich das Auslagern, wann die Eigenregie?

Auslagern lohnt sich, wenn Ihr Stundenwert über dem Preis je Beleg liegt, wenn Fehler teuer wären oder wenn Sie bilanzieren müssen. Wer wenige Belege hat, kann mit Buchhaltungssoftware selbst buchen und die Kanzlei nur für Abschluss und Erklärungen einsetzen. Dann sind die Variante "Mandant erfasst selbst" oder ein eigener Auftrag für Voranmeldung und Jahresabschluss günstiger.

• Weniger als 20 Belege im Monat: Eigenregie mit Software prüfen, Kanzlei für die Voranmeldung einsetzen
• 20 bis 150 Belege: Vorkontierung oder gemeinsame Erfassung rechnet sich oft
• Mehr als 150 Belege, Mitarbeitende, Warenwirtschaft: volle Auslagerung samt Lohn bietet sich an

Die Grenzen sind Faustregeln, keine Vorgabe. Entscheidend ist, wie sauber Sie Belege liefern und ob Ihnen die Termine zuverlässig gelingen.

So wechseln Sie die Finanzbuchhaltung zur Kanzlei

1. Auftrag klären: Umfang, Preis in Textform, Liefertermine und Ansprechpartner festhalten (§ 4 StBVV).
2. Daten übergeben: Kontenplan, Saldenliste des Vorjahres, offene Posten, Anlagenverzeichnis und Zugriff auf Bankdaten.
3. Probemonat vereinbaren: Einen Monat parallel buchen, Abweichungen prüfen.
4. Vollmacht erteilen: für Voranmeldung und Kontakt zum Finanzamt.
5. Stichtage in den Kalender: Belegschluss, Meldetermin, Zahlungstermin.

Ein Wechsel zum Jahresbeginn vermeidet Brüche in den Jahreswerten. Wer unter dem Jahr wechselt, sollte die bisherigen Buchungen als Saldenvortrag übergeben.