Jahresabschluss erstellen lassen: Ablauf, Unterlagen, Fristen

Was gehört zu einem Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss zeigt, was ein Unternehmen am Stichtag besitzt und schuldet und wie es im Jahr gewirtschaftet hat. Er besteht aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Kapitalgesellschaften wie die GmbH ergänzen ihn um einen Anhang und, sofern sie nicht klein sind, um einen Lagebericht (§ 264 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften können unter den Voraussetzungen des Gesetzes auf den Anhang verzichten.

Neben dem Handelsrecht verlangt das Steuerrecht eine steuerliche Gewinnermittlung. Die Kanzlei leitet das steuerliche Ergebnis aus der Handelsbilanz ab oder erstellt eine eigene Steuerbilanz. Der Abschluss wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt (E-Bilanz nach § 5b EStG).

Für Einzelunternehmer und Freiberufler, die nicht buchführungspflichtig sind, ersetzt die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) den Jahresabschluss. Sie ist eine Geldrechnung ohne Bilanz.

Bilanz oder EÜR: Was gilt für Ihre Rechtsform?

Welche Gewinnermittlung Pflicht ist, hängt von der Rechtsform und der Größe ab.

Die Grenzen nach § 141 AO gelten für Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte. Überschreiten Sie sie, weist das Finanzamt Sie auf die Buchführungspflicht hin. Der Wechsel von der EÜR zur Bilanz erfordert eine Eröffnungsbilanz und verursacht Übergangsarbeiten, die Sie nicht allein stemmen sollten.

Welche Unterlagen braucht der Steuerberater?

Je vollständiger die Unterlagen, desto zügiger der Abschluss und desto niedriger der Rahmenansatz. Die folgende Liste gilt für bilanzierende Betriebe.

• Saldenliste oder abgestimmte Buchhaltung des Jahres, mit allen Konten
• Kontoauszüge zum Stichtag für alle Bank- und Kreditkonten
• Kassenbuch und Kassenbestand am Stichtag
• Inventurlisten für Waren und unfertige Leistungen
• Anlagenverzeichnis mit Zugängen und Abgängen, Kaufbelege für Anschaffungen
• Darlehensverträge, Zinsbescheinigungen, Tilgungspläne
• offene Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag, Mahnungen, Wertberichtigungen
• Verträge mit Gesellschaftern, Geschäftsführer-Dienstverträge, Protokolle von Gesellschafterbeschlüssen
• Rückstellungen: Urlaub, Gewährleistung, Prozesskosten, Steuerberatungskosten
• Lohn- und Gehaltsunterlagen, Jahreslohnkonten

Bei der EÜR genügen Einnahmen und Ausgaben, das Anlagenverzeichnis und die Belege. Die Kanzlei meldet sich, wenn Belege fehlen. Beantworten Sie Rückfragen innerhalb weniger Tage, damit Fristen eingehalten werden.

Wie läuft die Erstellung ab?

1. Auftrag und Zeitplan: Umfang, Festpreis oder Rahmen und Liefertermin festlegen.
2. Vorarbeiten: Buchhaltung abstimmen, offene Posten klären, Inventur abschließen.
3. Abschlussbuchungen: Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzung, Bewertung von Forderungen und Vorräten.
4. Bilanz, GuV und Anhang: Die Kanzlei erstellt die Berichte und stimmt sie mit Ihnen ab.
5. Steuerliche Überleitung und E-Bilanz: Ableitung des steuerlichen Ergebnisses und elektronische Übermittlung.
6. Feststellung: Bei der GmbH beschließen die Gesellschafter über den Jahresabschluss, bei Einzelunternehmen unterschreibt der Inhaber.
7. Offenlegung und Steuererklärungen: Übermittlung an das Unternehmensregister, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung.

Die Vorarbeiten bis zur abgestimmten Saldenbilanz, etwa die Inventur, werden nach Zeit abgerechnet. Mit sauberer Buchhaltung ist der Abschluss meist in wenigen Wochen fertig.

Welche Fristen gelten?

Mehrere Fristen laufen nebeneinander. Die Tabelle fasst sie für eine GmbH mit Kalenderjahr als Geschäftsjahr zusammen.

Wer die Offenlegung versäumt, riskiert ein Ordnungsgeldverfahren. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 Euro und höchstens 25.000 Euro (§ 335 HGB). Wird die Pflicht erst nach Ablauf der sechswöchigen Frist aus der Androhung erfüllt, kann es für kleine Kapitalgesellschaften auf 1.000 Euro und für Kleinstkapitalgesellschaften, die die Erleichterung nach § 326 Abs. 2 HGB nutzen, auf 500 Euro herabgesetzt werden.

Die Größenklassen entscheiden über den Pflichtumfang. Als klein gelten Gesellschaften, die mindestens zwei von drei Merkmalen nicht überschreiten: 7,5 Millionen Euro Bilanzsumme, 15 Millionen Euro Umsatz, 50 Beschäftigte im Jahresdurchschnitt (§ 267 HGB).

Was kostet der Jahresabschluss?

Die Gebühr hängt vom Gegenstandswert ab, bei Bilanz und GuV dem Durchschnitt aus berichtigter Bilanzsumme und Betriebsleistung. Tabelle B liefert die volle Gebühr, die Kanzlei wählt einen Bruchteil.

Anhang (2/10 bis 12/10) und steuerliche Überleitung (2/10 bis 10/10) kommen hinzu. Eine EÜR kostet 5/10 bis 30/10, Gegenstandswert ist der höhere Betrag aus Einnahmen oder Ausgaben, mindestens 17.500 Euro. Bei 80.000 Euro Einnahmen sind das 176,50 bis 1.059 Euro netto. Auslagen, Pauschale und Umsatzsteuer kommen obendrauf, ein Festpreis ist möglich.

Beispiel: Eine kleine GmbH mit 400.000 Euro Gegenstandswert zahlt in der Mitte des Rahmens 1.865 Euro für Bilanz und GuV, 522,20 Euro für den Anhang (7/10) und 447,60 Euro für die steuerliche Überleitung (6/10), zusammen 2.834,80 Euro netto. Steuererklärungen, Offenlegung und laufende Buchhaltung sind darin nicht enthalten.

Fehler, die den Abschluss verzögern oder verteuern

• Buchhaltung nicht abgestimmt: Unklare Bankbuchungen und offene Posten kosten Zeit und werden nach Zeit berechnet.
• Inventur vergessen: Ohne Bestandsaufnahme zum Stichtag lassen sich Vorräte nicht bewerten.
• Privatentnahmen und Einlagen nicht getrennt: Das verfälscht Gewinn und Bilanz.
• Gesellschafterdarlehen ohne Vertrag: Steuerlich droht eine Umqualifizierung.
• Offenlegung übersehen: Das Ordnungsgeldverfahren startet ohne Mahnung durch die Kanzlei.
• Abschluss mit Berater verwechselt mit Fristverlängerung: Die längere Frist gilt für Steuererklärungen, nicht für die Offenlegung.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten.