Existenzgründung mit Steuerberater: Checkliste vor der Gewerbeanmeldung

Warum der Steuerberater vor der Gewerbeanmeldung kommt

Viele Gründer melden zuerst das Gewerbe an und fragen danach. Das ist kein Fehler, kann aber Geld kosten, weil einige Entscheidungen früh festgelegt werden: die Rechtsform, die Wahl der Kleinunternehmerregelung, der Beginn der Buchführung und die Frage, ob Privat- und Betriebsvermögen sauber getrennt werden. Eine GmbH lässt sich zum Beispiel nicht nachträglich rückwirkend gründen, und Anschaffungen vor dem ersten Umsatz müssen steuerlich richtig erfasst werden.

Die Kanzlei übernimmt in der Gründung drei Aufgaben. Sie berät zu Rechtsform und Gestaltung, richtet die steuerliche Erfassung ein und legt die Buchführung auf. Rechtsberatung, etwa zum Gesellschaftsvertrag, gehört zu Notar und Rechtsanwalt. Der Steuerberater prüft den Vertrag aus steuerlicher Sicht und weist auf Klauseln hin, die Folgen für Gewinnverteilung oder Haftung haben.

Rechtsform: Welche Steuerfolgen hat welche Wahl?

Die Rechtsform bestimmt, welche Steuern anfallen und wie Buchführung und Abschluss aussehen. Die folgende Übersicht zeigt typische Unterschiede.

Steuerlich sind Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften nicht pauschal besser oder schlechter. Die Belastung hängt vom Gewinn, von Entnahmen oder Ausschüttungen, von Geschäftsführergehalt und Sozialversicherung ab. Lassen Sie die Rechtsform daher mit Ihren konkreten Zahlen rechnen, nicht mit Faustregeln.

Was kostet die Gründungsberatung?

Die Kosten hängen davon ab, ob Sie ein Einzelgespräch, ein Gründungspaket oder eine laufende Betreuung wählen.

Auslagen, Pauschale und 19 Prozent Umsatzsteuer kommen hinzu. Die Erstberatungsgrenze von 190 Euro gilt für Verbraucher. Ob eine Person vor Aufnahme der Tätigkeit noch Verbraucher ist, kann im Einzelfall zu klären sein. Viele Kanzleien bieten Gründerpakete zum Festpreis an. Lassen Sie sich Umfang und Preis in Textform bestätigen (§ 4 StBVV).

Checkliste: Die ersten Schritte vor der Gewerbeanmeldung

Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt. Haken Sie ab, was erledigt ist, und nehmen Sie offene Punkte mit ins Gespräch.

1. Geschäftsidee und Zahlen: erwarteter Umsatz, Kosten, Gewinn und Liquiditätsbedarf im ersten Jahr schätzen.
2. Rechtsform wählen: Haftung, Steuerlast und Verwaltungsaufwand abwägen.
3. Kleinunternehmerregelung prüfen: Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und laufender Umsatz bis 100.000 Euro (§ 19 UStG). Der Verzicht bindet mindestens fünf Kalenderjahre.
4. Gewerbe oder Freiberuf klären: Gewerbetreibende melden bei der Gemeinde an, Freiberufler wenden sich direkt an das Finanzamt (§ 138 AO).
5. Gesellschaftsvertrag und Notar: bei GmbH und UG Termin vereinbaren.
6. Geschäftskonto eröffnen: Privat und Betrieb trennen.
7. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: über ELSTER innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis übermitteln.
8. Buchhaltung einrichten: Software, Kontenplan, Belegablage und Rechnungsvorlage mit Pflichtangaben.
9. Versicherungen und Kammern: Krankenversicherung, Berufshaftpflicht, Mitgliedschaft in IHK oder Handwerkskammer, soweit zutreffend.
10. Steuertermine eintragen: Voranmeldung, Vorauszahlungen, Jahreserklärungen.

Steuerliche Erfassung: Was das Finanzamt wissen will

Nach § 138 AO ist die Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit dem Finanzamt binnen eines Monats mitzuteilen. Die Auskünfte zu den steuerlich erheblichen Verhältnissen werden nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch übermittelt. Im Fragebogen geben Sie unter anderem voraussichtlichen Umsatz und Gewinn, Rechtsform, Beteiligte und die Wahl der Kleinunternehmerregelung an.

Die Schätzung wirkt unmittelbar: Das Finanzamt setzt auf ihrer Grundlage Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest und legt den Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraum fest. Nach § 18 Abs. 2 UStG gilt für Gründer im Gründungsjahr und im Folgejahr gesetzlich der Kalendermonat, diese Pflicht ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt. Klären Sie den Stand für 2027 rechtzeitig. Planen Sie Gewinn und Umsatz daher realistisch und nicht zu optimistisch.

Nach der Erfassung erhalten Sie Steuernummer und, auf Antrag, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Rechnungen an Unternehmer müssen die Steuernummer oder die USt-IdNr. tragen.

Fördermöglichkeiten und Zuschüsse prüfen

Der Steuerberater ist keine Förderstelle, kann aber Zahlen für Anträge liefern. Wer aus der Arbeitslosigkeit gründet, kann einen Gründungszuschuss der Agentur für Arbeit beantragen (§ 93 SGB III). Voraussetzungen sind unter anderem ein Restanspruch auf Arbeitslosengeld von mindestens 150 Tagen bei Gründung und die Vorlage einer Stellungnahme einer fachkundigen Stelle zur Tragfähigkeit. Auch Kammern, Fachverbände und Kreditinstitute können Stellungnahmen abgeben. Die Antragstellung muss vor der Gründung erfolgen. Die Höhe und Dauer klärt die Agentur für Arbeit.

Daneben gibt es Förderkredite und Beratungsangebote von Bund, Ländern und Kammern. Hier sollten Sie die Antragsbedingungen direkt bei der jeweiligen Stelle erfragen. Eine fertige Liquiditätsplanung und Rentabilitätsvorschau der Kanzlei erleichtert die Gespräche mit Bank und Förderstelle.

Häufige Fehler bei der Gründung

• Fragebogen zu spät oder unvollständig: Folge sind Schätzungen, unpassende Vorauszahlungen oder Rückfragen.
• Kleinunternehmerregelung ohne Rechnung durchgespielt: Wer viele Investitionen plant, verliert den Vorsteuerabzug. Ein Verzicht kann sich lohnen, bindet aber fünf Jahre.
• Betriebs- und Privatkonto vermischt: Das erschwert Buchführung und Betriebsprüfung.
• Keine Rücklage für Steuern: Einkommensteuer-Vorauszahlungen und Nachzahlungen kommen nach dem ersten Jahr.
• Gründung in der GmbH ohne Vorbereitung: Fehlende Einzahlung des Stammkapitals oder unklare Geschäftsführerverträge führen zu Problemen bei Eintragung und Steuer.
• Belege nicht von Beginn gesammelt: Ausgaben vor dem ersten Umsatz können Betriebsausgaben sein, wenn sie belegt sind.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.