Einzelunternehmen oder GmbH: Steuerlast, Haftung, Aufwand und Kosten im Vergleich

Die Grundunterschiede auf einen Blick

Ein Einzelunternehmen gehört dem Inhaber persönlich. Gewinne sind sein Einkommen, Verluste sein Risiko. Die GmbH ist eine eigene juristische Person: Sie macht Gewinne und Verluste, besteuert wird sie selbst, und der Gesellschafter erhält Gehalt und gegebenenfalls Ausschüttungen. Das gilt für Shops und Handel, Coaching und Beratung, Agenturen und Softwareentwicklung gleichermaßen.

Rechenbeispiel: 100.000 Euro Gewinn

Beispiel (vereinfacht, Steuerjahr 2026, Hebesatz 410 Prozent): Ein Unternehmen erzielt 100.000 Euro Gewinn vor Steuern. Der Inhaber ist ledig, es gibt keine Sonderausgaben, keine Kirchensteuer und keine Sozialabgaben.

Das Ergebnis zeigt: Wer den gesamten Gewinn privat braucht, schneidet als Einzelunternehmer meist günstiger ab. Die GmbH lohnt sich steuerlich, wenn ein Teil des Gewinns im Unternehmen bleibt, etwa für Wachstum, Lager, Personal oder Rücklagen. Beim Einzelunternehmer ersetzt die Thesaurierungsbegünstigung (§ 34a EStG) das nur teilweise: Nicht entnommene Gewinne können auf Antrag mit 28,25 Prozent besteuert werden (bis 2027), bei späterer Entnahme folgt eine Nachversteuerung von 25 Prozent. Sozialabgaben auf das Geschäftsführergehalt und Kirchensteuer verändern die Zahlen im Einzelfall erheblich.

Haftung: Was die GmbH schützt und was nicht

Die GmbH haftet mit ihrem Vermögen (§ 13 GmbHG). Gläubiger können grundsätzlich nicht auf Ihr Privatvermögen zugreifen. In der Praxis wird dieser Schutz oft verkürzt: Banken verlangen Bürgschaften, Vermieter und Lieferanten Sicherheiten. Außerdem haften Geschäftsführer persönlich für schuldhafte Pflichtverletzungen (§ 43 GmbHG), für nicht abgeführte Steuern (§ 69 AO) und bei verspäteter Insolvenzantragstellung (§ 15a InsO).

Ein Einzelunternehmer haftet dagegen immer mit seinem gesamten Vermögen. Das ist vor allem bei Warenlager, Mitarbeitenden, Verträgen mit Unternehmenskunden und Produkthaftung ein Risiko. Bei reinen Beratungs- und Coachingleistungen ohne große Verbindlichkeiten ist das Risiko oft geringer.

Aufwand und Kosten: Was die GmbH zusätzlich verlangt

• Gründung: Notar- und Handelsregisterkosten (nach GNotKG), Stammkapital von 25.000 Euro, bei der Anmeldung mit mindestens 12.500 Euro eingezahlt (§ 7 GmbHG).
• Buchführung: Die GmbH ist Kaufmann kraft Rechtsform und muss Bücher führen und bilanzieren (§ 238 HGB). Ein Einzelunternehmer kann unter den Grenzen des § 141 AO die einfachere Einnahmenüberschussrechnung nutzen.
• Steuererklärungen: zusätzliche Erklärungen für Körperschaft- und Gewerbesteuer, Gesellschafterbeschlüsse, Kapitalertragsteuer-Anmeldung.
• Jahresabschluss und Offenlegung: Aufstellung, Feststellung, Einreichung im Unternehmensregister (§ 325 HGB).
• Gehalt: Lohnabrechnung und Sozialversicherung für den Geschäftsführer.
• Laufende Beratungskosten: Ein Jahresabschluss kostet nach § 35 StBVV bei 400.000 Euro Gegenstandswert 746 bis 2.984 Euro netto, die EÜR eines Einzelunternehmers nach § 25 StBVV bei 80.000 Euro Einnahmen 176,50 bis 1.059 Euro netto.

Der laufende Mehraufwand der GmbH ist erheblich und gehört in jede Entscheidung. Er lohnt sich eher bei höheren Gewinnen, Haftungsrisiken oder Wachstumsplänen.

Entscheidungshilfe: Wann passt welche Form?

Ein späterer Wechsel ist möglich, kostet aber Aufwand und kann Steuern auslösen: Die Einbringung eines Einzelunternehmens in eine GmbH ist nach dem Umwandlungssteuergesetz unter bestimmten Voraussetzungen steuerneutral möglich. Das sollten Sie vorab mit dem Steuerberater klären. Eine UG mit niedrigem Stammkapital ist ein möglicher Mittelweg, sie verlangt jedoch eine gesetzliche Rücklage von 25 Prozent des Jahresüberschusses (§ 5a GmbHG).

Woran erkennen Sie einen passenden Steuerberater für die Rechtsformwahl?

Kriterien:

• Rechnet Ihre konkreten Zahlen durch, statt pauschal zur GmbH oder zum Einzelunternehmen zu raten.
• Erklärt Steuer, Sozialversicherung, Haftung und Aufwand gleichermaßen, nicht nur die Steuerlast.
• Verweist bei Gesellschaftsrecht auf Notar oder Rechtsanwalt und kennt die Grenzen der eigenen Beratung.
• Gibt ein schriftliches Angebot für die Beratung.

Fragen fürs Erstgespräch:

• Wie hoch ist die Gesamtbelastung bei meinem erwarteten Gewinn in beiden Rechtsformen?
• Wie viel Gewinn möchte ich privat entnehmen, und was bedeutet das für die Wahl?
• Welche laufenden Kosten kommen bei der GmbH hinzu?
• Wie ist es mit Sozialversicherung und Altersvorsorge?
• Wie läuft ein späterer Wechsel ab, und was kostet er?

Typische Honorarbasis: Beratung nach Zeitgebühr (16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde, § 13 StBVV); Verbraucher zahlen für die Erstberatung höchstens 190 Euro netto (§ 21 StBVV), für Unternehmen vereinbaren Sie das Honorar vorab; EÜR nach § 25 StBVV, Jahresabschluss nach § 35 StBVV. Dieser Beitrag ersetzt keine Beratung im Einzelfall.