Online-Steuerberater: Digitale Kanzlei, Ablauf, Datensicherheit und Grenzen

Was ist ein Online-Steuerberater?

Der Begriff ist keine geschützte Berufsbezeichnung. Gemeint sind Steuerberaterinnen und Steuerberater sowie Berufsausübungsgesellschaften, die den Kontakt zu Mandanten überwiegend über Portale, Belegupload, Videoberatung und elektronische Vollmacht abwickeln. Sie sind Mitglieder einer Steuerberaterkammer und unterliegen denselben Pflichten wie jede andere Kanzlei. Auch eine digitale Kanzlei muss eine berufliche Niederlassung unterhalten (§ 34 StBerG).

Davon zu unterscheiden sind reine Steuersoftware und Apps. Sie führen Sie durch die Eingabe in ELSTER oder ein Programm, bieten aber keine individuelle Beratung. Ob eine Plattform tatsächlich zugelassene Berufsträger einsetzt, prüfen Sie im Steuerberaterverzeichnis der Bundessteuerberaterkammer. Dort sind zugelassene Steuerberater und Berufsausübungsgesellschaften öffentlich auffindbar.

Der Vorteil digitaler Kanzleien liegt im Ablauf, nicht im Recht: Es gibt keine Sonderregeln für Preis, Qualität oder Haftung.

Wie läuft die digitale Betreuung ab?

Der Ablauf unterscheidet sich je nach Kanzlei im Detail, folgt aber meist diesem Schema.

1. Kontakt und Erstgespräch: Formular, Telefon oder Videocall. Sie schildern Ihre Situation, die Kanzlei nennt Umfang und Preis.
2. Auftrag und Vollmacht: Der Auftrag wird in Textform bestätigt. Die Vollmacht kann elektronisch erteilt werden, die Kanzlei übermittelt die Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung (§ 80a AO).
3. Datenübergabe: Belege, Kontoauszüge und Bescheide laden Sie über ein gesichertes Portal hoch. Bei Buchhaltung ist oft eine Bankanbindung möglich.
4. Bearbeitung: Die Kanzlei erstellt Erklärung, Buchhaltung oder Abschluss und klärt Rückfragen per Nachricht oder Video.
5. Freigabe: Sie prüfen und geben die Erklärung frei, die Kanzlei übermittelt sie an das Finanzamt.
6. Bescheidprüfung: Die Kanzlei prüft den Bescheid und legt bei Bedarf Einspruch ein (§ 355 AO).

Je klarer Sie Fragen und Unterlagen aufbereiten, desto schneller läuft der Prozess. Digitale Betreuung funktioniert gut, wenn Sie Belege regelmäßig liefern und Fristen verlässlich einhalten.

Wie sicher sind Ihre Daten?

Steuerberater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und diese Pflicht umfasst alles, was ihnen bei der Berufstätigkeit bekannt wird (§ 57 Abs. 1 StBerG). Das gilt auch für digitale Kanzleien. Zusätzlich greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die angemessene technische und organisatorische Maßnahmen verlangt.

Als Mandant können Sie mit wenigen Fragen die Sicherheit einschätzen:

• Wo liegen die Daten, in der EU oder in einem Drittland?
• Gibt es eine Zwei-Faktor-Anmeldung für das Portal?
• Werden Dateien auf dem Übertragungsweg und im Speicher verschlüsselt?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit eingesetzten Dienstleistern?
• Wer hat intern Zugriff, und sind Mitarbeitende zur Verschwiegenheit verpflichtet?
• Wie werden Daten nach Ende des Mandats gelöscht oder zurückgegeben?

Schicken Sie sensible Unterlagen nicht per einfacher E-Mail, sondern über das Portal der Kanzlei. Vermeiden Sie Messenger ohne Vereinbarung. Eine Garantie kann es nie geben, wohl aber eine nachvollziehbare Antwort auf diese Fragen.

Was kostet ein Online-Steuerberater?

Das Gebührenrecht ist dasselbe wie bei einer Kanzlei vor Ort. Die StBVV gibt Rahmen vor, die Kanzlei kann stattdessen eine Vergütung in Textform vereinbaren (§ 4 StBVV). Digitale Anbieter nutzen häufig Festpreise und Pakete, weil sich Aufwand besser kalkulieren lässt.

Preisangaben im Netz wirken oft niedriger, weil sie netto oder für den einfachsten Fall genannt werden. Prüfen Sie, ob Umsatzsteuer, Auslagen und Zusatzleistungen enthalten sind. Honorare, die als Anteil an der erzielten Steuerersparnis berechnet werden, sind grundsätzlich unzulässig (§ 9a StBerG). Ein Erfolgshonorar ist nur in engen Ausnahmefällen mit Textform erlaubt.

Digital oder vor Ort: Vergleich

Es gibt kein besseres Modell für alle. Wer standardisierte Fälle hat, Belege digital liefert und gern per Nachricht kommuniziert, kommt digital gut zurecht. Wer persönliche Gespräche über Gestaltung, Nachfolge oder familiäre Konstellationen braucht, ist mit einem Termin vor Ort oft besser bedient.

Grenzen digitaler Beratung

• Persönliche Gespräche: Unterlagen lassen sich schwer ersetzen, wenn es um Vertrauen, Familie oder Betriebsübergabe geht.
• Betriebsprüfung vor Ort: Der Prüfer kommt in den Betrieb. Die Kanzlei muss verfügbar sein und Unterlagen kennen.
• Komplexe Gestaltungen: Nachfolge, internationale Konzerne und Umstrukturierungen brauchen oft mehrere Termine.
• Technikabhängigkeit: Ausfall von Portal oder Bankanbindung darf nicht zu Fristversäumnis führen.
• Verbraucherwiderruf: Bei Verträgen, die ausschließlich über Fernkommunikationsmittel geschlossen werden, kann ein gesetzliches Widerrufsrecht bestehen. Fragen Sie danach.

Berufsrechtlich ist Werbung nur sachlich zulässig (§ 57a StBerG). Versprechen wie Garantiererstattung oder pauschale Ersparnisaussagen sind ein Anlass zur Vorsicht.

So prüfen Sie ein Angebot vor der Beauftragung

1. Berufsträger prüfen: Ist die Kanzlei im Steuerberaterverzeichnis aufgeführt?
2. Umfang klären: Welche Leistungen sind enthalten, welche kosten extra?
3. Preis in Textform: Festpreis oder StBVV-Rahmen, mit Umsatzsteuer.
4. Ansprechpartner: Wer betreut Sie, wie sind Reaktionszeiten?
5. Datensicherheit: Fragen aus dem Abschnitt oben stellen.
6. Vollmacht begrenzen: Nur den Umfang erteilen, den der Auftrag benötigt.
7. Kündigung: Laufzeit, Fristen und Datenrückgabe festhalten.

Digitale Kanzleien müssen dieselben Pflichten erfüllen wie andere. Wenn Sie unsicher sind, vergleichen Sie zwei Angebote und buchen Sie eine Erstberatung (höchstens 190 Euro netto für Verbraucher). Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.