OSS-Verfahren im Onlinehandel: Schwelle, Anmeldung, Quartalsmeldung

Was ist das OSS-Verfahren?

Seit dem 1. Juli 2021 gilt im EU-Onlinehandel eine einheitliche Lieferschwelle von 10.000 Euro netto. Wer als Unternehmer in einem EU-Staat ansässig ist und Waren an Privatkunden in andere EU-Staaten versendet, bleibt bis zu dieser Grenze bei der Umsatzsteuer seines Heimatlandes (§ 3c Absatz 4 UStG). Die Grenze gilt für die Summe aller Fernverkäufe und bestimmter Dienstleistungen an Privatkunden in andere Mitgliedstaaten, nicht je Land, und sie wird für das Vorjahr und das laufende Jahr geprüft.

Überschreiten Sie die Schwelle, gilt für die Lieferungen der Steuersatz des Landes, in dem die Beförderung endet. Ohne OSS müssten Sie sich in jedem dieser Länder registrieren. Das OSS-Verfahren (Union-Regelung nach § 18j UStG) ersetzt das: Sie melden alle Umsätze mit Bestimmungsland in der EU in einer einzigen elektronischen Erklärung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und zahlen die Steuer dorthin. Das BZSt leitet sie an die Zielländer weiter.

Das OSS deckt neben Fernverkäufen von Waren auch bestimmte Dienstleistungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten ab, zum Beispiel digitale Leistungen. Für Einfuhren bis 150 Euro aus Drittländern gibt es ein eigenes Verfahren, das IOSS nach § 18k UStG.

Was gilt oberhalb und unterhalb der Schwelle?

Das OSS selbst ist freiwillig, die Folgen der Schwelle sind es nicht: Wer die 10.000 Euro überschreitet, muss die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes abführen. Das kann über das OSS oder über Einzelregistrierungen geschehen. Unterhalb der Schwelle haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Deutsche Umsatzsteuer anwenden: Bis einschließlich 10.000 Euro netto gilt der deutsche Steuersatz. Das ist der Standardfall bei kleinem Auslandsgeschäft.
• Auf die Schwelle verzichten: Sie können dem Finanzamt erklären, dass die Schwelle nicht angewendet wird. Dann gilt das Recht des Bestimmungslandes ab dem ersten Euro. Der Verzicht bindet mindestens zwei Kalenderjahre (§ 3c Absatz 4 UStG).

Eine Besonderheit: Verkaufen Sie auch von Lagern in anderen EU-Staaten, kann eine Registrierung vor Ort nötig sein, die das OSS nicht ersetzt. Das ist Thema des Ratgebers zum Lager im EU-Ausland.

Anmeldung beim BZSt: So gehen Sie vor

Die Teilnahme zeigen Sie dem BZSt elektronisch an, nach dem Gesetzestext vor Beginn des Besteuerungszeitraums, ab dem Sie das Verfahren nutzen wollen (§ 18j Absatz 1 UStG). Praktisch läuft das so ab:

1. Registrierung im Online-Portal des BZSt mit Ihrem Zugang.
2. Auswahl der Union-Regelung im Verfahren One-Stop-Shop und Angabe Ihrer Steuernummer und USt-IdNr.
3. Bestätigung durch das BZSt. Ab diesem Zeitpunkt melden Sie alle erfassten Umsätze über das OSS.

Die Teilnahme gilt einheitlich für alle erfassten Fernverkäufe in allen Mitgliedstaaten. Sie können also nicht für einzelne Länder aussteigen. Der Berater bereitet die Anmeldung vor, prüft die Schwelle und legt fest, ab welchem Quartal das OSS genutzt wird.

Quartalsmeldung: Fristen und Inhalt

Besteuerungszeitraum im OSS ist das Kalendervierteljahr. Die Erklärung ist innerhalb eines Monats nach Ablauf des Quartals elektronisch einzureichen, die Steuer ist am letzten Tag des Folgemonats fällig (§ 18j Absatz 4 UStG). Das ergibt in der Praxis diese Termine:

Die Erklärung enthält je Bestimmungsland die Nettoumsätze, den anzuwendenden Steuersatz und die Steuer. Beträge in anderer Währung werden mit den Kursen der Europäischen Zentralbank vom letzten Tag des Zeitraums umgerechnet (§ 16 Absatz 6 UStG). Berichtigungen sind bis drei Jahre nach Ende des Zeitraums möglich und werden in einer späteren Erklärung gemeldet.

Es gilt der Steuersatz des jeweiligen Landes. Die Normalsätze liegen in der EU nach den Angaben des EU-Portals „Your Europe“ zwischen 17 Prozent (Luxemburg) und 27 Prozent (Ungarn), Stand: Oktober 2026. Prüfen Sie die Sätze und mögliche ermäßigte Sätze für Ihre Produkte immer aktuell.

Beispiel: Sie verkaufen ein Produkt für brutto 120 Euro nach Frankreich bei einem Steuersatz von 20 Prozent. Der Nettoumsatz beträgt 100 Euro, die Umsatzsteuer 20 Euro. Beides gehört in die OSS-Erklärung für Frankreich, nicht in die deutsche Voranmeldung.

Typische Fehler beim Versand an Privatkunden in der EU

• Schwelle zu spät erkannt: Die 10.000 Euro summieren sich über alle Länder und Kanäle. Prüfen Sie den Stand laufend, nicht erst zum Jahresende.
• Brutto und netto verwechselt: Die Schwelle bezieht sich auf Nettobeträge.
• Falscher Steuersatz im Shop: Der Shop muss den Satz des Bestimmungslandes berechnen können. Kontrollieren Sie die Einstellungen.
• Quartalsfrist verpasst: Wiederholte Verspätungen können zum Ausschluss aus dem Verfahren führen (§ 18j Absatz 6 UStG).
• Retouren nicht zugeordnet: Erstattungen mindern den Umsatz im Land der ursprünglichen Lieferung.
• Aufzeichnungen unvollständig: Für das OSS gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ab Ende des Jahres der Umsätze (§ 22 UStG).
• Lager im Ausland übersehen: Dann reicht das OSS allein nicht aus.

Woran erkenne ich einen passenden Steuerberater für das OSS?

Dieser Ratgeber nennt keine Kanzleien und bewertet keine. Zulassung und Eignung können Sie so prüfen:

Kriterien

• Die Kanzlei meldet OSS-Quartale selbst oder benennt klar, wer es tut.
• Sie überwacht die 10.000-Euro-Schwelle anhand Ihrer Shop- und Marktplatzdaten.
• Sie kennt den Unterschied zwischen OSS, IOSS und Registrierung im Lagerland.
• Sie nennt Kosten und Fristen schon im Angebot.
• Die Zulassung ist im Steuerberaterverzeichnis der Steuerberaterkammern auffindbar.

Fragen fürs Erstgespräch

1. Wer prüft laufend, ob die Schwelle erreicht ist?
2. Wer reicht die Quartalserklärung ein, und wann brauchen Sie meine Daten?
3. Wie ordnen Sie Retouren und Gutschriften den Ländern zu?
4. Was kostet die Anmeldung, was jede Quartalsmeldung?

Typische Honorarbasis

OSS-Anmeldung und Quartalsmeldung werden meist nach Zeitgebühr mit 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV) oder als Festpreis je Quartal vereinbart. Ein Festpreis muss in Textform festgehalten werden (§ 4 StBVV).

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Für Ihre Situation wenden Sie sich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.