Warenlager im EU-Ausland: Umsatzsteuer, Registrierung und Meldungen

Wann wird ein Lager im EU-Ausland steuerlich relevant?

Ein Lager im Ausland entsteht auf drei Wegen: Sie mieten selbst Lagerfläche, Sie nutzen ein Fulfillment-Programm einer Plattform, das Ihre Bestände in andere Länder verteilt, oder Sie beauftragen einen Logistikdienstleister. Steuerlich entscheidend ist nicht, wer das Lager betreibt, sondern dass Ihre Ware dort liegt und von dort aus verkauft wird.

Das Verbringen eines Gegenstands Ihres Unternehmens aus Deutschland in einen anderen EU-Staat gilt nach § 3 Absatz 1a UStG als Lieferung gegen Entgelt, es sei denn, die Verwendung dort ist nur vorübergehend. Sie liefern dann gewissermaßen an sich selbst. Das Gesetz kennt diese Fiktion, damit die Umsatzsteuer im Land des Verbrauchs erhoben werden kann.

Verbringen: Was in Abgangs- und Lagerland geschieht

Die Bemessungsgrundlage für das Verbringen ist grundsätzlich der Einkaufspreis der Ware zuzüglich Nebenkosten, hilfsweise die Selbstkosten (§ 10 Absatz 4 UStG). Im Lagerland können Sie die Umsatzsteuer auf den Erwerb in der Regel als Vorsteuer abziehen, soweit Sie steuerpflichtige Umsätze ausführen. Damit entsteht kein dauerhafter Mehraufwand an Steuer, wohl aber an Verwaltung.

Registrierungspflicht, Fristen und Kosten je Land

Ob und wie schnell Sie sich im Lagerland registrieren müssen, regelt das nationale Recht. Eine Schwelle wie die 10.000-Euro-Grenze für Fernverkäufe gilt für das Verbringen nicht. In der Praxis sollte die Registrierung deshalb vor der ersten Einlagerung beantragt werden. Folgende Punkte unterscheiden sich von Land zu Land:

• Dauer und Verfahren der Registrierung, manchmal mit Nachweisen und Übersetzungen,
• Rhythmus der Voranmeldungen, häufig monatlich oder vierteljährlich,
• Form und Sprache der Erklärungen und Portale,
• Zahlungsfristen und Folgen bei Verspätung,
• Anforderungen an Rechnungen im Lagerland.

Für verbindliche Aussagen zu einem bestimmten Land sind die dortigen Finanzbehörden maßgeblich. Eine deutsche Kanzlei arbeitet dafür häufig mit Beratern vor Ort zusammen. Fragen Sie nach, wer das Land betreut, wie Sie erreichbar sind und wie die Vollmachten geregelt werden.

Allgemeingültige Preise gibt es nicht, weil Umfang und Land variieren. Kosten fallen in drei Blöcken an: einmalig für Registrierung, Vollmachten und Einrichtung, laufend für Voranmeldungen und Jahreserklärung je Land, oft als Pauschale je Meldezeitraum, und in Deutschland für Zusammenfassende Meldung und zusätzliche Buchführung nach § 33 StBVV oder als Festpreis. Zeitgebühren betragen 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV). Honorare ausländischer Berater richten sich nach örtlichem Recht. Lassen Sie sich Einrichtung und laufende Kosten je Land vor der Beauftragung schriftlich nennen.

Meldungen: Zusammenfassende Meldung, Intrastat und OSS

• Zusammenfassende Meldung: Bei Verbringungen eigener Waren melden Sie die USt-IdNr. im Zielland und die Summe der Bemessungsgrundlagen. Die Frist ist der 25. Tag nach Ablauf des Monats. Quartalsweise ist die Meldung möglich, wenn die Warenlieferungen weder im laufenden noch in den vier vorangegangenen Quartalen 50.000 Euro überschritten haben (§ 18a UStG).
• Intrastat: Für die Statistik des Warenverkehrs mit EU-Staaten ist eine Meldung nur nötig, wenn Ihre Warenversendungen in andere EU-Staaten im laufenden oder vorangegangenen Jahr 1 Million Euro oder Ihre Wareneingänge aus der EU 3 Millionen Euro überschreiten (Schwellen seit Januar 2025 laut Statistischem Bundesamt). Zu den Versendungen können auch Verbringungen in ein eigenes Lager gehören. Kleinere Händler sind deshalb meist nicht betroffen.
• OSS: Fernverkäufe aus dem Lagerland an Privatkunden in anderen EU-Staaten können je nach Konstellation über das OSS gemeldet werden. Lieferungen an Kunden im Lagerland selbst gehören in die dortige Erklärung. Wie Sie Verkäufe konkret zuordnen, hängt von den Warenwegen ab.

Aufzeichnungen zum Verbringen müssen Warenbewegungen, Bestände und die beteiligten Länder nachvollziehbar belegen.

Sonderfall Konsignationslager: Lieferung an einen bekannten Kunden

Für Lieferungen an Unternehmer gibt es mit § 6b UStG eine Vereinfachung. Sie bringen Ware in ein Lager im anderen EU-Staat, die für einen bereits bekannten Abnehmer bestimmt ist. Voraussetzung ist unter anderem, dass Sie dort keinen Sitz und keine Betriebsstätte haben, dass Name und Anschrift des Abnehmers bei Versand feststehen und dass dieser Ihnen seine USt-IdNr. des Ziellandes mitgeteilt hat. Außerdem müssen Sie die Bewegung gesondert aufzeichnen und die Zusammenfassende Meldung korrekt abgeben.

Erfolgt die Lieferung innerhalb von zwölf Monaten, gilt sie als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung in Deutschland und als Erwerb im Zielland. Wird die Ware nicht binnen zwölf Monaten geliefert, gilt der Vorgang als Verbringen, mit den oben beschriebenen Folgen. Für typische Onlinehändler mit Privatkunden greift die Regelung nicht, sie ist auf Geschäftskunden zugeschnitten.

Beispiel: 500 Stück ins Lager nach Polen

Beispiel (vereinfacht): Ein Händler aus Deutschland kauft 500 Stück zu insgesamt 10.000 Euro netto ein und verbringt sie in ein Lager in Polen, von dem aus er Kunden in Polen beliefert.

1. In Deutschland meldet er das Verbringen mit 10.000 Euro als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und gibt die polnische USt-IdNr. in der Zusammenfassenden Meldung an.
2. In Polen meldet er den Erwerb mit 10.000 Euro an und kann die darauf entfallende Steuer unter den Voraussetzungen als Vorsteuer abziehen.
3. Jeden Verkauf an polnische Kunden berechnet er mit polnischer Umsatzsteuer und erklärt ihn in der polnischen Voranmeldung.

Der Händler braucht also eine polnische Registrierung und muss in Deutschland und Polen Meldungen abgeben, bevor der erste Kunde bestellt.

Woran erkenne ich einen passenden Steuerberater für Auslandslager?

Dieser Ratgeber nennt keine Kanzleien und bewertet keine. Sie können Zulassung und Eignung so prüfen:

Kriterien

• Die Kanzlei unterscheidet sauber zwischen Verbringen, Fernverkauf und Inlandslieferung im Lagerland.
• Sie benennt, wer die Registrierung im Lagerland vornimmt und die Erklärungen dort abgibt.
• Sie erstellt die Zusammenfassende Meldung mit Verbringen selbst.
• Sie nennt Kosten je Land und Meldezeitraum schon im Angebot.
• Die Zulassung ist im Steuerberaterverzeichnis auffindbar.

Fragen fürs Erstgespräch

1. In welchen Ländern haben Sie Registrierungen begleitet oder vermittelt?
2. Wer ist in jedem Land mein Ansprechpartner, und wer bezahlt wen?
3. Wie dokumentieren wir Warenbewegungen und Bestände?
4. Was kostet die Registrierung, was die laufende Erklärung je Land?
5. Wie schnell können wir ein weiteres Land hinzufügen?

Typische Honorarbasis

Zeitgebühr nach § 13 StBVV, Festpreis je Land und Meldezeitraum in Textform nach § 4 StBVV, laufende Buchführung nach § 33 StBVV.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Wenden Sie sich für Ihre Situation an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.