Freiberufler oder Gewerbe: Abgrenzung, Katalogberufe und steuerliche Folgen

Was unterscheidet Freiberufler und Gewerbetreibende?

Beide Gruppen sind selbstständig und zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn. Der Unterschied liegt in der Einordnung der Einkünfte: Freiberufler haben Einkünfte aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EStG, Gewerbetreibende Einkünfte aus Gewerbebetrieb nach § 15 EStG. Die Einordnung hat praktische Folgen.

Welche Berufe sind Katalogberufe?

§ 18 Absatz 1 Nr. 1 EStG nennt als freiberufliche Tätigkeit die selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. Dazu kommen ausdrücklich genannte Berufe, die sogenannten Katalogberufe:

• Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte und Heilpraktiker
• Rechtsanwälte, Notare und Patentanwälte
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer und Steuerbevollmächtigte
• Ingenieure, Architekten und Vermessungsingenieure
• Beratende Volks- und Betriebswirte
• Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher und Übersetzer
• Krankengymnasten, Dentisten, Handelschemiker und Lotsen

Wer einen dieser Berufe selbstständig ausübt und die berufsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt, ist freiberuflich tätig. Der Berufsabschluss oder die Zulassung ist dafür ein wichtiger Anhaltspunkt.

Wie werden ähnliche Berufe abgegrenzt?

Die Liste in § 18 EStG ist nicht abschließend. Sie enthält die Formulierung „und ähnlicher Berufe“. Ob ein nicht genannter Beruf einem Katalogberuf ähnlich ist, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Es vergleicht die Ausbildung, die Art der Tätigkeit und das Tätigkeitsbild mit dem eines Katalogberufs. Für Berufe wie Coach, Berater, Webdesigner oder Softwareentwickler gibt es keine pauschale Antwort. Es hängt von Ausbildung und konkreter Tätigkeit ab.

Ein wesentliches Kriterium steht in § 18 Absatz 1 Nr. 1 Satz 3 EStG: Der Freiberufler muss aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig sein. Er darf fachlich vorgebildete Mitarbeiter einsetzen, aber nicht lediglich den Betrieb organisieren. Eine Vertretung bei vorübergehender Verhinderung schadet nicht.

Bei gemischten Tätigkeiten kommt es auf die Trennbarkeit an. Lassen sich freiberufliche und gewerbliche Tätigkeit sauber trennen, werden sie getrennt behandelt. Bei Personengesellschaften gilt nach § 15 Absatz 3 Nr. 1 EStG die sogenannte Abfärbung: Übt die Gesellschaft auch eine gewerbliche Tätigkeit aus, gelten insgesamt gewerbliche Einkünfte. Die Rechtsprechung kennt dafür eine Bagatellgrenze, wenn der gewerbliche Anteil sehr gering ist. Prüfen lassen Sie diese Fragen vorab.

Praktisch bedeutet das: Dokumentieren Sie Ihre Qualifikation, Ihre Aufgaben und den Anteil Ihrer persönlichen Arbeit. Je besser sich belegen lässt, dass Sie die Leistung selbst fachlich bestimmen, desto eher erkennt das Finanzamt die Freiberuflichkeit an.

Welche Folgen hat die Einordnung für die Gewerbesteuer?

Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer, Freiberufler nicht. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird nach § 11 GewStG zunächst ein Freibetrag von 24.500 Euro vom Gewerbeertrag abgezogen. Auf den Rest wird die Steuermesszahl von 3,5 Prozent angewendet. Die Gemeinde multipliziert den Messbetrag mit ihrem Hebesatz.

Beispiel: Ein Einzelunternehmer erzielt einen Gewinn von 60.000 Euro. Nach Abzug des Freibetrags bleiben 35.500 Euro. Davon 3,5 Prozent ergeben einen Messbetrag von 1.242,50 Euro. Bei einem Hebesatz von 400 Prozent beträgt die Gewerbesteuer rund 4.970 Euro. Auf die Einkommensteuer wird das Vierfache des Messbetrags angerechnet (§ 35 EStG), hier ebenfalls 4.970 Euro, soweit Einkommensteuer anfällt. Die Belastung gleicht sich dann weitgehend aus. Bei höheren Hebesätzen bleibt ein Teil als Mehrbelastung.

Was gilt für Buchführung und Anmeldung?

Freiberufler ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung. Die Buchführungspflicht nach § 141 AO gilt für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte und greift bei einem Umsatz über 800.000 Euro im Jahr oder einem Gewinn über 80.000 Euro. Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs müssen unabhängig davon bilanzieren, wenn die Voraussetzungen des § 140 AO erfüllt sind.

Wer ein Gewerbe beginnt, meldet es bei der Gemeinde an. Wer freiberuflich startet, teilt dies dem Finanzamt mit und reicht den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein (§ 138 AO). Einen Gewerbeschein benötigen Freiberufler nicht. Hat das Finanzamt Zweifel, ordnet es die Tätigkeit in der Veranlagung ein. Bei geplanten Vorhaben kann eine verbindliche Auskunft nach § 89 AO Rechtssicherheit schaffen. Sie ist gebührenpflichtig, bei einem Gegenstandswert unter 10.000 Euro wird jedoch keine Gebühr erhoben (§ 89 Absatz 5 AO).

Was ändert sich bei der Umsatzsteuer?

Für die Umsatzsteuer macht die Unterscheidung kaum einen Unterschied. Freiberufler und Gewerbetreibende können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, wenn der Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro beträgt. Einzelne Leistungen, etwa bestimmte Heilbehandlungen, sind unabhängig davon umsatzsteuerfrei. Das richtet sich nach § 4 UStG und der konkreten Leistung, nicht nach der Frage Gewerbe oder freier Beruf.

Sonderfälle ergeben sich bei Kleinunternehmern, die Umsatzsteuer nach § 19 UStG nicht ausweisen, und bei Unternehmern, die ins Ausland liefern. Hier gelten zusätzliche Meldepflichten, die unabhängig von der Einordnung als Freiberufler oder Gewerbetreibender bestehen. Klären Sie diese vor der ersten Rechnung.

Was ist bei der Gründung und beim Wechsel zu beachten?

Bei der Gründung legen Sie die Einordnung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fest. Das Finanzamt prüft Ihre Angaben und stuft die Tätigkeit ein. Wird später festgestellt, dass Ihre Tätigkeit gewerblich ist, obwohl Sie sich als Freiberufler gemeldet haben, kann das Finanzamt Gewerbesteuer für zurückliegende Jahre festsetzen. Die Gemeinde setzt dann den Gewerbesteuermessbetrag fest. Eine saubere Dokumentation von Ausbildung und Tätigkeit schützt vor Überraschungen.

Auch während des Berufslebens kann sich die Einordnung ändern. Wer als Berater beginnt und später Waren verkauft, Mitarbeiter ohne eigene Fachkenntnis einsetzt oder Leistungen weiterverkauft, kann die Freiberuflichkeit verlieren. Die Entwicklung der Tätigkeit sollten Sie im Blick behalten.

Häufige Fehler:

• Das Gewerbe wird aus Unsicherheit angemeldet, obwohl ein freier Beruf vorliegt, und das Finanzamt behandelt die Einkünfte als gewerblich.
• Freiberufliche und gewerbliche Umsätze werden nicht getrennt aufgezeichnet.
• Die Gewerbesteuer wird nicht in die Liquiditätsplanung einbezogen.
• Eine Gesellschaft mit freiberuflichen Gesellschaftern nimmt gewerbliche Tätigkeit auf, ohne die Abfärbung zu bedenken.