Erbschaftsteuererklärung: Frist, Anzeigepflicht und Unterlagen

Was ist der Unterschied zwischen Anzeige und Erklärung?

Das Gesetz kennt zwei getrennte Schritte. Die Anzeige ist eine kurze, schriftliche Mitteilung, dass Sie etwas geerbt oder geschenkt bekommen haben. Die Erklärung ist die ausführliche Steuererklärung mit Vermögensverzeichnis, die das Finanzamt nur anfordert, wenn sie nötig ist.

Wer die Anzeige versäumt, riskiert, dass das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzt oder ein Steuerverfahren einleitet. Melden Sie sich im Zweifel lieber früh.

Wie Sie die Anzeige übermitteln, ist nicht vorgeschrieben. Ein formloses Schreiben mit Namen, Anschrift und Steuer-Identifikationsnummer der Beteiligten, Sterbedatum und Hinweis auf vorhandenes Vermögen genügt. Viele Finanzämter bieten zusätzlich Online-Formulare an. Bewahren Sie eine Kopie und einen Versandnachweis auf. Zuständig ist das Finanzamt, das für den letzten Wohnsitz des Erblassers zuständig war.

Nach dem Todesfall informieren zudem Standesamt, Nachlassgericht und Banken das Finanzamt. Verlassen Sie sich darauf nicht: Die eigene Pflicht des Erwerbers bleibt bestehen. Meldet sich das Finanzamt bereits von sich aus mit einem Schreiben, ist das keine Entlastung, sondern der Beginn der Erklärungsfrist.

Wer muss den Erwerb binnen drei Monaten anzeigen?

Anzeigepflichtig ist der Erwerber, bei einer Schenkung zusätzlich der Schenker (§ 30 Abs. 1 und 2 ErbStG). Die Frist beginnt mit der Kenntnis vom Anfall, also in der Regel mit dem Tod, wenn Sie als Erbe davon wissen. Bei Vermächtnissen und ähnlichen Ansprüchen zählt der Eintritt der Verpflichtung.

Keine Anzeige ist nötig, wenn

• der Erwerb auf einem Testament oder Erbvertrag beruht, das ein deutsches Gericht oder ein deutscher Notar eröffnet hat, und das Verhältnis zum Erblasser daraus klar hervorgeht,
• und kein Grundbesitz, Betriebsvermögen, keine bestimmten Kapitalgesellschaftsanteile und kein Auslandsvermögen dazugehören.

Bei notariell beurkundeten Schenkungen entfällt die Anzeige ebenfalls. Die Anzeige sollte Angaben zu den Beteiligten, zum Todestag, zum Verwandtschaftsverhältnis, zum Nachlass und zu früheren Zuwendungen enthalten.

Wann müssen Sie die Erklärung abgeben?

Das Finanzamt kann von jedem Beteiligten eine Erklärung verlangen, auch wenn er voraussichtlich keine Steuer zahlt. Die Frist setzt es individuell, sie beträgt mindestens einen Monat (§ 31 Abs. 1 ErbStG). Reicht die Zeit nicht, beantragen Sie vor Ablauf schriftlich eine Verlängerung und nennen den Grund, zum Beispiel noch fehlende Bankunterlagen oder ein ausstehendes Wertgutachten.

Der Inhalt: ein Verzeichnis der zum Nachlass gehörenden Gegenstände und alle weiteren Angaben, die für die Wertermittlung nötig sind (§ 31 Abs. 2). Das Finanzamt kann auch einen amtlichen Vordruck mit Selbstberechnung der Steuer verlangen, die Steuer ist dann binnen eines Monats nach Abgabe zu zahlen (§ 31 Abs. 7).

Wer gibt die Erklärung ab, wenn es mehrere Erben gibt?

Mehrere Erben können eine gemeinsame Erklärung abgeben, die alle unterschreiben (§ 31 Abs. 4 ErbStG). Ist ein Testamentsvollstrecker oder Nachlassverwalter bestellt, gibt er die Erklärung ab, das Finanzamt kann zusätzlich die Unterschrift der Erben verlangen. Bei einem Nachlasspfleger liegt die Pflicht bei ihm.

Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?

1. Frist notieren: Tragen Sie das Datum der Aufforderung und das Ende der gesetzten Frist ein. Sie beträgt mindestens einen Monat (§ 31 ErbStG).
2. Vordruck klären: Verwenden Sie den Vordruck oder das Online-Formular, das Ihr Finanzamt vorgibt.
3. Nachlassverzeichnis erstellen: Erfassen Sie alle Gegenstände mit ihren Werten zum Todestag.
4. Abzüge belegen: Sammeln Sie Rechnungen und Schuldnachweise. Ohne Belege setzt das Finanzamt nur den Pauschbetrag an.
5. Frist rechtzeitig verlängern lassen: Fehlen Unterlagen, beantragen Sie vor Fristablauf schriftlich mehr Zeit.
6. Kopie und Nachweis sichern: Bewahren Sie die Erklärung und den Versandnachweis auf.

Was droht bei verspäteter Abgabe?

Gibt ein Pflichtiger die Erklärung nicht oder nicht fristgemäß ab, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Er beträgt für jeden angefangenen Monat 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer, mindestens 10 Euro (§ 152 Abs. 5 AO). Davon ist abzusehen, wenn Sie glaubhaft machen, dass die Verspätung entschuldbar ist (§ 152 Abs. 1 AO).

Außerdem kann das Finanzamt die Abgabe mit Zwangsmitteln durchsetzen. Ein einzelnes Zwangsgeld darf 25.000 Euro nicht übersteigen (§§ 328, 329 AO). Kann es die Besteuerungsgrundlagen nicht selbst ermitteln, muss es sie schätzen (§ 162 Abs. 1 AO). Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus. Reagieren Sie deshalb auf jedes Schreiben, auch wenn Sie keine Steuer erwarten.

Checkliste: Diese Unterlagen brauchen Sie

• Sterbeurkunde und Nachweis der Erbenstellung (Erbschein, Testament mit Eröffnungsprotokoll)
• Steuer-Identifikationsnummern von Erblasser und Erben
• Kontoauszüge und Depotauszüge zum Todestag, auch von Sparbüchern und Bausparverträgen
• Grundbuchauszug, Kaufvertrag, Mietverträge, bei Bedarf Wertgutachten für Immobilien
• Lebensversicherungen und Rentenversicherungen mit Begünstigung
• Fahrzeugpapiere, Schmuck und Wertgegenstände mit Schätzwerten
• Darlehensverträge und offene Rechnungen als Nachlassschulden
• Rechnungen für Bestattung, Grabstein und Grabpflege
• Belege über Schenkungen des Erblassers an die Erben in den letzten zehn Jahren
• Bei Unternehmen: Bilanzen, Gesellschaftsverträge, Beteiligungsnachweise

Was passiert nach der Abgabe?

Das Finanzamt bewertet den Nachlass und erlässt einen Steuerbescheid. Prüfen Sie ihn auf Bewertung, angesetzte Freibeträge und abgezogene Kosten. Gegen den Bescheid können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Die Zahlungsfrist steht im Bescheid, bei Zahlungsschwierigkeiten können Sie eine Stundung beantragen.

Ist der Nachlass noch nicht verteilt, etwa weil Erbschein oder Gutachten fehlen, geben Sie die Erklärung so vollständig wie möglich ab und weisen Sie auf noch offene Punkte hin. Das Finanzamt kann Angaben später ergänzen lassen. Eine Teilerklärung ohne Hinweis, die Vermögen auslässt, kann dagegen als unvollständig gelten.

Wer sich unsicher ist, ob etwas zum Nachlass zählt, fragt besser beim Finanzamt nach, als es wegzulassen. Erkennen Sie nachträglich, dass Angaben unrichtig oder unvollständig waren, müssen Sie das dem Finanzamt unverzüglich anzeigen und richtigstellen (§ 153 AO).

Dieser Ratgeber informiert allgemein. Für Ihren Fall prüft ein Steuerberater Fristen, Bewertung und Freibeträge verbindlich.