Betriebsprüfung: Ablauf, Rechte und Mitwirkungspflichten

Wen kann das Finanzamt prüfen?

Die Außenprüfung ist bei Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirten und Freiberuflern jederzeit zulässig (§ 193 Abs. 1 AO). Bei anderen Steuerpflichtigen wie Arbeitnehmern oder Rentnern ist sie nur in Ausnahmefällen erlaubt, etwa wenn sich Sachverhalte im Finanzamt nicht klären lassen (§ 193 Abs. 2 AO). Auch Lohnsteuer-Außenprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen gibt es.

Welche Betriebe wie häufig geprüft werden, steuert die Finanzverwaltung nach Größenklassen und Risiko. Große Unternehmen werden häufiger geprüft als kleine.

Wie früh wird die Prüfung angekündigt, und wonach richtet sich die Größenklasse?

Die Prüfungsanordnung und der voraussichtliche Prüfungsbeginn sind Ihnen angemessene Zeit vor Beginn bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird (§ 197 AO). Die Außenprüfungsordnung nennt dafür Richtwerte: In der Regel sind bei Großbetrieben vier Wochen und in anderen Fällen zwei Wochen angemessen (§ 6 Abs. 5 ApO). Maßgeblich ist die Größenklasse, in die der Betrieb bei Bekanntgabe eingeordnet ist.

Die Merkmale der Einordnung legen die obersten Finanzbehörden der Länder fest (§ 4 ApO). Die Prüfung soll zeitnah nach Ablauf des letzten zu prüfenden Zeitraums stattfinden (§ 2 Abs. 3 ApO). Sind aufzeichnungspflichtige Unterlagen mit der Anordnung angefordert und vorgelegt worden, sollen Ihnen die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden (§ 197 Abs. 4 AO).

Wie läuft die Betriebsprüfung ab?

Auf begründeten Antrag soll der Prüfungsbeginn verschoben werden, wenn Sie wichtige Gründe glaubhaft machen, zum Beispiel Krankheit oder Betriebsurlaub (§ 197 AO). Der Zeitraum richtet sich nach der Betriebsprüfungsordnung, bei anderen Betrieben soll er in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen (§ 5 Abs. 2 ApO). Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung oder erwarteten größeren Änderungen kann er länger sein.

Welche Mitwirkungspflichten haben Sie?

Sie müssen die Prüfung unterstützen (§ 200 AO):

• Auskünfte erteilen und Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und Belege zur Einsicht vorlegen.
• Erläuterungen geben, damit der Prüfer Buchhaltung und Abläufe versteht.
• Einen geeigneten Raum, Arbeitsplatz und die nötigen Hilfsmittel kostenlos bereitstellen.
• Den Datenzugriff ermöglichen: Der Prüfer darf unmittelbar in Ihre Buchhaltungssoftware schauen (Z1), Auswertungen nach seinen Vorgaben verlangen (Z2) oder Daten in auswertbarer Form anfordern (Z3, § 147 Abs. 6 AO).
• Die Prüfung während der üblichen Geschäftszeiten zulassen, einschließlich Besichtigung von Betriebsräumen.

Die Prüfung findet in der Regel in den Geschäftsräumen statt. Liegen die Unterlagen beim Steuerberater, lässt sich oft abstimmen, dass die Prüfung dort stattfindet.

Was passiert, wenn Sie Unterlagen nicht liefern?

Kommen Sie Ihren Mitwirkungspflichten nicht nach, kann das Finanzamt nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen erlassen. Es ergeht schriftlich oder elektronisch mit Rechtsbehelfsbelehrung und ist innerhalb eines Monats zu erfüllen (§ 200a AO). Wird es nicht oder nicht hinreichend erfüllt, ist ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festzusetzen: 75 Euro für jeden vollen Kalendertag, höchstens für 150 Tage. Bei einer entschuldbaren Verzögerung wird davon abgesehen. In bestimmten Fällen, zum Beispiel bei wiederholten Verzögerungen oder hohen Umsätzen, kann ein Zuschlag hinzukommen.

Die Außenprüfungsordnung verlangt vor einem solchen Verlangen eine frühere Aufforderung und eine erneute Fristsetzung mit Hinweis auf diese Möglichkeit (§ 9 Abs. 4 ApO). Beantworten Sie Anfragen deshalb früh, notfalls mit einer begründeten Bitte um Fristverlängerung.

Welche Rechte haben Sie?

• Sie erhalten die Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung und können sie bei Fehlern angreifen.
• Der Prüfer muss sich ausweisen und prüft zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen (§ 199 AO).
• Sie werden während der Prüfung über festgestellte Sachverhalte und mögliche steuerliche Folgen unterrichtet.
• Sie haben Anspruch auf eine Schlussbesprechung, außer bei einem Verzicht oder wenn nichts zu ändern ist (§ 201 AO).
• Auf Antrag erhalten Sie den Prüfungsbericht vor der Auswertung und dürfen innerhalb angemessener Zeit Stellung nehmen (§ 202 AO).
• Sie dürfen sich vertreten lassen, etwa durch Ihren Steuerberater.

Besteht die Möglichkeit eines Steuerstraf- oder Bußgeldverfahrens, soll die Behörde darauf hinweisen, dass die strafrechtliche Würdigung getrennt erfolgt (§ 201 Abs. 2 AO). Geben Sie dann Auskünfte erst nach Rücksprache mit Ihrem Berater.

Wie lange läuft die Festsetzungsfrist während der Prüfung?

Beginnt die Außenprüfung vor Ablauf der Festsetzungsfrist, wird der Fristablauf für die geprüften Steuern gehemmt, bis die Bescheide unanfechtbar sind oder drei Monate nach Zugang der Mitteilung ohne Änderungen verstrichen sind (§ 171 Abs. 4 AO). Spätestens endet die Hemmung fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Prüfungsanordnung bekannt gegeben wurde. Weitergehende Hemmungen nach anderen Vorschriften bleiben unberührt. Wird die Prüfung unmittelbar nach ihrem Beginn für mehr als sechs Monate aus Gründen unterbrochen, die das Finanzamt zu vertreten hat, gilt die Hemmung nicht.

Hinweis zum Regelwerk: Seit dem 10. September 2026 gilt die Außenprüfungsordnung (ApO) vom 25. August 2026. Sie wurde am 9. September 2026 im Bundessteuerblatt veröffentlicht (BStBl I S. 1061) und ersetzt die Betriebsprüfungsordnung 2000, die mit Ablauf des 9. September 2026 außer Kraft getreten ist. Die ApO ist eine Verwaltungsvorschrift für die Finanzämter. Ihre Rechte und Pflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung. Nach § 5 Abs. 2 ApO soll der Prüfungszeitraum bei anderen Betrieben in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen. Er kann kürzer sein und bei erheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen oder bei Verdacht einer Steuerstraftat länger ausfallen.

Wie unterscheiden sich Nachschau und Außenprüfung, und was kostet eine Nachzahlung?

Neben der Außenprüfung gibt es unangekündigte Kontrollen. Bei der Kassen-Nachschau und der Umsatzsteuer-Nachschau dürfen Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung Geschäftsräume während der Geschäftszeiten betreten (§ 146b AO, § 27b UStG). Ergeben die Feststellungen Anlass dazu, kann ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergegangen werden. Darauf wird schriftlich hingewiesen.

Führt die Prüfung zu einer Nachzahlung, fallen Nachzahlungszinsen an. Der Zinslauf beginnt 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Steuer entstanden ist (§ 233a Abs. 2 AO). Der Zinssatz beträgt seit 2019 0,15 Prozent für jeden Monat, also 1,8 Prozent im Jahr (§ 238 Abs. 1a AO). Das gilt für Einkommen-, Körperschaft-, Umsatz- und Gewerbesteuer.

Checkliste: So bereiten Sie sich vor

• Prüfungsanordnung lesen: Zeitraum, Steuerarten und Prüfungsbeginn notieren.
• Steuerberater informieren und ihn als Ansprechpartner benennen.
• Buchhaltung für den Prüfungszeitraum vollständig und abrufbar bereitstellen, einschließlich Kassenbuch, Kontoauszügen, Verträgen und Inventurlisten.
• Digitale Daten lesbar und auswertbar halten, Archivierung und Zugriffsrechte klären.
• Unklare Buchungen und Privatentnahmen vorab erläutern können.
• Raum und Ansprechpartner im Betrieb bestimmen, Mitarbeiter kurz briefen.
• Alle Anfragen schriftlich dokumentieren und Fristen im Blick behalten.
• Bei Nachforderungen Zinsen und mögliche Stundung prüfen lassen.

Eine Betriebsprüfung ist eine Situation, in der fachkundiger Beistand Sinn ergibt. Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.