Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen: 6, 8 und 10 Jahre

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Unterlagen?

Die Abgabenordnung unterscheidet nach Unterlagenart (§ 147 Abs. 1 und 3 AO). Für Rechnungen gilt zusätzlich § 14b UStG mit acht Jahren.

Die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gilt nach aktueller Fassung der Abgabenordnung. Sie gilt erstmals für alle Unterlagen, deren bisherige Zehnjahresfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt eine Ausnahme. Klären Sie bei Unsicherheit den Fristablauf im Einzelfall.

Wann beginnt die Frist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2024 ist also bis Ende 2032 aufzubewahren.

Bei Jahresabschlüssen zählt das Jahr der Aufstellung, bei Büchern das Jahr der letzten Eintragung. Bei Geschäftsbriefen zählt das Jahr des Empfangs oder Versands. Wer früh nach Jahren ordnet, erkennt schnell, was bereits entsorgt werden darf, und vermeidet Streit über den Fristbeginn. Legen Sie zweckmäßig für jedes Kalenderjahr einen Ordner oder ein digitales Verzeichnis an.

Empfangene Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, dürfen Sie nach Erhalt der Rechnung vernichten, abgesandte nach dem Versand der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO).

Wie berechnen Sie das Fristende? Drei Beispiele

Maßgeblich ist immer das Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Es kommt nicht auf den Tag der Rechnung an.

Wann läuft die Frist nicht ab?

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Dazu zählt eine laufende Betriebsprüfung oder ein offenes Einspruchsverfahren. Auch wenn ein Steuerverfahren anhängig ist, bewahren Sie die Unterlagen weiter auf. Wer vor Ablauf der Festsetzungsfrist vernichtet, riskiert Schätzungen.

Zur Orientierung: Die reguläre Festsetzungsfrist für Steuern beträgt in der Regel vier Jahre (§ 169 AO). Sie beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wird, spätestens aber drei Jahre nach dem Jahr der Entstehung der Steuer (§ 170 Abs. 2 AO). Bei leichtfertiger Verkürzung verlängert sie sich auf fünf, bei Hinterziehung auf zehn Jahre. Auch deshalb sind Unterlagen manchmal länger relevant als die gesetzliche Mindestfrist.

Gelten dieselben Fristen im Handelsrecht?

Neben der steuerlichen Pflicht besteht für Kaufleute eine handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB). Die Fristen stimmen überein: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss festgestellt oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Abs. 4 und 5 HGB).

Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute gilt bei Buchungsbelegen weiterhin eine Frist von zehn Jahren. Gelten steuerliche und handelsrechtliche Frist nebeneinander, entscheidet die längere.

Wie bewahren Sie Unterlagen digital auf?

Sie dürfen Unterlagen als Wiedergabe auf Bild- oder anderen Datenträgern aufbewahren, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO). Ausgenommen sind Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz im Original. Die Wiedergabe muss

• bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen,
• während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sein,
• unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Ein gescanntes Papierdokument ersetzt das Original, wenn der Scan nachvollziehbar, unveränderbar archiviert und durch ein Verfahren dokumentiert ist. Bei elektronischen Rechnungen müssen Lesbarkeit und Unversehrtheit für die gesamte Frist gewährleistet sein (§ 14b Abs. 1 UStG). Ein bloßer Ausdruck einer elektronisch eingegangenen Rechnung wird in der Praxis meist nicht als ausreichend angesehen, klären Sie das mit Ihrem Berater. Bei einer Außenprüfung darf die Finanzverwaltung auf die Daten zugreifen (§ 147 Abs. 6 AO).

Was gilt für Privatpersonen?

Privatpersonen haben grundsätzlich keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Steuerunterlagen. Sie sollten Belege aber so lange behalten, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, also in der Regel einen Monat nach Bekanntgabe, besser bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist. Das Finanzamt kann Belege nachfordern.

• Hohe Einkünfte: Wer positive Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 Euro im Jahr hat, muss ab dem folgenden Kalenderjahr Aufzeichnungen und Unterlagen zu Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO). Ab 2027 steigt die Grenze auf 750.000 Euro.
• Bauleistungen am Grundstück: Privatpersonen, die keine Unternehmer sind, müssen bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).
• Vermieter: Kaufvertrag, Nebenkostenabrechnungen und Belege zur Anlage V sollten Sie so lange sichern, wie Sie die Immobilie besitzen, mindestens bis zur Bestandskraft des Verkaufsjahres.

Wann dürfen Sie Unterlagen vernichten?

Nach Ablauf der Fristen und wenn keine Prüfung oder kein Verfahren offen ist. Beachten Sie auch Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsrecht und andere gesetzliche Pflichten, die steuerliche Fristen nicht verkürzen. Gehen Sie bei der Entsorgung sorgfältig vor: Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten gehören in den Aktenvernichter, digitale Daten müssen sicher gelöscht werden. Für Ihren Fall berät Sie ein Steuerberater, dieser Ratgeber ersetzt keine Beratung im Einzelfall.