Buchhaltung beim Steuerberater: Monatliche Kosten

Wie berechnet sich die monatliche Buchhaltungsgebühr?

Für die Buchführung sieht § 33 StBVV monatliche Gebühren nach Tabelle C vor. Wie hoch der Bruchteil der vollen Gebühr ausfällt, hängt davon ab, wie viel Arbeit die Kanzlei übernimmt. Der Gegenstandswert ergibt sich aus der Gewinnermittlungsart:

• bei Bilanzierung die Summe der Aufwendungen oder der Jahresumsatz, je nachdem, was höher ist,
• bei Einnahmenüberschussrechnung die Summe der Betriebseinnahmen oder der Betriebsausgaben, ebenfalls der höhere Wert,
• bei Überschusseinkünften die Summe der Einnahmen oder der Werbungskosten.

Die Gebühr deckt auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, sofern sie in dieselbe Buchführung fällt (§ 33 Abs. 8 StBVV). Jahresabschluss, EÜR und Steuererklärungen werden zusätzlich berechnet.

Die drei Varianten im Vergleich

Die laufende Überwachung Ihrer eigenen Buchführung kostet 1/10 bis 6/10 (§ 33 Abs. 5). Sonstige Arbeiten im Zusammenhang mit der Buchführung werden nach Zeit berechnet.

Rechenbeispiele: Tabelle C in Euro

Auszug aus Tabelle C, volle Gebühr je nach Gegenstandswert: bis 15.000 Euro 72 Euro, bis 30.000 Euro 108 Euro, bis 62.500 Euro 145 Euro, bis 125.000 Euro 209 Euro, bis 250.000 Euro 317 Euro, bis 500.000 Euro 512 Euro.

Alle Werte netto je Monat, zuzüglich Auslagen und 19 Prozent Umsatzsteuer.

Beispiel (rechnerische Mitte): Ein Handwerksbetrieb mit 120.000 Euro Jahreswert lässt die Belege von der Kanzlei kontieren und buchen. Mitte des Rahmens ist 7/10: 146,30 Euro netto im Monat, gut 174 Euro brutto. Pro Jahr sind das rund 2.090 Euro brutto, ohne Jahresabschluss und Steuererklärungen.

Jahreskosten hochgerechnet

Für die Jahresplanung hilft die rechnerische Mitte des jeweiligen Rahmens: 7/10 bei Kontierung und Buchung durch die Kanzlei, 3,5/10 bei vorkontierter Lieferung und 5,5/20 bei eigener Datenerfassung. Die Werte gelten netto für zwölf Monate, ohne Auslagen, Umsatzsteuer und Vergütung für Datenverarbeitung.

Die tatsächliche Gebühr kann im Rahmen darunter oder darüber liegen. Bei Lohnabrechnung kommen je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum 6 bis 30 Euro hinzu; bei fünf Beschäftigten sind das über zwölf Monate 360 bis 1.800 Euro netto, wenn die Kanzlei die Abrechnung vollständig übernimmt (§ 34 Abs. 2 StBVV). Die Lohnsteueranmeldung ist mit diesen Gebühren abgegolten (§ 34 Abs. 6).

Was neben der Monatsgebühr extra kostet

Die Monatsgebühr deckt die laufende Buchführung ab. Weitere Leistungen rechnet die Kanzlei gesondert ab:

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist in den Monatsgebühren nach § 33 Abs. 1, 3 und 4 abgegolten (§ 33 Abs. 8 StBVV).

Lohnbuchführung kommt hinzu

Beschäftigen Sie Mitarbeitende, wird die Lohnabrechnung gesondert berechnet. Nach § 34 StBVV gelten je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum 6 bis 30 Euro für die vollständige Abrechnung, 2,50 bis 9,50 Euro, wenn Sie Buchungsunterlagen zuliefern, und 1,20 bis 4,20 Euro bei eigener Datenerfassung mit Programmen der Kanzlei. Für die erstmalige Einrichtung der Lohnkonten sind 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer vorgesehen. Die Lohnsteueranmeldung ist in diesen Gebühren enthalten. Seit 1. Juli 2025 gelten die angehobenen Beträge der geänderten StBVV.

Festpreis statt Rahmen: Pauschalvereinbarung

In der Praxis bieten viele Kanzleien für die Buchhaltung einen monatlichen Festpreis an, der nach Belegzahl, Rechtsform oder Leistungsumfang gestaffelt ist. Das ist zulässig, wenn die Vergütungsvereinbarung die Voraussetzungen des § 4 StBVV erfüllt: Textform, klare Bezeichnung als Vergütungsvereinbarung, Trennung von anderen Vereinbarungen, Angabe von Art und Umfang des Auftrags. Steht die Vereinbarung in der Vollmacht, kann die Kanzlei daraus keine höhere als die gesetzliche Vergütung fordern (§ 4b StBVV).

Achten Sie darauf, was der Festpreis umfasst. Typische Streitpunkte sind Belegobergrenzen, Zusatzgebühren für Nachträge, Sonderbuchungen, Anlagenbuchhaltung und die Auswertungen (BWA).

Selbst buchen oder Steuerberater: Was ist günstiger?

Wer selbst bucht, spart den Gebührenanteil für Kontierung und Erfassung. Dafür brauchen Sie ein Buchhaltungsprogramm, Zeit und Fachwissen zur ordnungsgemäßen Buchführung. Fehler fallen spätestens bei der Betriebsprüfung oder beim Jahresabschluss auf und verursachen dann Nacharbeit, die die Kanzlei meist nach Zeit berechnet.

• Selbst buchen: geringere laufende Gebühren, dafür eigener Zeitaufwand und Lizenzkosten. Die Kanzlei verarbeitet Ihre Eingaben weiter (Variante 1/20 bis 10/20).
• Vorkontiert liefern: Mittelweg mit moderater Gebühr.
• Alles abgeben: höchste Gebühr, geringster Eigenaufwand.

Rechnen Sie den Stundenwert Ihrer eigenen Zeit gegen die Gebührendifferenz. Wo Buchführungspflicht besteht (Umsatz über 800.000 Euro oder Gewinn über 80.000 Euro nach § 141 AO), ist die Qualität der Buchführung besonders wichtig.

Aufbewahrung: Was nach der Buchung bleibt

Auch wenn die Kanzlei die Buchführung übernimmt, bleiben Sie für die Aufbewahrung der Unterlagen verantwortlich. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Die meisten Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden; Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz sind davon ausgenommen (§ 147 Abs. 2 AO). Klären Sie mit der Kanzlei, wer welche Belege im Original vorhält.

Wie Sie die Buchhaltungskosten senken

• Belege digital, vollständig und monatlich liefern.
• Einheitliche Konten und Kostenstellen mit der Kanzlei abstimmen.
• Zahlungsverkehr über Bankanbindung bereitstellen.
• Rückfragen gebündelt beantworten.
• Variante wählen, die zu Ihrem Know-how passt, und jährlich neu prüfen.

Die Buchhaltungskosten sind für Unternehmer Betriebsausgaben. Die Auswahl der passenden Variante sollten Sie mit der Kanzlei im Einzelfall klären.