Betriebsausgaben absetzbar: Liste, Grenzen und Belegpflichten

Was zählt als Betriebsausgabe?

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Dazu zählen Miete, Material, Software, Fachliteratur, Versicherungen für den Betrieb, Werbung, Fortbildung, Steuerberatungskosten für die Gewinnermittlung und Reisekosten. Rein private Ausgaben gehören nicht dazu. Bei gemischten Ausgaben wie Telefon oder Internet ist ein betrieblicher Anteil absetzbar, den Sie sachgerecht schätzen oder nachweisen.

Kranken- und Pflegeversicherung für sich selbst zählen nicht zu den Betriebsausgaben, sondern sind als Sonderausgaben abziehbar. Die Einkommensteuer selbst und die Gewerbesteuer sind ebenfalls keine Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5b EStG).

Absetzbar mit Grenzen: Bewirtung, Geschenke, Fahrzeug und Homeoffice

Geschenke über der Grenze sind insgesamt nicht abziehbar, nicht nur der übersteigende Teil. Die Empfänger sollten Sie einzeln aufzeichnen.

Fahrtkosten und Dienstwagen richtig ansetzen

Fahrten zu Kunden und zu Terminen sind Betriebsausgaben in tatsächlicher Höhe. Für den Weg zwischen Wohnung und Betriebsstätte ist der Abzug dagegen auf die Entfernungspauschale begrenzt (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG in Verbindung mit § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Sie beträgt nach dem aktuellen Gesetzestext 0,38 Euro je Entfernungskilometer vom ersten Kilometer an. Maßgeblich ist die kürzeste Straßenverbindung.

Gehört der Pkw zum Betriebsvermögen und wird er zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, ist die Privatnutzung pro Monat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises bei Erstzulassung anzusetzen, alternativ mit der Fahrtenbuchmethode (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Beispielrechnung, keine Steuerberatung:

Der Betrag erhöht Ihren Gewinn, die Pkw-Kosten mindern ihn. Bei geringer Privatnutzung und hohen Kosten kann ein Fahrtenbuch günstiger sein, bei einem teuren, selten privat genutzten Fahrzeug oft nicht. Elektrofahrzeuge und Hybridfahrzeuge haben eigene Regeln für den Listenpreis. Vergleichen Sie beide Methoden mit Ihren Zahlen, bevor Sie sich entscheiden.

Umsatzsteuer und Betriebsausgaben: Netto oder brutto absetzen?

Bei Regelbesteuerung ist die Vorsteuer kein Teil der Anschaffungskosten (§ 9b Abs. 1 EStG). Sie setzen die Ausgabe netto an und ziehen die Vorsteuer separat in der Umsatzsteuer ab, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Kleinunternehmer haben keinen Vorsteuerabzug und setzen den Bruttobetrag an.

Die Grenze von 800 Euro bezieht sich auf den Betrag ohne abziehbare Vorsteuer. Wer keinen Vorsteuerabzug hat, rechnet mit dem Bruttobetrag. Eine Anschaffung für 900 Euro brutto kann deshalb bei Regelbesteuerung (757 Euro netto) sofort abziehbar sein, bei einem Kleinunternehmer nicht.

Nicht abziehbar: Diese Ausgaben erkennt das Finanzamt nicht an

• Geschenke an Geschäftspartner über 50 Euro im Jahr je Empfänger
• 30 Prozent der Bewirtungskosten
• Geldbußen, Ordnungs- und Verwarnungsgelder (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG)
• Aufwendungen für Gästehäuser außerhalb des Betriebsorts, Jagd, Fischerei und Jachten
• unangemessene Aufwendungen für die Lebensführung (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG)
• Gewerbesteuer und Einkommensteuer
• Arbeitszimmer ohne Mittelpunkt der Tätigkeit, soweit keine Pauschale in Anspruch genommen wird

Verwarnungsgelder für Parkverstöße während einer Geschäftsreise sind ebenfalls nicht abziehbar, auch wenn der Anlass betrieblich war (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG).

Belegpflichten: Was Sie vorlegen müssen

Betriebsausgaben müssen Sie durch Belege nachweisen. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung. Bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art der Leistung, Betrag und Steuersatz.

• Bewirtung: Die Rechnung des Lokals muss die Leistung konkret beschreiben, „Speisen und Getränke“ genügt nicht. Auf dem Beleg oder dazu vermerken Sie Anlass und Teilnehmer. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein, bei Kassensystemen zusätzlich mit zertifizierter Sicherheitseinrichtung. Handschriftliche Belege erkennt die Finanzverwaltung nicht an. Die Details regelt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025.
• Geschenke: Empfänger und Wert getrennt aufzeichnen.
• Fahrten: Fahrtenbuch oder sorgfältige Aufzeichnungen.
• Aufbewahrung: Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 AO).

Häufige Fehler und Tipps

• Private und betriebliche Zahlungen über dasselbe Konto mischen
• Belege nur als Foto ohne gesicherte Ablage speichern
• Bewirtungsbelege ohne Teilnehmerliste einreichen
• Geschenke nicht je Empfänger zusammenrechnen
• Größere Anschaffungen sofort abziehen, statt abzuschreiben

Tipp: Planen Sie Anschaffungen mit Blick auf den Investitionsabzugsbetrag (§ 7g EStG) und die degressive Abschreibung bis 30 Prozent für bewegliche Güter, die zwischen dem 1. Juli 2025 und dem 31. Dezember 2027 angeschafft werden (§ 7 Abs. 2 EStG).

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten. Für Ihre persönliche Situation klären Sie die Details mit einem Steuerberater.