ELSTER registrieren: Schritt für Schritt zum Zertifikat und Zugang

Wofür brauche ich ein ELSTER-Konto?

ELSTER ist das Online-Portal der deutschen Steuerverwaltung. Über Mein ELSTER geben Sie die Einkommensteuererklärung ab, rufen Bescheide ab und stellen Anträge. Für Selbstständige und Gewerbetreibende mit Gewinneinkünften ist die elektronische Übermittlung der Einkommensteuererklärung vorgeschrieben (§ 25 Abs. 4 EStG), für Umsatzsteuer-Voranmeldungen ebenfalls (§ 18 UStG). Vermieter sind davon nicht erfasst, geben aber in der Praxis meist ebenfalls über ELSTER ab. Auch Umsatzsteuer-Voranmeldungen und die Gewinnermittlung gehen nur elektronisch.

Arbeitnehmer können die Erklärung zwar grundsätzlich auch in Papierform abgeben, das Finanzamt erwartet aber überwiegend den elektronischen Weg. Ein Zugang lohnt sich: Sie sehen den Stand der Bearbeitung, erhalten Bescheide elektronisch und können Belege direkt abrufen, zum Beispiel die Lohnsteuerbescheinigung.

Schritt für Schritt: So registrieren Sie sich

1. Registrierung starten: Rufen Sie elster.de auf und wählen Sie die Registrierung für Privatpersonen. Für Unternehmen und Organisationen gibt es eigene Wege.
2. Daten eingeben: Name, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer und E-Mail-Adresse. Die Steuer-ID steht auf Ihrem Steuerbescheid und auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern.
3. Zugangsart wählen: Üblich ist die Zertifikatsdatei. Alternativ sind Sicherheitsstick oder Signaturkarte möglich.
4. Aktivierungs-ID per E-Mail: Sie erhalten die Aktivierungs-ID sofort oder wenige Minuten später per E-Mail. Bewahren Sie die E-Mail auf.
5. Aktivierungscode per Post: Der Brief mit dem Aktivierungscode kommt innerhalb der Frist, die in der E-Mail genannt wird. Die Zustellung dauert meist einige Tage, kann aber länger dauern.
6. Aktivierung abschließen: Geben Sie Aktivierungs-ID und Aktivierungscode ein, vergeben Sie ein sicheres Passwort und laden Sie die Zertifikatsdatei herunter.
7. Erste Anmeldung: Melden Sie sich mit Zertifikatsdatei und Passwort an und prüfen Sie Ihre Stammdaten.

Alternativ bietet ELSTER eine Registrierung mit dem Online-Ausweis an. Ob diese Variante für Sie in Frage kommt, hängt vom Ausweis und vom Kartenleser oder Smartphone ab. Die aktuelle Hilfe auf elster.de nennt die jeweils gültigen Voraussetzungen.

Was ist die Zertifikatsdatei und wie lange gilt sie?

Die Zertifikatsdatei ist Ihr digitaler Schlüssel. Sie hat die Endung .pfx und wird zusammen mit dem Passwort bei jeder Anmeldung benötigt. Das Zertifikat ist drei Jahre gültig. Vor Ablauf informiert ELSTER per E-Mail, sodass Sie rechtzeitig verlängern können. Wer die Verlängerung verpasst, muss sich erneut registrieren.

Speichern Sie die Zertifikatsdatei an mindestens zwei Orten, zum Beispiel auf einem verschlüsselten USB-Stick und in einem Passwortmanager. Notieren Sie das Passwort nicht auf dem Gerät, auf dem die Datei liegt.

Typische Probleme bei der ELSTER-Registrierung

Die meisten Probleme lassen sich lösen, wenn man sie kennt.

• Brief kommt nicht an: Prüfen Sie die Adresse in der Registrierung und warten Sie die in der E-Mail genannte Frist ab. Danach kann der Code neu angefordert werden.
• Aktivierungs-ID nicht erhalten: Schauen Sie im Spam-Ordner nach und prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler.
• Steuer-ID unbekannt: Sie steht auf Steuerbescheiden und auf dem Brief des Bundeszentralamts für Steuern. Ist sie nicht auffindbar, kann sie dort angefragt werden.
• Zertifikatsdatei verloren: Die Datei kann nicht wiederhergestellt werden. Sie müssen sich neu registrieren.
• Passwort vergessen: Das Passwort lässt sich nicht zurücksetzen, ebenfalls ist eine neue Registrierung notwendig.
• Anmeldung scheitert: Prüfen Sie Browser und Betriebssystem, aktualisieren Sie den Browser und deaktivieren Sie Erweiterungen, die Anmeldeformulare stören.
• Zertifikat abgelaufen: Nach Ablauf ist die Anmeldung nicht mehr möglich. Registrieren Sie sich neu oder verlängern Sie rechtzeitig.

Registrieren Sie sich nicht erst kurz vor Fristende. Wer am 28. Juli merkt, dass der Aktivierungscode noch fehlt, hat nicht mehr genug Zeit für die Abgabe zum 31. Juli.

Ehepaare, Unternehmen und Berater

Ehepaare sollten jeweils einen eigenen Zugang einrichten. Bei Zusammenveranlagung genügt es, wenn einer der Partner die gemeinsame Erklärung übermittelt. Verwenden Sie niemals die Zugangsdaten einer anderen Person.

Unternehmen und Organisationen nutzen ein eigenes Organisationskonto mit Organisationszertifikat, das auf elster.de gesondert beantragt wird. Steuerberater übermitteln für ihre Mandanten, die Vollmacht wird zuvor erteilt. Wer einen Berater beauftragt, braucht keinen eigenen Zugang, sollte aber für den Abruf von Bescheiden und Belegen weiterhin Zugriff haben.

Wie lange sollte ich vor der Abgabefrist registrieren?

Rechnen Sie ab Registrierung mit mindestens zwei Wochen, bis Sie sich erstmals anmelden können. Der Postweg des Aktivierungscodes ist der Engpass und lässt sich nicht beschleunigen. Wer eine Steuererklärung für das Vorjahr abgeben muss, sollte die Registrierung deshalb spätestens im Frühjahr erledigen. Selbstständige, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, brauchen den Zugang schon vor der ersten Voranmeldung, die in der Regel zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig ist (§ 18 UStG).

Gründer sollten den Zugang noch vor dem Start der Tätigkeit einrichten, da der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nur elektronisch übermittelt wird. Eine Registrierung auf Vorrat kostet nichts und erspart Hektik.

Nach der Registrierung: Die ersten Schritte in Mein ELSTER

Nach der ersten Anmeldung lohnt sich ein kurzer Rundgang. Prüfen Sie zunächst Ihre Stammdaten und hinterlegen Sie Ihre Bankverbindung für Erstattungen. Aktivieren Sie die elektronische Bekanntgabe von Bescheiden nur, wenn Sie das Postfach regelmäßig kontrollieren, denn die Frist für den Einspruch beginnt mit der Bekanntgabe. Mit der Belegabruffunktion können Sie Daten wie die Lohnsteuerbescheinigung, Rentenbezugsmitteilungen und Krankenversicherungsbeiträge in die Erklärung übernehmen. So sparen Sie Tipparbeit und vermeiden Zahlendreher.

Sicherheit: So schützen Sie Ihr Konto

Das Zertifikat ist wie ein Schlüssel zu Ihren Steuerdaten. Gehen Sie sorgsam damit um:

• Verwenden Sie ein langes Passwort, das Sie nirgendwo sonst nutzen.
• Geben Sie die Zertifikatsdatei nie an Dritte weiter, auch nicht an angebliche Mitarbeiter von Behörden.
• Rufen Sie ELSTER nur über die Adresse elster.de auf. Nachrichten mit Links zu Anmeldeseiten sind verdächtig.
• Melden Sie sich nach der Nutzung ab.
• Führen Sie Updates des Betriebssystems und Browsers durch.

Das Finanzamt fordert Sie nie per E-Mail auf, Passwort oder Zertifikatsdatei zu senden. Bei Zweifeln hilft die Hotline der Steuerverwaltung oder Ihr Finanzamt.