Werbungskosten für Arbeitnehmer: Pauschale, Einzelnachweis und die häufigsten Posten

Pauschbetrag oder Einzelnachweis?

Das Finanzamt zieht von Ihrem Arbeitslohn ohne Nachweis 1.230 Euro Werbungskosten ab. Weisen Sie höhere Kosten nach, wird der höhere Betrag berücksichtigt. Es gibt also keinen Nachteil, wenn Sie die Kosten erfassen, aber nur dann einen Vorteil, wenn die Summe die Grenze übersteigt. Nur der übersteigende Teil mindert Ihr Einkommen, die Ersparnis ergibt sich aus dem persönlichen Steuersatz.

Für Versorgungsbezüge, etwa Pensionen, gilt ein eigener Pauschbetrag von 102 Euro. Notieren Sie Ausgaben das ganze Jahr über. Tragen Sie am Ende alles zusammen, auch Kleinbeträge.

Welche Werbungskosten sind die häufigsten?

Die Regeln zur Entfernungspauschale, zur Verpflegung und zur doppelten Haushaltsführung stehen in § 9 EStG. Die Pauschalen für Telefon und Kontoführung beruhen auf Verwaltungsvorgaben der Finanzämter, die sich ändern können.

Wie werden Arbeitsmittel und Computer abgesetzt?

Arbeitsmittel sind abziehbar, soweit Sie sie beruflich nutzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6 EStG). Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto können im Jahr der Anschaffung sofort abgesetzt werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Für Computerhardware und Standardsoftware gilt nach einem BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr, die Kosten fallen im Anschaffungsjahr voll an, unabhängig vom Preis. Bei gemischter Nutzung ziehen Sie nur den beruflichen Anteil ab, den Sie glaubhaft machen müssen.

Beispielrechnung

Beispiel (fiktive Zahlen, Steuerjahr 2026). Ein Arbeitnehmer fährt an 200 Tagen 20 Kilometer einfach zur Arbeit, arbeitet an 40 Tagen im Homeoffice, zahlt 180 Euro Gewerkschaftsbeitrag und 300 Euro für Fachliteratur und eine Fortbildung.

Das sind 1.026 Euro mehr als der Pauschbetrag von 1.230 Euro. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent ergibt das rund 308 Euro weniger Steuer. Der tatsächliche Effekt hängt von Ihrem Einkommen und dem Familienstand ab.

Wie rechnen Sie Fahrten und Dienstreisen richtig ab?

Für die Entfernungspauschale zählt die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Flugstrecken bleiben außer Betracht. Angesetzt werden für 2026 0,38 Euro je vollem Kilometer, höchstens 4.500 Euro im Kalenderjahr. Ein höherer Betrag ist ansetzbar, soweit Sie einen eigenen oder überlassenen Kraftwagen benutzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG).

Bei auswärtiger beruflicher Tätigkeit können Sie Verpflegungsmehraufwand ansetzen (§ 9 Abs. 4a EStG):

Vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten kürzen die Pauschalen.

Welche Besonderheiten gelten für Ausbildung und Studium?

Kosten für ein Erststudium oder eine Erstausbildung sind nur dann Werbungskosten, wenn zuvor bereits eine Erstausbildung abgeschlossen wurde oder die Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfindet (§ 9 Abs. 6 EStG). Eine Erstausbildung setzt eine geordnete Ausbildung von mindestens zwölf Monaten in Vollzeit mit einer Abschlussprüfung voraus. Außerhalb dieser Fälle kommt ein Abzug in anderer Form in Betracht. Das klärt die Beratung im Einzelfall.

Werbungskosten über das Jahr sammeln

• Führen Sie eine Tabelle mit Büro- und Homeoffice-Tagen, Urlaub und Krankheit.
• Fotografieren oder scannen Sie Rechnungen sofort und benennen Sie die Datei mit Datum und Zweck.
• Notieren Sie bei gemischter Nutzung den beruflichen Anteil mit kurzer Begründung.
• Halten Sie Erstattungen des Arbeitgebers fest, denn sie mindern den Abzug.
• Prüfen Sie im Dezember, ob die Summe den Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigt.

Wann lohnt ein Freibetrag im Lohnsteuerabzug?

Liegen Ihre Werbungskosten dauerhaft über dem Pauschbetrag, können Sie das Finanzamt bitten, einen Freibetrag einzutragen (§ 39a EStG). Er mindert die monatliche Lohnsteuer. Voraussetzung ist, dass die abzugsfähigen Aufwendungen insgesamt 600 Euro übersteigen. Der Antrag ist vom 1. November des Vorjahres bis 30. November des laufenden Jahres möglich.

Welche Belege brauchen Sie?

• Belege müssen nicht mit der Erklärung eingereicht werden, außer das Formular verlangt es. Sie sollten sie aber aufbewahren, bis der Bescheid bestandskräftig ist.
• Rechnungen auf Ihren Namen, mit Datum und Leistungsbeschreibung.
• Für Fahrten genügt eine Auflistung der Tage, ein Fahrtenbuch ist bei der Entfernungspauschale nicht nötig.
• Für die Homeoffice-Tage reicht eine nachvollziehbare Aufstellung.
• Erstattungen durch den Arbeitgeber mindern die abziehbaren Kosten.

Der Arbeitgeber meldet Lohn und Abzüge elektronisch, weitere Werbungskosten tragen Sie selbst ein. Prüfen Sie bei Zweifeln, ob ein Posten beruflich veranlasst ist. Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.