Coach und Umsatzsteuer: Wann Coaching umsatzsteuerpflichtig ist

Ist Coaching umsatzsteuerpflichtig?

Wer Coachings gegen Entgelt anbietet, ist Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§ 2 UStG) und schuldet für seine Leistungen grundsätzlich 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 UStG). Der ermäßigte Satz von 7 Prozent gilt für Coachingleistungen nicht. Die Steuer ist im Preis enthalten oder wird zusätzlich ausgewiesen, je nach Kunde und Preisgestaltung. Sie ist kein Teil Ihres Gewinns, sondern wird an das Finanzamt abgeführt.

Steuerfrei sind nur Leistungen, die das Gesetz ausdrücklich nennt. Die Befreiung für Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 14 UStG gilt für Heilberufe wie Ärzte, Heilpraktiker oder Physiotherapeuten, nicht für allgemeines Business- oder Lebenscoaching. Ob eine Mischtätigkeit, etwa Beratung mit therapeutischem Anteil, teilweise befreit ist, hängt vom Einzelfall ab und sollte vor der ersten Rechnung geklärt werden.

Für die meisten Coaches ergibt sich daraus eine einfache Ausgangslage: Entweder Sie wenden die Kleinunternehmerregelung an und weisen keine Umsatzsteuer aus, oder Sie sind regelbesteuert und berechnen 19 Prozent.

Kleinunternehmerregelung: Grenzen und Folgen

Seit 2025 gelten zwei Grenzen: Ihr Gesamtumsatz darf im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigen (§ 19 UStG). Maßgeblich ist der Umsatz nach vereinnahmten Entgelten ohne Umsatzsteuer. Wer die Grenze von 100.000 Euro überschreitet, wird ab diesem Umsatz regelbesteuert.

Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr. Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 19.1 Abs. 3) kommt es dann allein auf den tatsächlichen Umsatz des laufenden Jahres an, und maßgebend ist die Grenze von 25.000 Euro, nicht die von 100.000 Euro. Wer mit mehr rechnet, sollte deshalb von Beginn an mit Umsatzsteuer planen. Ausführlich erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung die Details und den Verzicht, der für fünf Kalenderjahre bindet.

Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 und 22 UStG im Überblick

Bildungsleistungen können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Nach § 4 Nr. 21 UStG betrifft das unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienende Leistungen von Einrichtungen des öffentlichen Rechts, privaten Schulen und anderen Bildungseinrichtungen, wenn sie als Ersatzschule genehmigt sind oder die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass sie Schulunterricht, Hochschulunterricht, Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung erbringen. Daneben sind Unterrichtsleistungen selbstständiger Lehrer an Hochschulen und bestimmten Schulen befreit sowie Schul- und Hochschulunterricht von Privatlehrern.

Nach § 4 Nr. 22 UStG können Vorträge, Kurse und andere belehrende Veranstaltungen steuerfrei sein, wenn sie von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien, Volkshochschulen oder Einrichtungen mit gemeinnützigen Zwecken oder dem Zweck eines Berufsverbandes durchgeführt werden und die Einnahmen überwiegend zur Kostendeckung verwendet werden.

Das Bundesfinanzministerium hat die Anwendung im Schreiben vom 24. Oktober 2025 neu gefasst. Danach gelten für Umsätze vor dem 1. Januar 2028 Übergangsregeln, nach denen die bisherige Praxis nicht beanstandet wird. Nach dem Schreiben können Lehrgänge, die nach dem Fernunterrichtsschutzgesetz zugelassen sind, als Bildungsleistungen steuerfrei sein. Aufgezeichnete, vorgefertigte Kurse gehören dagegen regelmäßig nicht dazu. Außerdem stellt das Schreiben klar, dass die Tätigkeit eines Präventions- und Persönlichkeitstrainers kein Schul- oder Hochschulunterricht ist und dass Leistungen in der Art einer Unternehmensberatung nicht als berufsbildend gelten. Ob eine Befreiung für Ihr Angebot in Betracht kommt, sollte vor der ersten Rechnung mit einem Steuerberater geklärt werden.

Was muss auf einer Rechnung mit Umsatzsteuer stehen?

Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Für Coaches sind das vor allem:

• vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden,
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
• Ausstellungsdatum und fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer,
• Art und Umfang der Leistung und der Zeitpunkt der Leistung,
• Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Zur Verdeutlichung ein Zahlenbeispiel: Ein Einzelcoaching kostet netto 1.500 Euro. Die Umsatzsteuer beträgt 19 Prozent, also 285 Euro. Der Rechnungsbetrag liegt bei 1.785 Euro. Wollen Sie ein Honorar von 1.000 Euro brutto halten, bleiben nach Abzug der Umsatzsteuer 840,34 Euro netto, und 159,66 Euro gehen an das Finanzamt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung darstellt. Kleinunternehmer sind zum Ausstellen von E-Rechnungen nicht verpflichtet.

Beispielrechnung: Zahllast bei 60.000 Euro Umsatz

Beispiel (frei gewählte Zahlen, vereinfacht): Ein Business-Coach, der regelbesteuert ist, erzielt im Jahr 60.000 Euro netto Honorar. Seine Betriebsausgaben mit Vorsteuer betragen 10.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer.

Die Zahllast von 9.500 Euro ist kein Gewinn. Rechnen Sie sie deshalb nicht in Ihre Entnahmen ein. Die Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 UStG). Der Zeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Betrug die Steuer im Vorjahr mehr als 9.000 Euro, ist der Kalendermonat maßgeblich, und im Gründungsjahr gelten Sonderregeln.

Häufige Fehler bei der Umsatzsteuer im Coaching

• Umsatzsteuer ausweisen, obwohl Kleinunternehmer: Wer sie gesondert ausweist, schuldet sie unter Umständen nach § 14c UStG, ohne Vorsteuer abziehen zu können.
• Brutto und netto verwechseln: Wer 1.000 Euro brutto vereinbart, erhält nach Abzug der Steuer weniger.
• Keine Rücklage für die Zahllast: Die Voranmeldung wird fällig, auch wenn das Geld schon ausgegeben ist.
• Steuerbefreiung unterstellen: Ohne Bescheinigung der Landesbehörde ist die Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG meist nicht gegeben.
• Grenzen nicht beobachten: Wer im Vorjahr über 25.000 Euro lag, ist im neuen Jahr regelbesteuert.
• Pflichtangaben vergessen: Fehlende Angaben können den Vorsteuerabzug beim Kunden gefährden.

Woran erkennen Coaches einen Steuerberater für die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist der Bereich, in dem bei Coaches die meisten Fehler entstehen. Achten Sie deshalb darauf, dass die Kanzlei Selbstständige mit Dienstleistungen betreut und nicht nur Händler oder Handwerker. Prüfen Sie außerdem, ob die Person im amtlichen Steuerberaterverzeichnis der Bundessteuerberaterkammer steht.

Fragen für das Erstgespräch

• Wie beurteilen Sie meine Leistungen: Einzelcoaching, Gruppen, Kurse, Aufzeichnungen?
• Kommt eine Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 oder 22 UStG in Betracht, und wie würde sie nachgewiesen?
• Ist die Kleinunternehmerregelung für mich sinnvoll, und wann würde sie enden?
• Wer erstellt die Voranmeldung, und welche Belege brauchen Sie bis wann?
• Wie gehen wir mit Kunden im Ausland um?

Typische Honorarbasis

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird nach § 24 Abs. 1 Nr. 7 StBVV mit 1/10 bis 6/10 einer vollen Gebühr der Tabelle A berechnet, wobei der Gegenstandswert 10 Prozent der Entgelte beträgt, mindestens 650 Euro. Die Jahreserklärung kostet nach § 24 Abs. 1 Nr. 8 StBVV 1/10 bis 8/10, bei einem Mindestgegenstandswert von 8.000 Euro also 51,40 bis 411,20 Euro netto. Rat und Auskunft werden nach § 21 StBVV mit 1/10 bis 10/10 der Tabelle A berechnet, die Zeitgebühr von 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde gilt nur in den Fällen, die die Verordnung vorsieht. Die Erstberatung für Verbraucher kostet höchstens 190 Euro. Ein Festpreis ist mit Vergütungsvereinbarung in Textform möglich.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Die geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz (StBerG) Steuerberatern und weiteren zugelassenen Stellen vorbehalten.